Добавление текстовых примечаний

Чтобы добавить на диаграмму текстовый комментарий, достаточно  выделить любой ее элемент и начать вводить текст. Набираемый вами  текст будет отображаться в строке формул.  Как  только  вы  нажмете  клавишу  Enter,  он  появится  на  диаграмме  в  виде надписи. После этого вы можете переместить это поле в любое удобное для вас место.

Если  вы  измените  размеры  и  положение  диаграммы,  Excel   постарается  сохранить относительное  расположение  примечаний  среди  других  элементов  диаграммы,  однако имейте  в  виду,  что  данная  процедура  выполняется  не  идеально.  Если  вы  планируете добавить на  диаграмму текстовые примечания, сначала следует подобрать  приемлемые для вас размеры и позицию диаграммы и только после этого приступить к вводу самих комментариев.

Чтобы добавить примечание, можно также нажать кнопку Надпись (Text Box) на панели инструментов Рисование (Drawing). После этого необходимо нарисовать на диаграмме прямоугольник и внутри него ввести текст.

Заметьте,  что  здесь  вы  имеете  дело  с  обычным  текстом,  к   которому  применимо различное   форматирование:   пословное   и   побуквенное   (для   этого   годится   метод, рассмотренный нами для форматирования символов заголовка диаграммы), однако вы не сможете  вписать текст в фигурную форму или генерировать многоцветные  буквы.  Для решения подобных задач следует использовать текст Word Art. Более подробно о работе с объектами Word Art рассказывается в разделе «Объекты Word Art» главы 10.

Для   того   чтобы   удалить   текстовое   примечание,   выделите    ограничивающий   его прямоугольник и нажмите клавишу Delete. Если само поле не исчезает, это означает, что, скорее всего, вы выделили не объект в целом, а текст внутри рамки.

Работа с подписями данных

Если, работая с Мастером диаграмм, вы не добавили на диаграмму подписи данных, вы можете сделать это позже. А именно: выделите  любой элемент готовой диаграммы, в меню   Диаграмма  выберите   команду   Параметры  диаграммы  и   в   открывшемся диалоговом  окне  перейдите на вкладку Подписи данных (Data Labels). Эта  вкладка также позволяет изменять внешний вид и содержимое уже  размещенных на диаграмме подписей. Для большинства диаграмм допускается использование подписей данных трех типов: Ряд (Series Name), Категория (Category Name) и Значение (Value) (см. рис. 24.5). В круговых и кольцевых диаграммах вы вправе указывать также долю значений в процентах от общей суммы.

Если  диаграмма  содержит  в  себе  несколько  рядов  данных,  третье  диалоговое  окно Мастера диаграмм и окно Параметры диаграммы ограничивают вас созданием подписей в режиме  «только  сразу  для   всех   без  исключения  рядов  данных».  Если  вам  нужно подписать лишь часть данных, сначала создайте диаграмму вообще без подписей. После этого  выделите  интересующие  вас  ряды  данных.  Затем  в   меню   Формат  выберите команду,Выбранный  ряд  (Selected  Data  Series)  и  в  открывшемся  окне  перейдите  на вкладку Подписи данных (Data  Labels). Единственным недостатком последнего способа создания и настройки подписей к данным является то обстоятельство, что вы не увидите результата на диаграмме до тех пор, пока не закроете окно. (В  отличие от диалогового окна Параметры диаграммы, где вы имеете возможность немедленно видеть последствия своих действий.)

Позиционирование и выравнивание подписей

При необходимости изменить расположение и выравнивание набора подписей к данным выделите  их  на  диаграмме,  затем  воспользуйтесь   командой  Выделенные  подписи данных   (Selected   Data   Labels)   меню   Формат,   а   далее   перейдите   на   вкладку Выравнивание  (Alignment)  одноименного  окна.  На  экране  появится  еще  одно  диалоговое окно, показанное на рис. 25.8. Его отличие от окна с рис. 25.5  выражается в присутствии раскрывающегося списка Положение подписи (Label Position). Последний позволяет уточнить положение сопроводительного текста относительно маркеров данных. Набор  возможных способов размещения подписей зависит от типа диаграммы.  Так, на рис. 25.8 перечислены варианты расположения подписей для  гистограмм и линейчатых диаграмм.

Для  подписей  данных,  выходящих  за  пределы  круговой  или  кольцевой  диаграммы,  в случае, если сектор оказывается слишком узким (уже, чем его подпись), Excel протягивает к  соответствующей  подписи  соединительную  линию.  Так  намного  легче  установить соответствие    между    подписями    и    секторами    диаграммы.    Подобная    ситуация проиллюстрирована на рис. 25.9, где линий выноски потребовалось две. Excel специально отображает такие подписи на некотором отдалении от диаграммы. Если это не подходит вам,  в  меню  Диаграмма  выберите  команду  Параметры  диаграммы,  перейдите  на вкладку Подписи данных и снимите флажок Линии выноски (Show Leader Lines).

Рис. 25.8. Excel позволяет размещать подписи данных несколькими способами в зависимости от типа диаграммы

Когда подпись включает в себя больше одного элемента (например, имя ряда данных и значение), удобнее размещать их на разных строках. Для этого выделите диаграмму,

затем  в  меню  Диаграмма выберите  команду  Параметры диаграммы,  перейдите  на вкладку Подписи данных, а затем в раскрывающемся списке Разделитель (Separator) выберите пункт Новая строка (New Line).

Товар 6 15%

Товар 5 18%

Товар 1 44%

Товар 4 17%

Товар 3 4%

Товар 2 2%

Рис. 25.9. Там, где это уместно, Excel добавляет к подписям данных линии выноски

ПРИМЕЧАНИЕ

Если  фрагменты  подписи  располагаются  на  разных  строках  и  при  этом  вы  намерены отобразить их в наклонном виде, будьте готовы к неожиданному результату. Прежде всего, Excel игнорирует ваше указание использовать в качестве разделителя символ новой строки и отобразить  всю подпись на одной наклонной строке. Если элементов два, второй  будет заключен в скобки, однако этого не произойдет в случае, когда  подпись состоит из трех элементов. Можно согласиться, что скобки — неплохая идея, удивительно даже, что ничего подобного нет для обычных горизонтальных подписей.

Числовое форматирование подписей данных

Если подписи данных содержат в себе числа, вы вправе применить к этим числам любой числовой формат. Если вас не устраивает формат, используемый по умолчанию, выделите подписи,  затем  в  меню  Формат  выберите  команду  Выделенные  подписи  данных (Selected Data Labels) и в одноименном окне перейдите на вкладку Число (Number). Помимо списка встроенных и пользовательских числовых форматов здесь вы обнаружите флажок  Связь  с  источником  (Linked  To  Source).  Когда  этот  флажок  установлен, подписи будут оформлены согласно  числовому формату, который применен к ячейкам, содержащим исходные данные диаграммы.

Вид и шрифт подписей данных

Вкладки Вид (Patterns) и Шрифт (Font) диалогового окна Формат подписей данных (Format  Data  Labels),  показанного  на  рис.  25.8,  используются  точно  так  же,  как  и аналогичные   вкладки   других   диалоговых   окон   форматирования.   Вкладка   Шрифт

позволяет сменить гарнитуру шрифта, начертание и цвет символов. При помощи вкладки Вид можно добавить рамку, тень, а также выбрать заливку и цвет заднего плана. Имейте в виду, что Excel автоматически  подстраивает высоту символов в подписях к данным в соответствии с текущим размером диаграммы. Вы вправе отказаться от масштабирования подписей, сняв флажок Автомасштабирование (Auto Scale) на вкладке Шрифт.

Редактирование подписей данных

Excel предоставляет самые широкие возможности для редактирования подписей чанных. В том числе подписи можно связать с ячейками рабочего листа, благодаря чему подписи будут изменяться автоматически, отталкиваясь от значений в ячейках. К сожалению, эта процедура   достаточно   трудоемка,   поскольку   вам   придется   редактировать   каждую подпись отдельно.

Чтобы изменить содержимое подписи, щелкните на ней один раз, сделайте паузу, а затем щелкните на ней снова. В результате первого щелчка будут выбраны подписи для всего ряда  данных,  а  вторым  щелчком  вы  выделите  конкретную  подпись.  Теперь  можно приступить к ее редактированию — в нашем случае связыванию.

В  строке  формул  введите  ссылку  на  эту  ячейку,  например  =Лист1!А1.  Не  забудьте включить в адрес ячейки имя листа, даже если  диаграмма размещена на том же самом листе, что и ячейка.

Форматирование одной подписи данных

Чтобы  настроить  подпись  в  индивидуальном  порядке,  щелкните  на   ней  один  раз, передохните секунду, затем щелкните на этой подписи повторно. Затем в меню Формат выберите команду Выделенные подписи данных (Selected Data Labels).

На рис. 25.10 показан модифицированный вариант диаграммы с рис. 25.9, однако в этом случае  каждая  подпись  данных  форматировалась  отдельно.  Исходно  каждая  из  них располагалась внутри круга. После этого подписи для продуктов 2 и 4 были вынесены за пределы  диаграммы,  поскольку они не умещались в соответствующих секторах.  Линии выноски  были  добавлены  Excel  автоматически.  Чтобы   улучшить  восприятие,  цвет подписей, расположенных внутри круга,  был  заменен на белый; кроме того, мы задали полужирное начертание символов.

Генерация подписей для точечных диаграмм

Из рис. 25.11 видно, что подписи, которые Excel предлагает для точечных диаграмм, вряд ли   способствуют   наглядности   диаграммы.   В   этом   случае   в   качестве   подписей использовалось имя ряда данных. Два других доступных варианта — значение по оси X или значение по оси Y — не намного удачнее.

В  подобных  ситуациях удобно  отталкиваться  от  текстовых  значений,  размещенных  в ячейках    рабочего    листа.    Как    правило,    при    построении    диаграмм    эти    ячей-

ки располагаются поблизости от ячеек с числовыми данными. В  приведенном примере

(рис. 25.11) ячейки с текстами подписей занимают диапазон А2:А6.

Рис. 25.10. В этой диаграмме подписи отформатированы в индивидуальном порядке

Рис. 25.11. Встроенные в Excel варианты подписей для точечных диаграмм вряд ли могут оказаться полезными

Вы можете настроить каждую из подписей диаграммы по отдельности — в данном случае это несложно, так как диаграмма включает в себя всего пять точек.

Однако  когда  вы  имеете  дело  с  большим  количеством  точек  или  ежедневно  вносите изменения в исходные данные, редактирование подписей вручную — занятие из разряда весьма утомительных.

В таких условиях имеет смысл воспользоваться следующей процедурой VBA:

Sub XYLabeler()

Dim LabelRange As Range

Dim i As Integer, Pts As Integer

Set LabelRange = Application.InputBox _ (prompt:="Data label range?", Type:=8) ActiveChart.ApplyDataLabels

Pts = ActiveChart.SeriesCollection(1).Points.Count For i = 1 To Pts

ActiveChart.SeriesCollection(1).Points(i).DataLabel.Characters.Text _

= LabelRange(i) Next i

End Sub

Для начала нажмите клавиши Alt+Fll, чтобы открыть редактор Visual Basic (VBE). В окне (Проект) Project выберите имя книги Excel (если вы не  видите этого окна, нажмите клавиши Ctrl+R). В редакторе Visual Basic  откройте меню (Вставка) Insert и выберите команду (Модуль) Module.  В окне программного модуля наберите приведенный выше код.  Вернитесь в Excel, выделите диаграмму, на которую вы хотите  добавить  подписи значений, в меню Сервис (Tools) выберите пункт  Макрос (Macro), затем — Макросы (Macros). После этого в списке выберите макрос Подписи, диаграмм и нажмите кнопку Выполнить  (Run).  Когда  вам  будет  предложено,  укажите  диапазон  ячеек,  в  которых размещаются текстовые значения, используемые в качестве  подписей диаграммы, затем щелкните на кнопке ОК. (Если диаграмма располагается на отдельном листе, вы должны перейти на рабочий лист, содержащий эти ячейки, и затем выделить нужный диапазон.)

ВНИМАНИЕ  –

Имейте в виду, что приведенный код макроса далеко не совершенен, поскольку написан для демонстрационных целей. В частности, если перед запуском этого макроса вы не выделите диаграмму,  VBA  выдаст  сообщение  об  ошибке.  Кроме  того,  данный  макрос  позволяет подписать только один ряд данных.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Более подробно об использовании макросов и среде Visual Basic for  Applications расска-

зывается в главе 31 «Создание макросов».

Результат запуска данного макроса для диапазона А2:А6 показан на рис. 25.12. Видно, что подписи  стали  более  осмысленными,  однако  расположение  некоторых  нельзя  назвать идеальным,   поскольку   они    перекрывают   собой   линии   сетки.   С   почти   полной уверенностью можно сказать, что вам все равно придется вносить некоторые коррективы вручную. Более подробно о форматировании подписей данных рассказывается в разделе

«Форматирование одной подписи данных» текущей главы.

Рис. 25.12. Макрос LabelerXY создал подписи данных, используя содержимое ячеек А2:А6, однако отдельные подписи все равно придется настраивать вручную

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий