Настройка рабочей области Excel

• Настройка панелей инструментов и меню

• Работа с панелями инструментов

• Создание панелей инструментов и меню

• Другие элементы интерфейса Excel

• Дополнительные возможности

Учитывая, насколько разнообразна среда Excel, вам вовсе необязательно останавливаться только на одном способе вызова команд и стандартном виде рабочей области. Существует множество методов, позволяющих  самостоятельно настроить элементы интерфейса так, чтобы вам было приятно и комфортно работать с ними. В этой главе мы расскажем о том, как, метафорически выражаясь, регулировать наклон и высоту «сидений» и производить тюнинг «рулевой системы» автомобиля под названием Excel, и даже покажем, что именно нам подсунули под его «капотом».

Настройка панелей инструментов и меню

Если  вы  принадлежите  к  славной  армии  автолюбителей  и   автовладельцев,  то  вам наверняка  приходилось  сожалеть  о  том,  что  никак  нельзя  изменить  местоположение спидометра или какого-нибудь другого труднодоступного, вмонтированного в приборную доску элемента контроля над состоянием автомобиля. В этом смысле «приборная панель» Excel предоставляет необозримый простор для творчества: ее можно легко разобрать на отдельные «модули» и вновь собрать так, как хочется именно вам.

Управление кнопками и командами

При  первом  запуске  Excel  панели  инструментов  Стандартная  (Standard) и  Форматирование  (Formatting)  отображаются  в   рабочей   области  на  одной  строке,  «прикрепленными» друг к другу, как показано на рис. 3.1.

Маркер перемещения панели

Меню Параметры панелей инструментов

Рис.  3.1.  Меню  Параметры  панелей  инструментов  позволяет  добавить   кнопки  на  панель инструментов; для изменения положения панели служит маркер перемещения

При желании их можно разнести на разные строки. Для этого в меню  Сервис (Tools) выберите команду Настройка (Customize) и затем на  вкладке Параметры (Options) открывшегося  диалогового  окна  установите  флажок  Стандартная панель и панель форматирования  в две строки (Show Standard And Formatting Toolbars On Two Rows). В итоге панели инструментов примут вид, как на рис. 3.2.

Для   достижения   того   же   результата   применяется   команда    контекстного   меню, изображенного на рис. 3.3, — Отображать кнопки на двух строках (Show Buttons On Two Rows).

Рис. 3.2. Здесь панели инструментов Стандартная и Форматирование располагаются на отдельных

строках и представлены в полном объеме

Рис. 3.3. Подменю с кнопками после щелчка остается видимым на экране, что дает возможность легко добавлять или удалять кнопки с панелей инструментов

Быстрая настройка панелей инструментов

Конечно, размещение панелей инструментов Стандартная и  Форматирование на одной строке увеличивает пространство на экране, отводимое под рабочие листы книги. Однако если размер вашего  монитора оставляет желать лучшего, часть кнопок будет скрыта, поскольку  просто  не  поместится  на  экране.  С  другой  стороны,  добраться  до  таких скрытых  кнопок  не  представляет  особого  труда  —  достаточно  просто  щелкнуть  на стрелке, направленной вниз, с  правой стороны панели инструментов. Откроется меню Параметры  панелей инструментов (Toolbar Options), подобное изображенному  на рис. 3,3.

Обратите внимание на двойную стрелку, указывающую вправо (>>), расположенную над стрелкой, направленной вниз. Этот значок демонстрирует, что в текущей конфигурации панели инструментов часть кнопок скрыта.

В левой части раскрывающегося меню Параметры панелей инструментов  находятся все кнопки панели инструментов, не отображенные в данный момент на экране (см. рис. 3.3). Для того чтобы воспользоваться инструментом, доступ к которому открывает какая-либо кнопка  из  меню,  достаточно  просто  щелкнуть  на  ней.  При  этом  выбранная  кнопка помещается  на  панель  лнструментов,  а  одна  из  присутствовавших  на  экране  кнопок, освобождая  место  на  панели,  уходит  в  меню  Параметры  панелей  инструментов. (Порядок  удаления  и  замещения  кнопок,  запрограммированный  Microsoft, основан  на частоте  их  применения.)  Трудно  предсказать,  какая  именно  кнопка  будет  удалена  в конкретный   момент,   однако   на   панели   инструментов   всегда   останутся   средства, обращения к которым происходят достаточно регулярно.

В  нижней  части  меню  Параметры панелей инструментов (см.  рис.  3.3)  находится команда Добавить или удалить кнопки (Add Or  Remove Buttons). Раскрываемое ею подменю  предлагает  доступ  к  меню  для  всех  кнопок  как  для  панели  инструментов Стандартная, так и для панели Форматирование. Оба эти элемента интерфейса имеют особый статус и отображаются на экране по умолчанию. Меню  Параметры панелей инструментов любой  другой  панели  содержит  только  одну  команду  добавления  или удаления кнопок. В подменю  любой панели напротив названий кнопок есть место для флажков, часть  из которых установлена, как в подменю Форматирование на рис. 3.3. Флажки указывают, что данные кнопки уже входят в состав панели инструментов (просто они  могут  не  все  помещаться  на  экране).  Те   кнопки,  напротив  которых  флажок отсутствует, можно вставить на  соответствующую панель инструментов. Каждая панель инструментов имеет собственный комплект доступных кнопок. В любой момент простым щелчком мыши можно добавить или удалить кнопку с панели  инструментов по своему усмотрению. Все изменения немедленно проявятся на экране.

СОВЕТ

Скорее всего, как на «стандартной» панели и панели Форматирование,  так и на любой другой найдется несколько кнопок, которые вы никогда не нажимали, да и не собираетесь это делать в будущем. Тогда смелее — удалите ненужное и освободите место для других инструментов, которыми вы действительно пользуетесь. Так, например, если вы постоянно выполняете операции копирования и вставки с помощью сочетаний клавиш Ctrl+C и Ctrl+V, соответствующие кнопки можно убрать с панели инструментов Стандартная.

После того как настройка панели инструментов закончена, просто  щелкните на любом свободном месте рабочей области, чтобы закрыть меню. Не бойтесь экспериментировать, в крайнем случае, всегда можно вернуться к первоначальному, типовому облику любой панели. Для  этого  следует выбрать команду Сброс панели (Reset Toolbar),  которая

«запрятана» в самом низу палитры кнопок каждой панели  инструментов. Эта палитра открывается командой Добавить или удалить кнопки. При разрешении экрана 800 х 600 палитра кнопок некоторых больших панелей не умещается целиком на экране. Тогда в ее нижней части появляется стрелка, которая как раз и указывает на то, что часть элементов палитры  в  данный  момент  скрыта  (см.  рис.  3.3).  Чтобы  получить  доступ  к  скрытым командам, достаточно щелкнуть на этой стрелке.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопки на панелях инструментов являются не чем иным, как просто  удобным способом вызова  команд.  Текстовые  команды  меню,  по  сути,  ничем  не  отличаются  от  кнопок,  и большинство    из    них    сопровождается    значками    соответствующих    кнопок    панелей инструментов.

Удаление и добавление кнопок и команд

Для   удаления   и   добавления   кнопок   на   панель   инструментов   и   команд   в   меню предназначено  диалоговое  окно  Настройка   (Customize),  изображенное  на  рис.  3.4. Открывается оно любым из указанных ниже способов:

?команда Настройка (Customize) в подменю Добавить или удалить кнопки меню

Параметры панелей инструментов;

?самая нижняя команда контекстного меню, которое появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши на любой панели инструментов или меню;

?команда Вид ? Панели инструментов ? Настройка (View ? Toolbars ?

Customize);

?команда Настройка в меню Сервис.

Рис. 3.4. Диалоговое окно Настройка позволяет управлять внешним видом меню и панелей инструментов

Диалоговое окно Настройка — основное средство доступа к режиму  редактирования панелей инструментов. В нем можно как добавлять и удалять команды и кнопки, так и перемещать их между панелями инструментов и строками меню.

Откройте это окно, а затем, чтобы удалить команду или кнопку, выделите ее на панели инструментов или меню и, удерживая нажатой  кнопку мыши, перетащите ее в любое свободное  место  рабочей  области.  После  этого  отпустите  кнопку  мыши.  На  рис.  3.5 демонстрируется удаление кнопки Отправить (E-mail).

Рис. 3.5. Для удаления кнопки перетащите ее за пределы панели и отпустите кнопку мыши

Чтобы добавить кнопку или команду, перейдите на вкладку Команды  (Commands) и выберите  нужную  категорию.  Щелкните  на  кнопке  или  команде,  которую  вы  хотите добавить,  и,  удерживая  нажатой  кнопку   мыши,  перетащите  элемент  на  желаемую позицию на панели инструментов или в меню. В процессе перетаскивания маркер черного цвета в виде буквы I будет демонстрировать положение кнопки или команды после того, как вы отпустите кнопку мыши. На рис. 3.6 показано добавление кнопки Сохранить как веб-страницу (Save As Web  Page),  а на рис.  3.7 — выполняется вставка команды Источник HTML (HTML Source) в меню Вид (View).

Рис. 3.6. Перетащите команду на панель инструментов,

и на ее месте появится соответствующая кнопка

Рис. 3.7. Чтобы добавить команду, вставьте ее на нужное место в меню

СОВЕТ  

Excel допускает копирование, перемещение или удаление кнопок панелей инструментов при закрытом диалоговом окне Настройка. Чтобы удалить кнопку или переместить ее на другую панель инструментов, при  перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Alt. Если нужно скопировать  кнопку  на  другую  панель  инструментов,  перетащите  ее  при  одновременно нажатых   клавишах   Ctrl   и   Alt.   Этот   же   прием   можно   использовать   для   изменения расположения или удаления элементов главного меню, таких как Файл, Правка и Вид, но он не сработает для команд меню.

Изменение расположения кнопок и команд

С помощью меню Параметры панелей инструментов легко раскрывать  или скрывать кнопки  конкретной  панели  инструментов,  но  их  местоположение  всегда  определено заранее.  А  при  открытом   диалоговом  окне  Настройка  допускается  произвольное изменение порядка следования кнопок и команд и «перетасовка» кнопок между панелями, а  команд  между  меню.  Более  того,  можно  перетащить  какой-либо  элемент  с  панели инструментов в меню или наоборот.

Также разрешается вставка или удаление разделительных линий между группами кнопок на  панели инструментов  или  между  группами команд  в  меню. Для  выполнения  этой операции  понадобится  немного  попрактиковаться,  но  сама  процедура  очень  простая. Чтобы добавить черточку слева от кнопки, «захватите» кнопку, передвиньте ее чуть-чуть вправо  и  отпустите  кнопку  мыши,  прежде  чем  появится  маркер  точки  вставки.  Для вставки линии над командой меню таким же образом перетащите команду вниз. Удалить линию можно, передвинув через нее кнопку или команду, расположенную справа.

Другой способ вставки и удаления разделительных линий состоит в применении команд, скрывающихся  под  кнопкой  Изменить  выделенный  объект  (Modify  Selection)  на вкладке  Команды  (Commands)  диалогового  окна  Настройка.  В  результате  выбора команды Начать группу (Begin A Group) из меню Изменить  выделенный объект

(Modify  Selection)  появится  новая  линия  слева  от  выделенной   кнопки  или  выше выделенной  команды,  как  показано  на  рис.  3.8.  Чтобы  удалить  уже  существующий разделитель, выделите кнопку или команду правее или ниже линии и опять же выберите команду Начать  группу. Флажок рядом с названием команды будет снят, а линия — удалена.

Рис. 3.8. Добавлять и удалять линии можно с помощью команды Начать группу, входящей в меню Изменить выделенный объект

Как  уже  упоминалось,  программа  допускает  копирование  кнопок  и   команд  между панелями   инструментов   или   меню.   При   открытом   диалоговом   окне   Настройка, удерживая клавишу Ctrl, перетащите  копируемую кнопку или команду на новое место. (Рядом  с  указателем  появится  небольшой  значок  «плюс».)  В  результате  кнопка  или команда останется на прежнем месте, а на новой позиции появится второй экземпляр.

Отображение значков кнопок

Вы, наверно, уже заметили, что в раскрывающихся меню слева от  некоторых команд располагаются    значки    кнопок.    Это    означает,    что    данная    команда    снабжена соответствующей ей кнопкой, которая  предназначается для выполнения той же задачи. Большинство таких кнопок находятся на панелях инструментов.

Управлять  отображением  значков  кнопок  позволяют  четыре  команды   меню  кнопки

Изменить  выделенный  объект  (Modify  Selection),   представленной   на   рис.   3.8.

На панелях инструментов и в меню могут отображаться только названия команд, только значки кнопок или то и другое. Если в каком-либо меню выделить одну из команд, а затем выбрать вариант Только текст (в  меню) (Text Only (In Menu)), то ее значок кнопки исчезнет из меню.  Но если впоследствии перенести команду на панель инструментов, в последней вместо названия появится значок кнопки. Случай Только текст (всегда) (Text Only  (Always))  всегда  предполагает  вывод  лишь   названия  команды.  Чтобы  везде отображались и название команды, и значок ее кнопки, нужно выбрать вариант Значок и текст  (Image  And   Text).   Команда   Основной  стиль  (Default  Style)  возвращает выделенной команде ее стандартный вид: для большинства команд это означает «значок и текст» в меню и «только значок» на панели инструментов.

Назначение кнопок командам

Если в меню команда не представлена значком кнопки, можно либо  назначить данной команде какой-нибудь из существующих значков, либо  создать собственный. Для этого при открытом диалоговом окне Настройка выделите такую команду, щелкните на кнопке Изменить  выделенный объект, а затем воспользуйтесь одной из команд по  своему желанию: Выбрать значок для кнопки (Change Button Image) или Изменить значок на  кнопке  (Edit  Button  Image).  В  примере  на  рис.  3.9  мы  добавляем  значок-смайл команде Условное форматирование (Conditional Formatting)

Рис. 3.9. Назначение значка кнопки команде

При желании можно копировать рисунок других значков (это не лучший, но возможный способ),   редактировать   существующие   кнопки   и    создавать   собственные   значки, разрабатывая их дизайн в специальном редакторе. К этой теме мы еще вернемся в данной главе.

Изменение расположения меню и подменю

Для  перемещения,  удаления  с  экрана  и  отображения  подменю  используются  те  же приемы, что для кнопок панелей инструментов и  команд. Дополнительно отметим еще один способ — встроенные меню.  На вкладке Команды диалогового окна Настройки имеется категория Встроенные меню (Built-in Menus), на которой собраны все заранее определенные меню и подменю, встречающиеся в Excel. Элемент из списка Встроенные меню можно поместить на любую панель инструментов, в раскрывающееся меню или в строку  меню  подобно  обычной  команде  или  кнопке.  Например,  перетащив  элемент Панели  инструментов  из  категории  Встроенные меню в  строку  меню,  вы  создадите отдельное меню для панелей инструментов, как показано на рис. 3.10. После этого можно удалить подменю Панели инструментов с его обычного места в меню Вид.

Рис. 3.10. Чтобы облегчить доступ к часто используемым командам, переместите в удобное место встроенное меню

Также при открытом диалоговом окне Настройка допускается преобразование любого из подменю главного меню в подчиненное подменю путем перетаскивания. Так, можно вставить меню Справка в нижнюю часть раскрывающегося меню Вид. Аналогичным образом выполняется добавление меню на панели инструментов и кнопок панелей инструментов в меню.

ПРИМЕЧАНИЕ

Как уже говорилось в главе 2, Excel умеет менять интерфейс за счет небольших программ, устанавливаемых отдельно и работающих из среды  основного приложения, — надстроек. Одной  из  них  является   Spreadsheet   Assistant  (Помощник  по  работе  с  электронными таблицами). Она предоставляет массу полезных средств, которые  собраны в отдельном подменю и на панели инструментов, показанных на  рисунке. Кроме того, после установки Spreadsheet Assistant новые пункты появляются и в существующих меню.

Создание и редактирование значков кнопок

Ниже перечислены способы изменения внешнего вида кнопок. Для реализации каждого из них сначала нужно открыть диалоговое окно Настройка, а затем выполнить одно из предложенных ниже действий:

?воспользоваться командой Выбрать значок для кнопки (Change Button Image);

?вызвать редактор кнопок командой Изменить значок на кнопке (Edit Button Image) и в нем изменить существующую кнопку;

?в редакторе кнопок создать новый значок;

?скопировать значок с другой кнопки.

При  открытом  диалоговом  окне  Настройка  установите  указатель  на  кнопке  панели инструментов и нажмите правую кнопку мыши, чтобы  вывести на экран контекстное меню (не удивляйтесь, это меню ничем  не отличается от меню Изменить выделенный объект).  Как  показано  на  рис.  3.9,  команда  Выбрать  значок  для  кнопки  открывает палитру зарезервированных значков Excel.

Если  в  палитре  не  оказалось  подходящего  значка,  можно  сделать   «пластическую операцию» какому-либо существующему значку —  выберите команду Изменить значок на    кнопке    для    запуска    диалогового    окна    Редактор   кнопок   (Button   Editor), представленного на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Редактор кнопок позволяет изменить внешний вид любой кнопки панели инструментов

ПРИМЕЧАНИЕ

Если  требуется  создать  новый  значок  для  определенной  команды,  прежде  всего  необходимо выделить ее в меню или на панели  инструментов. Если выделять пока нечего, вначале добавьте команду в какой-либо из элементов интерфейса.

Редактор кнопок

Небольшие квадраты, на которые поделено рабочее поле Рисунок (Picture) диалогового окна    Редактор   кнопок,    соответствуют    пикселам    —    минимальным    элементам изображения  на  экране  монитора.  Чтобы  стереть  какие-либо  из  выделенных  цветом пикселов,  щелкните  на  квадрате  Стереть (Erase)  и,  нажав  кнопку  мыши,  проведите указатель по удаляемым элементам в рисунке кнопки. Или  же подведите указатель к удаляемому пикселу и щелкните на нем. В  области Просмотр (Preview) показывается кнопка в том виде, в каком она появится на панели инструментов или в меню,

Если  вы  хотите  сами  создать  значок  для  кнопки,  прежде  всего  сотрите  полностью изображение, щелкнув на кнопке Очистить (Clear). Затем щелкните на одном из цветных квадратиков и перенесите выбранный цвет на любые пикселы рисунка. Другими словами, работайте  указателем  как  кисточкой,  вначале  «обмакивая»  его  в  краску  на  палитре,

а затем «нанося мазки» на «холст». Учтите, что кнопки с созданными  значками будут доступны только на панелях инструментов или в меню.  То есть вы не увидите их ни в какой из категорий диалогового окна  Настройка. Чтобы восстановить первоначальный рисунок  на  кнопке,  в  случае  если  вас  не  удовлетворит  продукт  своего  творчества, выберите команду Восстановить значок на кнопке (Reset Button Image) в контекстном меню кнопки.

С  помощью  кнопок  со  стрелками  группы  Переместить  (Move  )  можно  сдвигать изображение значка в различных направлениях. Но учтите, что кнопки работают только в том  случае,  если  в  соответствующем  направлении  есть  условно  свободное  место  для перемещения. В примере на рис. 3.11 для сдвига изображения  влево-вправо или вверх места нет, но зато можно сдвинуть на два пиксела вниз.

Копирование значка кнопки

Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую, при открытом  диалоговом окне Настройка   щелкните   правой   кнопкой   мыши   на   кнопке,   которую   вы   собираетесь копировать, и выберите в  контекстном меню команду Копировать значок на кнопке (Copy Button Image). Затем щелкните вновь правой кнопкой мыши на той кнопке, значок которой требуется заменить, и выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки (Paste Button Image).

Размер кнопки

По умолчанию высота кнопки панелей инструментов в Excel составляет  16 пикселов и столько же ширина. Те же размеры имеет пиксельная сетка окна Редактора кнопок (см. рис. 3.11). Но что произойдет, если на вкладке Параметры диалогового окна Настройка установить   флажок   Крупные   значки   (Large   Icons)?   Кнопки   станут   больше,   а фактический размер изображений в пикселах останется тем же. Дело в  том, что Excel просто масштабирует рисунки. При редактировании или создании значков кнопок имеет смысл проверять, так ли уж хорошо они будут смотреться в увеличенном виде.

Работа с панелями инструментов

В  любой  момент  работы  с  Excel  можно  показать  любую  из   доступных  панелей инструментов,  соответственно,  одновременно  на   экране  может  находиться  столько дополнительных  панелей   инструментов,  сколько  вы  посчитаете  нужным,  при  этом, правда, придется пожертвовать размерами окна рабочего листа (см. пример на рис. 3.12). Для  активизации  панели  инструментов  щелкните  правой   кнопкой  мыши  на  любой видимой панели или меню и выберите нужный пункт в контекстном меню.

В данном контекстном меню собраны все наиболее полезные панели инструментов, но их полный   состав   представлен   в   диалоговом   окне   Настройка  на   вкладке   Панели инструментов  (Toolbars).  Некоторые  панели  появляются  на  экране  автоматически, исходя из требований какой-либо определенной задачи.

Рис. 3.12. Панели инструментов запросто способны «оккупировать» всю рабочую область

Позиционирование панелей инструментов

После первого запуска Excel в верхней части экрана располагаются строка главного меню, панели инструментов Стандартная и Форматирование. Остальные панели на этот момент скрыты.   Панели,   придвинутые   к    какой-либо   из   границ   окна   Excel,   называют закрепленными. Панель  инструментов или строку меню можно открепить, щелкнув на маркере   перемещения   и   перетащив   в   любое   другое   место   на   экране.   Маркером перемещения  называется  вертикальная  полоска,  появляющаяся  у  левого  края  любой закрепленной  панели  инструментов  или  строки  меню,  а  открепленные  панели  часто называют  плавающими.  На  рис.  3.12  большинство  панелей  инструментов  изображены плавающими,  а  на  рис.  3.13  они   закреплены.  Открепив  строку  меню  или  панель инструментов, можно  легко изменить ее размеры, просто потянув за границы, и Excel запомнит  новое  местоположение  строки/панели  и  ее  форму.  При  следующем  запуске программы измененная панель или строка меню  предстанут на экране в том же виде, в каком они были на момент выхода из Excel.

Рис. 3.13. Закрепление панелей инструментов экономит пространство рабочего листа, однако едва ли стоит выводить на экран все эти панели

Чтобы закрепить какую-нибудь плавающую панель, достаточно подтащить ее к любому краю  окна  или  дважды  щелкнуть  на  ее  заголовке.  При  этом  часть  расположенных  в панели  инструментов,   таких  как  раскрывающиеся  списки,  может  стать  невидимой, поскольку  не  уместится  в  пределах  окна.  Также  допускается   закрепление  панелей инструментовки   ли   строки   меню   сбоку   окна,   тогда   все   названия   команд   меню поворачиваются на 90° по часовой стрелке. Кроме того, увеличивается вероятность, что на такой вертикально закрепленной панели инструментов некоторые кнопки окажутся за пределами окна Excel в связи с пропорциями экрана  монитора. В этом случае доступ к скрытым кнопкам предоставляет первая часть рассматриваемого ранее меню Параметры панелей инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Направленная  вниз  стрелка,  щелчок  на  которой  раскрывает  меню  Параметры  панелей инструментов,  находится  в  правом  конце  каждой  закрепленной  панели  инструментов.  В плавающей панели эта стрелка появляется у левого края строки заголовка.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий