Использование данных Excel в PowerPoint

Форматом по умолчанию при вставке табличных данных из Excel в PowerPoint, так же как и в Word, является HTML. Подобно Word, PowerPoint интерпретирует теги HTML таким образом, чтобы как можно  точнее воспроизвести вид исходных данных на листе Excel,

в  том числе включает в  слайд все графические элементы, содержавшиеся в выделенном диапазоне перед копированием его в буфер обмена.

К сожалению, интерпретация не всегда адекватна. Таблица, показанная  на  рис. 23.12 в качестве примера,  абсолютно  непригодна  для   презентации.  (Обратите  внимание, в частности, на искалеченный логотип и на невыровненный столбец TOTAL.)

Рис. 23.12. Параметры вставки по умолчанию в PowerPoint иногда дают подобной результат

Если вас не удовлетворяет стандартный формат, откройте меню  смарт-тега и выберите один из перечисленных ниже вариантов:

? Таблица Microsoft Excel (вся таблица) (Excel Table). Создает внедренный объект.

Подобно Word, PowerPoint внедряет файл Excel целиком, что чревато  существенным (иногда многократным) увеличением размера файла презентации. Но зато вы получаете возможность прокручивать слайд к другим частям листа. (Для этого дважды щелкните на объекте и дальше действуйте так, как будто вы в Excel.)

? Рисунок   таблицы   (меньший   размер   файла)   (Picture   Of   Table).   Вставляет изображение  исходных  данных,  применяя  при  этом  формат  Метафайл  Windows (Windows Metafile). В большинстве случаев этот вариант дает большую точность воспроизведения источника данных, чем HTML (по умолчанию), и  экономно расходует память,   не   внедряя  всю  книгу   Excel.   Если   вас   не   удовлетворяет полученное

изображение,  отмените  вставку (Ctrl+Z),  затем  выберите команду   Специальная вставка в  меню  Правка и  примените  другой  графический  формат.  На  рис.  23.13 представлен тот же самый  фрагмент листа Excel, что и на рис. 23.12, вставленный в формате Расширенный метафайл (Enhanced Metafile).

? Сохранить только текст (Keep Text Only). Подобно формату Неформатированный текст (Unformatted Text) в Word, обычно дает невыровненные столбцы в PowerPoint. Но он вполне подходит для вставки единственного столбца, например надписей.

Рис. 23.13. Расширенный метафайл значительно точнее, чем HTML, отобразил данные Excel

Вставка данных Excel в PowerPoint и связывание

Чтобы   создать   связь  между   слайдом   PowerPoint  и   исходным   документом   Excel, скопируйте  данные  Excel  в   буфер  обмена  и  затем  в   PowerPoint  выберите команду Специальная  вставка  меню  Правка.   В  диалоговом окне  Специальная  вставка установите переключатель  в  положение Связать (Paste Link). В отличие от Word, где связь с  данными Excel поддержана на уровне как объекта, так и рисунка,  PowerPoint обеспечивает связь только с объектами листа и диаграммы.

При связывании обязательно присвойте имя исходному диапазону в  Excel,  прежде чем копировать его в буфер обмена и вставлять  в презентацию. В противном случае, если вы впоследствии   переместите  исходные данные в  другое место, ваш слайд уже не будет связан  с    источником.   (Дополнительная   информация   о   последствиях    связывания

с неименованными диапазонами и способах решения возникающих проблем приведена в разделе «Связывание с именованными диапазонами».)

Работа с диаграммами Excel в PowerPoint

Внедрение диаграмм Excel в слайды PowerPoint производится практически так же, как и таблиц. Вы вправе скопировать диаграмму Excel в  буфер обмена и затем вставить ее на слайд PowerPoint или же выполнить команду Объект из меню Вставка и выбрать вариант Диаграмма  Microsoft  Office   Excel  (Microsoft  Excel  Chart).  В  последнем  случае PowerPoint   откроет  ту  же  заготовку  с  отчетом  о  расходах  на  бензин,  питание   и проживание, которую вы уже видели  в этой главе (см. рис. 23.8), только с другим набором цветов, нежели  диаграмма  в  Word.  Вы  можете  изменить  сопутствующий лист,  чтобы создать нужную вам диаграмму.

При вставке диаграммы из буфера обмена в  слайд PowerPoint по умолчанию внедряется вся  книга   Excel.   Но   нетрудно   вставить только   изображение   диаграммы,   выбрав соответствующий формат в меню смарт-тега; вы при этом, правда, потеряете возможность вносить изменения в диаграмму.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий