Форматирование ячеек

Команда Ячейки (Cells) меню Формат (Format) контролирует  отображение на экране цифровых и алфавитных символов. При этом  всегда следует помнить о том, что между хранимыми и показываемыми в ячейках значениями существуют определенные различия. Например, если  ввести число с шестью значащими цифрами после десятичной точки в ячейку, настроенную на отображение только двух значащих цифр, в  результате четыре последние цифры вы не увидите. Однако хранимое в  ячейке значение будет верным, и при расчетах Excel будет использовать число с указанной вами точностью.

СОВЕТ

При копировании ячейки учитывается ее формат. Вставляя данные в  другую ячейку, вы переносите на нее форматирование исходной ячейки.  Таким образом, чтобы сэкономить время, имеет смысл применять команды Копировать (Сору), Вставить (Paste) и Заполнить (Fill) к уже  имеющим законченный вид данным. Более подробно о копировании и  вставке рассказывается в главе 7, «Редактирование листов».

Форматирование отдельных символов

Если выделить ячейку и применить к ней какой-либо формат, изменения коснутся всего содержимого  ячейки.  Но  при  необходимости  можно   отформатировать  и  отдельные символы текста, записанного в ячейке  (не  цифры и не формулы). Для этого достаточно выделить нужные  символы или слова и задать для них необходимые атрибуты. Чтобы увидеть    результат    своих    действий,    нажмите    клавишу    Enter.    Пример    такого форматирования приведен на рис. 8.6.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Другие примеры форматирования отдельных символов смотрите в  разделе «Изменение шрифта» этой главы.

Рис. 8.6. При желании можно по-разному форматировать отдельные символы в ячейке

ПРИМЕЧАНИЕ

Если попытаться применить форматирование к отдельным символам  (цифрам) числового значения, после нажатия клавиши Enter назначенные атрибуты проигнорируются, поскольку они будут перекрываться форматом, примененным к числу в целом.

Форматирование чисел при вводе

Добавление  к  числовым  значениям  специальных  символов,  например  знака  доллара, процента, запятой или наклонной черты (прямого  слэша),  позволяет отформатировать числа    прямо    при    вводе.    Увидев    такой    символ,    представляющий    какой-либо распознаваемый  формат, программа тут же применяет его к ячейке.  Ниже описывается соответствие наиболее часто используемых специальных символов и числовых форматов:

? Если ввести в ячейку $45.00, Excel воспримет введенное  значение  как число 45 в денежном формате с двумя десятичными  знаками. При этом в строке формул будет отображаться  хранимое  значение  —  число  45,  а  в  ячейке  —  отформатированное значение ($45.00).

? При вводе последовательности символов 1 3/8 (с одним пробелом между цифрами 1 и

3) в ячейке появится значение 1 3/8, а в строке формул будет отображаться число 1,375. Однако если ввести просто 3/8, вы  увидите  в ячейке дату — 3 августа, поскольку формат даты имеет преимущество перед дробным форматом. Чтобы увидеть в ячейке

дробь (3/8), а в строке формул — число (0,375), необходимо ввести  строку 0 3/8, с пробелом между цифрами 0 и 3. Подробнее о вводе  дат и форматах даты/времени рассказывается в разделе «Ввод дат и времени» главы 15.

? Если ввести в ячейку значение 23%, то в самой ячейке, как и в строке формул, будет отображаться  число  именно  в  таком  виде,  но  в  расчетах  Excel будет  использовать десятичное значение — 0,23.

? При вводе в ячейку числа 123 456 к ней автоматически применяется числовой формат с разделителем  групп  разрядов  без  десятичных  знаков.  Если  же  набрать  123  456,00, значению  будет  присвоен  числовой  формат  с  разделителем  и  двумя  десятичными цифрами после запятой.

Создание панели инструментов Супер-Форматирование

Панель инструментов Форматирование содержит множество полезных средств, но кроме них имеется ряд других кнопок, которые не  отображаются на экране. У каждого из нас есть свои любимые методы  форматирования, и если существует способ упростить их выполнение,   им   стоит   воспользоваться.   Например,   мы   для   себя   создали   панель инструментов  Супер-Форматирование,  представленную  на  рисунке  ниже,  на  которую поместили  несколько  полезных  кнопок,  в  том  числе  отсутствующие  на  встроенных панелях инструментов.

Вы можете повторить наши действия следующим образом:

1.  В меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов  (Toolbars), а затем команду Настройка (Customize).

2.  В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели  инструментов и нажмите кнопку Создать (New). Введите имя Супер-Форматирование в поле Панель инструментов (Toolbar Name) и нажмите кнопку ОК. На экране рядом с диалоговым окном Настройка появится маленькая пустая панель инструментов.

3.  Перейдите на вкладку Команды (Commands), в списке Категории (Categories) выберите пункт Формат (Format) и перетащите на новую панель по очереди следующие кнопки:  Стиль  (Style  Box),  Объединить  ячейки  (Merge  Cells),  Отмена  объединения ячеек (Unmerge Cells), Увеличить размер шрифта (Increase Font Size), Уменьшить размер шрифта (Decrease Font Size), Вертикальный  текст (Vertical Text), Повернуть текст вверх (Rotate Text Up), Повернуть текст вниз (Rotate Text Down),  Текст  по  часовой  стрелке  (Angle  Clockwise),  Текст  против  часовой стрелки  (Angle  Counterclockwise), Перебор цветов шрифта (Cycle Font  Color), Темная  штриховка  (Dark  Shading),  Светлая   штриховка   (Light  Shading)  и Автоформат (Auto Format);

4.  Когда  закончите  комплектацию  панели  инструментов,  нажмите   кнопку  Закрыть

(Close).

Пока не закрыто диалоговое окно Настройка, можно поменять местами  перечисленные выше   кнопки,   убрать   или   добавить   новые.   Подробнее   о   нестандартных   панелях инструментов рассказывается в главе 3, «Настройка рабочей области Excel».

Общий формат

Формат  Общий  (General)  —  это  первая  категория  в  списке   Числовые  форматы (Categories),  который  расположен  на  вкладке   Число  (Number)  диалогового  окна Формат ячеек (Format Cells). До тех пор пока вы явным образом не измените формат ячеек, все введенные текстовые и числовые значения будут отображаться Excel в формате Общий1. За исключением трех описываемых ниже случаев, в ячейках, которым присвоен

формат Общий, в точности показывается то, что в них вводилось. Например, если ввести число 123,45, в ячейке и появится 123,45. Перечислим исключения из этого правила:

1.   Длинные   числовые   записи   отображаются   в   экспоненциальном   формате   или   в округленном. Например, в ячейке со стандартной  шириной в формате Общий целое число  12345678901234 будет  выглядеть  как  1.234567Е+13. Если  в  эту  же  ячейку ввести значение 123456,7812345 и применить к ней формат Общий, в ячейке появится округленное число 123456,8. При этом все вычисления будут выполнены с хранимым в ячейке изначально введенным значением, независимо от того, как число выглядит на экране.

2.   В  формате  Общий  не  отображаются  незначащие  нули.  Например,   число  123,0

выводится как 123.

3.   Перед   десятичной   дробью,   набранной   без   ведущего   нуля,   он   добавляется   ав-

томатически. То есть для введенного значения ,123 в ячейке отобразится число 0,123.

Числовые форматы

Параметры  категории  Числовой  (Number)  (список  Числовые  форматы на  вкладке Число диалогового  окна  Формат ячеек)  позволяют  отображать  числа  в  виде  целых величин, с фиксированной точкой и с разделителями разрядов, как показано на рис. 8.7. В отличие от  общего формата здесь появляется возможность контролировать  количество выводимых десятичных знаков, добавлять разделители групп разрядов, а также выделять цветом отрицательные числа. Данный формат допустимо использовать для любых чисел, не попадающих ни в одну другую категорию.

При работе с форматом Числовой действуют следующие правила:

? количество выводимых в ячейке десятичных знаков (от 0 до 30)  выбирайте, вводя нужное число с клавиатуры или прокручивая  значение в поле Число десятичных знаков (Decimal Places);

? при установленном флажке Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator) между   всеми   триадами   (сотнями   и   тысячами,   тысячами   и   миллионами   и   т.   д.) вставляются установленные разделители разрядов;

? в списке Отрицательные числа (Negative Numbers) можно  выбрать один из вариантов отображения отрицательных чисел: со знаком минус, красным цветом, в скобках или в скобках красным цветом.

Рис. 8.13. В категории Дополнительный Excel предлагает несколько специальных, часто используемых числовых форматов

1  Для русской версии Excel тире не добавляются. — Примеч. перев.

2  Не  забудьте  при  вводе  данных  любого  из  дополнительных  форматов  снять  флажок  Фиксированный десятичный  формат  при  вводе  па  вкладке Правка  окна  Параметры,  поскольку  иначе  программа  в обязательном порядке отнесет введенное значение к числовым и отделит какое-то количество последних цифр номера или индекса десятичной точкой. — Примеч. ред.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий