Другие элементы интерфейса Excel

Для  управления  выводом  документов  на  экран  предназначены  три  важные  вкладки диалогового окна Параметры (Options), изображенного на рис. 3.17: Вид (View), Общие (General) и Цвет (Color).

Рис.  3.17.  Вкладки  Вид,  Общие  и  Цвет  диалогового  окна  Параметры   содержат  настройки,

управляющие обликом книги

Вкладка Вид контролирует вывод на экран строк формул и состояния, а также отвечает за отображение автоматических разрывов страниц,  формул, сетки, Заголовков столбцов и строк, символов структуры,  нулевых значений и графических объектов. Вкладка Цвет позволяет изменять цветовую палитру для текущей книги.

А на вкладке Общие задается используемый по умолчанию шрифт, количество листов в новой книге и многое другое.

Флажки в разделе Параметры окна (Window Options) на вкладке  Вид  воздействуют только на активную рабочую книгу и никак не влияют на отображение других книг.

Если снять флажки Заголовки строк и столбцов (Row & Column Headers), Горизонтальная полоса прокрутки (Horizontal Scroll Bar ) и  Вертикальная полоса прокрутки (Vertical  Scroll  Bar)  или  Ярлычки   листов  (Sheet  Tabs),  то  для  текущей  книги соответствующие элементы окна убираются с экрана. Эти настройки можно использовать для  более наглядного отображения на экране законченной книги, а на  печати ее листов они никоим образом не скажутся.

ПРИМЕЧАНИЕ -—

Обычно Excel выводит на экран сетку, обозначающую границы ячеек на  рабочем листе. Несмотря на то что сетка удобна и при выделении ячеек, и для перемещения по рабочему листу, иногда возникает необходимость  убрать ее с экрана. Чтобы отменить отображение сетки, снимите флажок Сетка (Gridlines) на вкладке Вид диалогового окна Параметры.

Снятие флажка Сетка приводит к удалению ее с экрана и с листа при  печати документа. Если требуется, чтобы сетка только печаталась, но не выводилась на экран (или наоборот), следует выбрать в меню Файл (File) команду Параметры страницы (Page Setup) и затем на вкладке Лист (Sheet) в разделе Печать (Print) установить или снять флажок Сетка (Gridlines).

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Более подробно о печати документа без сетки рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Отображение формул

Обычно после ввода формулы в ячейке появляется только результат  вычислений, а не сама  формула.  Точно  так  же  после   форматирования   какого-либо  числа  в  ячейке демонстрируется      уже       его      отформатированное      значение,      а      начальный, неформатированный вариант скрывается. Хранимые в ячейках листа значения и формулы в исходном виде можно просмотреть в строке формул, предварительно выделив нужную ячейку, или в самой ячейке, дважды щелкнув на ней.

Установка флажка Формулы (Formulas) на вкладке Вид диалогового окна Параметры позволяет показывать на рабочем листе все хранимые значения и исходные формулы. На рис. 3.18 вверху представлен рабочий лист, в ячейках которого отображаются хранимые исходные  значения,  а  в  нижней  части  рисунка  расположен  другой  лист,  в  строке  6 которого видны формулы. Обратите внимание, что все значения в ячейках выровнены по левому   краю.   (Excel   игнорирует   любое   выравнивание,   если   установлен   флажок Формулы.)  Кроме  того,  чтобы  полностью  показать  записанную  в  ячейку  формулу, ширина  каждого  столбца  на  листе  практически  удваивается,  и  вдобавок  на  экране возникает  панель  инструментов  Зависимости  (Formula  Auditing).  (На  самом  деле ширина столбцов остается той же, изменяется только отображение их на экране.)

Чтобы восстановить прежнюю ширину всех столбцов и вернуться к значениям вместо формул, достаточно снять флажок Формулы.

Рис. 3.18. Для удобства проверки можно установить режим просмотра хранимых в ячейках значений и формул

СОВЕТ

Чтобы быстро вывести на экран формулы рабочего листа, нажмите Ctrl+обратный апостроф (клавишу,  расположенную  над  клавишей  Tab).   Чтобы  вновь  вернуться  к  результатам вычислений, нажмите указанные клавиши еще раз.

СОВЕТ

Если с помощью команды Новое окно (New Window) меню Окно (Window)  создать дополнительные окна для одной и той же книги, то в каждом из этих окон разрешается установить различные   параметры   вывода   данных   на   экран.   Например,   в   одном   окне   можно просматривать формулы, а в другом — результаты вычислений (обычный вид).

Флажок Формулы полезно устанавливать при редактировании больших рабочих листов. В этом случае вы будете видеть свои формулы без активизации (выделения) каждой ячейки и обращения к строке формул. Данный режим просмотра также можно использовать для документирования своей работы — печати листов с содержащимися на них формулами.

Нулевые значения

Обычно все нулевые значения, присутствующие в ячейках, отображаются на экране. Но иногда для наглядности, особенно если лист создан с целью презентаций, лучше скрыть нулевые значения. Это тем более имеет смысл, если нули попадаются на листе достаточно часто. Чтобы скрыть их, снимите флажок Нулевые значения (Zero Values) на вкладке Вид диалогового окна Параметры. Тогда все ячейки, содержащие нулевые значения или формулы с результатами вычислений, равными нулю, будут видны как пустые. Хранимые в них величины, разумеется, останутся без изменений. Если в результате редактирования данных или формулы  значение в ячейке изменится и станет отличным от нуля, то оно сразу   появится  на  экране.  Но  учтите,  что  сброс  флажка  Нулевые  значения  при установленном флажке Формулы на вкладке Вид никак  не повлияет на отображение данных.

ВНИМАНИЕ -—

Если вы выбрали режим, когда не показываются нулевые значения, будьте внимательны при редактировании листа: то, что на экране выглядит как пустая ячейка, на самом деле может содержать формулу.

Изменение стандартного шрифта

На вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры можно назначить стандартный  шрифт,  который  будет  использоваться  для  текста  и  чисел,  вводимых  в  ячейки рабочей книги, а также для заголовков столбцов и строк. Кроме того, стандартный шрифт является  базовым  для  стиля  Обычный (Normal).  Чтобы  переопределить  стандартный шрифт,   выберите   название   нового   шрифта   и   его    размер   в   соответствующих раскрывающихся списках на вкладке  Общие диалогового окна Параметры (рис. 3.19). Если вместо используемого по умолчанию шрифта Arial размером 10 пунктов в качестве стандартного выбрать Times New Roman размером 14 пунктов,  возможно, такая замена улучшит    восприятие    текста,    но    существенно    снизит    количество    информации, попадающей в поле зрения. Новый стандартный шрифт активизируется не в текущем, а в следующем сеансе работы Excel, то есть на данный момент вид окна не  изменится. Но если  закрыть  и  заново  запустить  программу,  все  создаваемые  рабочие  книги  будут отображаться  с  учетом  сделанных   изменений,  и  в  диалоговом  окне,  вызываемом командой  Стиль  (Style) меню  Формат (Format),  в  строке  Шрифт  (Font) для  стиля Обычный появится название этого же шрифта.

Рис.  3.19.  Изменить  стандартный  шрифт,  используемый  в  новых  рабочих  книгах,  можно  на вкладке Общие диалогового окна Параметры

Предположим, вам не требуется изменять стандартный шрифт для всех новых книг Excel, а нужно применить выбранный шрифт только к текущей книге. В этом случае выберите команду  Стиль  (Style) в  меню  Формат  (Format).  На  экране  появится  одноименное диалоговое окно. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), перейдите на вкладку Шрифт (Font) открывшегося  окна  Формат  ячеек  (Format  Cells) и  установите  шрифт  и  его высоту по своему желанию. Изменения, внесенные в стиль Обычный, отражаются только на текущей книге, тогда как для всех вновь создаваемых книг будет применяться прежний стандартный шрифт.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Другие параметры, устанавливаемые в этом диалоговом окне, подробно рассматриваются в разделе «Управление листами» главы 5 и в разделе «Сохранение и публикация

файлов Excel в формате HTML» главы 20.

Изменение цветовой палитры

Установить цвета для таких элементов интерфейса, как шрифты, границы, узоры, линии сетки   и   т.   д.,   можно   в   нескольких   местах    программы.   Все   доступные   цвета ограничиваются стандартной палитрой, состоящей из 56 оттенков. Чтобы изменить любой элемент в данной палитре, выберите вкладку Цвет (Color) диалогового окна Параметры, изображенную на рис. 3.20.

В разделе Стандартные цвета (Standard Colors) собраны образцы чистых цветов текущей палитры. Группы Заливка диаграмм (Chart Fills) и Линии диаграмм (Chart Lines) показывают используемые по умолчанию цвета и порядок, в котором Excel их применяет для элементов диаграммы.

Чтобы изменить какой-нибудь из стандартных цветов, выделите его в палитре и нажмите кнопку Изменить (Modify) — на экране появится диалоговое окно Цвета (Colors), также продемонстрированное на рис. 3.20.

На вкладке Обычные (Standard) диалогового окна Цвета отображается так называемый

«цветовой круг», предоставляющий набор из 127 цветов и 15 градаций  серого. Область просмотра Новый/Текущий (New/Current) позволяет  увидеть различие между текущим цветом  (внизу)  и  новым  выбранным  цветом  (вверху).  А  с  помощью  вкладки  Спектр (Custom) диалогового  окна  Цвета,  представленной  на  рис.  3.21,  можно  более  точно подобрать желаемую окраску.

Любой цветовой оттенок определяется соотношением в нем трех  базовых  компонентов: красного  (Red),  зеленого  (Green)  и  синего   (Blue)   (цветовая  модель  RGB).  Из  них образуется искомый цвет. В альтернативной системе определения цвета за основу взяты три  других   параметра:  цветовой  тон  (hue),  насыщенность  (saturation)  и   яркость (luminescence) (цветовая модель HSL). Система определения  цвета выбирается в списке Цветовая модель (Color Model), и в  соответствии с ней меняется смысл и название расположенных ниже  трех полей. Чтобы задать любой новый цвет, введите в эти поля нужные цифровые значения или выберите их с помощью кнопок со стрелками.

Второй, альтернативный, способ выбора нового цвета реализуется с  помощью мыши. В большом  поле  в  центре  диалогового  окна   выбирается  нужный  цвет:  тон  задается перемещением крестообразного указателя влево или вправо, его насыщенность — вверх и вниз. Затем устанавливается яркость цвета на шкале, расположенной справа от большого цветного поля. Экспериментируя с расположением указателей  на шкале, манипулируя указателем  в  поле  и  наблюдая  за  изменением  образца  в  области  просмотра,  можно получить любой новый цвет, даже если ничего не известно о его компонентном составе.

Рис. 3.20. Вкладка Цвет диалогового окна Параметры контролирует набор цветов, принятых в Excel по умолчанию

Рис. 3.21. Вкладка Спектр позволяет более точно подобрать оттенок цвета

ПРИМЕЧАНИЕ  –

Если задать оттенок, которого нет среди полного набора системных цветов (127 вариантов, расположенных в цветовом круге на вкладке Обычные),  Excel образует его смешиванием точек чистых цветов. Полученные оттенки называются «смешанными» (dithered) и прекрасно подходят  для  заливок.  Но  для  текста  и  линий  Excel  использует  только  чистые  цвета, выбирая вместо смешанного ближайший к нему чистый оттенок.

Завершив изменение палитры, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить  ее.  Теперь новая палитра    будет    постоянным    атрибутом    текущей     книги.    Чтобы    вернуться    к первоначальному набору цветов, нажмите кнопку Сброс (Reset) на вкладке Цвет.

Копирование цветовых палитр из других книг

Чтобы обеспечить единообразие созданных вами книг, то есть сделать так, чтобы в них применялась одна и та же цветовая палитра, можно скопировать палитру из одной книги в другую.  Для  этого  откройте  две  книги: исходную  (из которой  копируется палитра)  и конечную (в которую палитра вставляется). Активизируйте целевую книгу, затем в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Цвет  и раскройте список Копировать  цвета  из  (Copy  Colors  From).  В  нем  должны  быть  перечислены  все открытые документы. Выберите в списке исходную книгу и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные возможности

Excel, как и все остальные приложения Office XP, поддерживает так называемую систему адаптации  —  Microsoft  Active  Accessibility  2.0.  В   результате  различные  доступные средства   помощи   пользователю    действуют   более   эффективно   и   наглядно,   что существенно облегчает работу с приложением. За дополнительными сведениями по этому вопросу        обращайтесь        на        официальный        сайт        Microsoft        Accessibility (http://www.microsoft.com/enable).

Ниже приводится список встроенных в Excel дополнительных средств, предназначенных для  улучшения  наглядности  интерфейса  и  эффективной  подстройки  программы  под каждого конкретного пользователя.

? Крупные значки. При активизации данного средства  увеличивается  размер кнопок панели инструментов. Для этого установите флажок Крупные значки (Large Icons) на вкладке Параметры диалогового окна (которое открывается командой Вид ? Панели инструментов ? Настройка). Более подробно данный флажок обсуждается в разделе

«Другие параметры панелей инструментов и меню» этой главы.

? Всплывающие  подсказки  для   кнопок  панелей  инструментов.   Если  подвести указатель   мыши   к   какой-нибудь   кнопке   или   раскрывающемуся   списку   панели инструментов, на экране всплывет небольшой текстовый прямоугольник желтого цвета с названием этого  элемента — подсказка. Чтобы активизировать режим отображения подсказок, установите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars) на вкладке Параметры диалогового окна Настройка. Дополнительную информацию смотрите в разделе  «Другие параметры панелей инструментов и меню» этой главы.

?Звуковое сопровождение. Озвучивание некоторых производимых действий, например щелчка мыши или прокрутки. Чтобы включить  данный эффект, установите флажок Звуковое  сопровождение  событий  (Provide  Feedback  With  Sound)  на  вкладке Общие диалогового окна Параметры.

?Всплывающие  подсказки для функций. Это небольшие желтые  текстовые поля с кратким описанием синтаксиса и аргументов  функций, появляющиеся на экране при подведении указателя мыши к функциям, введенным или выбранным в строке формул или в ячейке.  Если вы хотите видеть подсказки подобного рода, установите флажок Всплывающие  подсказки  для  функций  (Function  ToolTips)  на  вкладке  Общие диалогового  окна  Параметры.  Подробнее  функции   рассматриваются  в  главе  13,

«Использование функций».

?Анимация.  В  этом  режиме  при  выполнении  стандартных  операций,  например  при открытии  меню,  прокрутке,  вставке  и  удалении  данных,  добавляются  зрительные эффекты. Для включения анимации установите флажок Плавная вставка и удаление ячеек (Provide Feedback With Animation) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры.  Смотрите  также  раздел  «Другие  параметры  панелей  инструментов  и меню» этой главы.

?Автозавершение   ячеек.  Включает  автоматическое  заполнение   ячеек  при  вводе данных  по  столбцам.  Если  первые  введенные  символы  соответствуют  уже  существующему в столбце значению,  Excel автоматически заполняет оставшуюся часть. Таким образом, при вводе повторяющихся данных существенно сокращается время их набора  на  клавиатуре.  Чтобы  задействовать  данную  функцию   Excel,  установите флажок Автозаполнение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values) на вкладке   Правка   диалогового    окна    Параметры.   Более   подробная   информация находится в разделе «Автозавершение ввода» главы 7.

?Цвет линий сетки. Изменяет цвет линий сетки рабочего листа. Если вы хотите задать другой цвет для линий сетки, выберите его в  раскрывающейся палитре Цвет линий сетки (Gridlines Color) на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры.

?Цвет  ярлыка  листа.  Позволяет  выбрать  цвет  фона  ярлыка  листа.  Это  упрощает нахождение   нужных  листов   книги   и   задает   своего   рода   опознавательный   код различным ярлыкам. Чтобы изменить цвет ярлыка, выберите в меню Формат (Format) команду  Лист ? Цвет ярлычка (Sheet ? Tab Color). Более  подробно  об  этом рассказывается в разделе «Изменение цвета ярлыка» главы 5.

?Озвучивание    текста.    Функция    проговаривания    содержимого    ячеек1.    Чтобы задействовать  данную  функцию  Excel,  выберите   команду  Сервис  ? Речь  ? Показывать панель преобразования текста в речь (Tools ? Speech ? Show Text To  Speech  Toolbar)  и  щелкните  на  кнопке  Проговорить  ячейки  (Speak  Cells) указанной панели инструментов. Или щелкните на  кнопке Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввода (Speak On Enter), чтобы программа читала вслух то, что введено в ячейку.

1Данная функция отсутствует в русской версии Microsoft Excel 2003. — Примеч. перев.

? Клавиатурные комбинации. Используя клавиатурные комбинации,  можно получить доступ к любой команде Excel. Более подробно о них рассказывается в приложении Б.

? Прокрутка и перетаскивание. Если на вашей мыши есть  колесико,  как на моделях Microsoft   IntelliMouse,   то   с   его   помощью   можно   прокручивать   рабочий   лист. Направление вращения колесика соответствует направлению вертикальной прокрутки. Если  же  нажать  на  колесико  мыши,  то  ее  перемещение  в  любую  сторону  вызовет соответствующее перемещение рабочего листа относительно «иллюминатора».

? Увеличение. При желании можно изменить масштаб отображения  рабочего листа до 400%,  установив  нужную  величину  в   раскрывающемся  списке  Масштаб  (Zoom) панели инструментов Стандартная или вращая колесико мыши при нажатой клавише Ctrl.

ЧАСТЬ II

Рабочие листы

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий