Знакомство с рабочей областью Excel – ЧАСТЬ 6

Разумеется,  диалоговое окно  Свойства станет  максимально полезным  только  в   том случае, если вы заполните  все его поля. В принципе, неплохо взять  в привычку  просмотр свойств сохраненных ранее файлов, особенно  когда приходится иметь дело с большим объемом записанной на жесткий диск информации.

Рис. 2.23. Обращайте внимание на свойства каждого файла, прежде чем открывать его

Связывание свойств с ячейками

Excel позволяет связать определенное свойство с именованной ячейкой рабочего листа. В этом случае значение свойства становится равным содержимому ячейки и изменяется при изменении значения в  ячейке. Для  достижения подобного эффекта необходимо, прежде всего, присвоить ячейке название (см. раздел «Присвоение имен ячейкам и  диапазонам» главы 12),  после чего станет доступным флажок Для объекта (Link To Content)  на вкладке Прочие (Custom) диалогового окна Свойства. Если данный флажок установлен, то в  раскрывающемся списке Значения (Value) (при  связывании свойства  с ячейкой название этого списка изменяется на Источник (Source)) выводятся имена, определенные в книге,  как показано на рис. 2.24.

В поле Название (Name) выберите  или создайте имя для определенного свойства. (При установлении связи свойства с ячейкой поле Тип (Туре) становится недоступным.) После задания источника (именованной  ячейки,  с  которой  связывается свойство) нажмите кнопку   Добавить  (Add),  и   новое  свойство появится в    списке диалогового окна Свойства.

Рис. 2.24. Свойства документа можно динамически связать с именованными ячейками

Если  связь  нарушится  (например,  будет   удалена   именованная   ячейка),   в    списке диалогового окна Свойства сохранится последнее значение для этого свойства.

Если имя присвоено диапазону ячеек, значение свойства будет назначено  только одной ячейке, расположенной в верхнем левом углу этого диапазона.

Сохранение рабочей области

С  помощью  команды  Сохранить рабочую область (Save  Workspace)  меню  Файл можно запомнить текущее состояние рабочей среды Excel. При выборе этой команды на экране появляется одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 2.25.

Сохраняя рабочую область, Excel наряду с множеством установок запоминает состояние всех открытых книг. В результате при следующем  запуске программы рабочая область восстанавливается точно в  таком же  виде,  в каком она была в  момент записи. Другими словами,  откроются  все  книги,  которые  были  открыты  на  момент  сохранения файла рабочей области, и окажутся активизированными все применявшиеся  настройки. В число сохраняемых   установок    входит  большинство параметров  вычислений    и     вывода информации на экран, которые задаются в диалоговом окне Параметры меню Сервис. По умолчанию рабочая область сохраняется в  файле Resume.xlw, но вы всегда можете использовать  другое  название  с  тем  же  расширением,  составленное в  соответствии   с правилами именования файлов Excel.

Рис.  2.25.  Команда  Сохранить  рабочую  область  позволяет  записать  текущее  состояние рабочей среды Excel

ПРИМЕЧАНИЕ

Команду Файл ? Сохранить рабочую область не нужно путать с командой Сервис ? Общая рабочая область (Tools ? Shared Workspace); их  действие различно. Последняя является средством,   разработанным   Microsoft   для   облегчения   совместной   работы   нескольких пользователей над одним проектом. За дополнительной информацией по данному

вопросу обращайтесь к главе 19.

-, 5  –

Открытие файлов

Работая в  программе, нужно уметь не только сохранять файлы в  нужном формате, но и открывать их.  Чтобы открыть какой-либо файл Excel,  выберите   в меню Файл команду Открыть (Open) или щелкните на одноименной кнопке панели инструментов Стандартная. В ответ на экране  появится диалоговое  окно Открытие  документа (Open), показанное ранее на рис. 2.14.

Значки с  левой стороны  используются для  навигации    и  работы  с  файлами, списки которых представлены в главной области окна. По умолчанию при первом открытии окна (в  рамках одного сеанса работы с  Excel) в  главной области отображается содержимое папки Мои документы  (My Documents) и  выделен  одноименный ярлык в  левой части, если только не были внесены изменения в поле Рабочий каталог (Default File Location) на вкладке Общие (General)  диалогового окна  Параметры.  Рассмотрим   элементы  окна Открытие документа:

? Если щелкнуть на значке Мои  последние документы (My Recent  Documents), в  основной части окна отобразится в обратном хронологическом порядке список файлов и папок,  недавно   открывавшихся   на  компьютере.  На  самом  деле  здесь  появляется содержимое папки Последние файлы  (Recent), в   которую  автоматически  заносятся ссылки на файлы и  папки, к которым выполнялось обращение через диалоговые окна Открытие документа и Сохранение документа.

? Значок Рабочий стол (Desktop) предоставляет быстрый способ  перехода на самый высокий уровень  иерархии файловой системы компьютера.

? При щелчке на значке Мои документы (My Documents) в  главной  части окна ото-

бражается содержимое папки Мои документы.

? Если щелкнуть на значке Мой компьютер (My Computer), в основной части сведутся  воедино все доступные на компьютере места хранения файлов, включая жесткий диск, дисководы для гибких, компакти DVD-дисков и папки  с совместным доступом.

? Значок Мое сетевое окружение (My Network Places) открывает  доступ к файлам,

хранящимся в локальной сети  или в Интернете.

? Раскрывающийся список Тип файлов (Files Of Type), расположенный в нижней части диалогового  окна  Открытие документа,  определяет,  файлы  какого  типа появятся в главном окне. По умолчанию здесь  выбран вариант Все файлы Microsoft Excel (All Microsoft Excel Files) — файлы с расширениями, начинающимися с двух букв «XL». При желании в списке файлов можно показать как документы определенного формата, так и  все доступные в данной папке (пункт Все файлы (All Files)), выделив нужный вариант  в раскрывающемся списке.

СОВЕТ —

Чтобы одновременно открыть сразу несколько файлов из одной папки,  выделите их на-

звания щелчками мыши, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.

? Кнопка    Представления    (Views)    позволяет   задавать   различные    способы    ото бражения файлов  в    диалоговом окне  Открытие   документа.  Так,  список файлов в    режиме  Таблица  (Details)   предоставляет  более   подробные   сведения о   доку ментах.     Обратите     внимание  на    заголовки   столбцов    этого    списка.   Если щелкнуть  на  любом  из   них, файлы  будут  отсортированы в   соответствии   с  со держимым  столбца.   Например,  щелкнув   на   заголовке  Изменен   (Modified),   вы получите  список,  упорядоченный    по   датам   изменения файлов.   При  желании можно    изменять    ширину    столбцов,   перетаскивая  границы   между    заголовка ми, подобно тому как редактируется ширина столбцов рабочего листа Excel.

?Если  щелкнуть  на  кнопке  Сервис (Tools),  на  экране  появится  меню  (рис.  2.26),

содержащее набор дополнительных команд для выделенных файлов.

СОВЕТ

Щелчок  правой  кнопкой  мыши  на  большинстве  файлов  в  диалоговых  окнах  Открытие документа, Создание документа и Сохранение  документа  выводит на экран контекстное меню с набором команд,  применимых к данному файлу. Например, с помощью команды этого меню можно удалить файл, выделенный в диалоговом окне Открытие документа.

Рис. 2.26. Меню Сервис с набором дополнительных полезных команд

Специальные способы открытия файлов

В  правой нижней части диалогового окна  Открытие  документа  находится кнопка Открыть, рядом с которой расположена маленькая  кнопка со стрелкой, направленной  вниз. Щелкните на  кнопке  со  стрелкой,  и  на  экране  появится  дополнительное меню, изображенное на рис. 2.27.

Рис. 2.27. В результате щелчка на кнопке со стрелкой, расположенной рядом с кнопкой Открыть, на экране появляется меню, позволяющее управлять открытием файлов

?• Открыть для чтения (Open Read-Only). При открытии  файла в  данном режиме разрешается его просмотр и редактирование, но запрещается сохранение файла под тем же именем.

? Открыть как копию (Open As Copy). В этом случае создается  копия выделенного файла, и  к ее названию добавляется слово Копия  (Copy Of)Таким образом, работа ведется с дубликатом, а оригинал остается в неприкосновенности.

? Открыть в обозревателе (Open In Browser). Команда применяется только к HTML-

документам и открывает выделенный файл в используемом по умолчанию браузере.

? Открыть  и  восстановить  (Open  And  Repair). Это  мощное  средство, с  помощью которого можно попытаться открыть  поврежденные файлы. Более подробно команда описывается далее в данной главе,  в разделе «Восстановление поврежденных файлов».

Автоматическое открытие файлов при запуске Excel

Если вы каждый день работаете с одними  й теми же файлами, удобнее  хранить их  в особой  папке  —  XLStart.  В  этом  случае  при каждом   запуске  Excel  все  файлы, находящиеся в данной папке, будут открываться автоматически.

СОВЕТ

Если предстоит продолжительная работа с несколькими книгами, имеет смысл сохранить в палке XLStart и файл рабочей области. Тогда при каждом запуске Excel будут автоматически загружаться все настройки рабочей области. Этому вопросу посвящен раздел «Сохранение рабочей области» данной главы.

Папка  XLStart  создается  автоматически   при установке   Excel  и   располагается   в   одной  из следующих папок:

\Program Files\Microsoft Office\Officell

\Documents and Settings\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Excel

СОВЕТ

Можно создать специальные файлы, определяющие вид и содержимое  открываемых по умолчанию рабочих книг и новых листов, и сохранить их в папке XLStart. Заинтересованные могут  вернуться  к  разделу  «Изменение  свойств  новой  книги  и  рабочего  листа»  данной главы.

Если желательно, чтобы при запуске Excel одновременно открывались файлы из папки,  отличной от  XLStart, следует  определить  альтернативную  папку  запуска  следующим образом:  выберите   в    меню   Сервис  команду   Параметры  и    на  вкладке  Общие открывшегося  диалогового окна введите полный путь к нужной папке в  поле Каталог Автозагрузки (At Startup, Open All Files In), как показано на рис. 2.28.

Это особенно удобно, когда компьютер подключен к локальной сети  и требуется, чтобы при запуске Excel открывались файлы из папки коллективного доступа.

Рис.  2.28.  Указание  папки  автозагрузки  является  одним  из  двух  способов  автоматического открытия документов

Восстановление поврежденных файлов

На рис. 2.27 представлен список дополнительных команд диалогового окна  Открытие документа, среди которых присутствует команда Открыть и восстановить (Open And Repair). Она дает шанс побороться либо за «воскрешение» поврежденного файла, либо, по крайней мере, за извлечение из него данных, если файл восстановлению не подлежит. После того как вы выделите файл и выберете в списке  команду Открыть и восстановить, на экране появится окно, показанное на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Команда Открыть и восстановить дает надежду на восстановление потерянных данных

Сначала выберите  вариант  Восстановить (Repair) и,  если все же не  удастся открыть файл,  вернитесь  назад  и   щелкните на  кнопке  Извлечь  данные  (Extract Data).  Это приведет к отображению нового окна, оно показано на рис. 2.30.

На  данном  этапе  необходимо правильно  оценить ситуацию:  если  вы  полагаете,  что удастся восстановить введенные  формулы, выберите вариант  Восстановить формулы (Recover    Formulas),    в      противном  случае     постарайтесь    сохранить   хотя    бы

значения —  щелкните на  кнопке  Преобразовать в значения (Convert  To Values). Независимо от того, какой вариант был выбран, данные из всех рабочих  листов и таблиц считываются в   том  порядке,  в   каком  они  располагались в   исходном документе.  К сожалению,   процессу    восстановления  не    подлежат    атрибуты   форматирования, построенные диаграммы, другие объекты — только содержимое ячеек, поскольку именно оно является основой для дальнейшей работы с файлом.

Рис. 2.30. После щелчка на кнопке Извлечь данные Excel предлагает  два варианта их восстановления

Стоит заметить, что если повреждения коснулись участка файла, на котором записывались пароли для  работы  с  ним, то  с  большой  долей  вероятности вам   не  удастся  извлечь данные  из защищенного паролем документа, используя команду Открыть и восстановить.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Больше по теме рассказывается в разделе «Восстановление после сбоя» этой главы, о паролях и защите документов можно узнать из раздела «Защита книг» главы 6.

Восстановление за счет изменения источника данных

Существует еще один способ восстановить данные из поврежденной  книги, которые вы считали безвозвратно потерянными. В  целом  принцип   действия   программы  здесь аналогичен выполнению  команды  Открыть  и  восстановить,  но  все же  имеет смысл воспользоваться   этой     возможностью,    если    предыдущие     попытки    не     дали удовлетворительных результатов.

Итак, попробуйте предпринять  следующие  шаги. Сначала откройте две  новые книги. В одной из  них выделите  ячейку А1 и  нажмите клавиши  Ctrl+C, чтобы скопировать  ее значение в  буфер  обмена.  Активизируйте  вторую книгу и  щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А1. В  контекстном меню выберите  команду Специальная вставка (Paste  Special) и  затем нажмите кнопку Вставить связи (Paste Link). После  этого в меню Правка выберите  команду Связи (Links), нажмите кнопку  Изменить (Change Source), найдите на жестком диске поврежденную книгу, выделите ее и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Связи (Links).

Если удача на вашей стороне, данные из ячейки А1 испорченной  книги появятся в ячейке А1 текущей книги  благодаря связи,  установленной с  помощью формулы. Нажмите на клавишу F2  для  активизации   режима   правки и    затем  трижды  нажмите F4  для преобразования абсолютной  ссылки $А$1 в  относительную А1. После этого копируйте формулу на все остальные участки рабочего листа до тех пор, пока все данные листа не будут извлечены. Повторите процедуру для каждого листа поврежденной книги.

Подобный  прием может  оказаться  эффективным даже  при  восстановлении «битых» файлов, защищенных паролем. После щелчка на кнопке Изменить (Change Source) вам будет предложено ввести пароль. Щелкните на кнопке Отменить (Cancel) и посмотрите, что изменится. Успех, разумеется, не гарантирован, но попытаться стоит.

Поиск файлов

Если вы не знаете точного местонахождения конкретного файла, можно воспользоваться  поисковыми средствами, предоставляемыми диалоговым окном Открытие документа. В этом окне щелкните на кнопке Сервис и выберите команду Найти (Search). На экране появится диалоговое окно Поиск файлов (Search), показанное на рис. 2.31.

Рис.  2.31.  Диалоговое  окно  Поиск  файлов  применяется  для  обнаружения  файлов  во  всех локальных ресурсах и используемых совместно

СМОТРИ ТАКЖЕ

Совместное  использование  файлов  подробно  рассматривается  в  разделе  «Совместное использование книг в сети» главы 19.

Чтобы  начать  поиск, достаточно  ввести  какое-либо слово в   большое  поле,  а  затем щелкнуть   на   кнопке   Найти   (Search).   Однако   мы    настоятельно   рекомендуем,

используя раскрывающиеся   списки Область поиска (Search In) и  Типы  файлов результатов  (Results  Should  Be)  раздела  Другие  параметры  поиска  (Other Search Options), максимально сужать область поиска. В противном случае — на основании какого-либо одного  критерия — поиск по всему жесткому диску компьютера может занять довольно  много   времени. Список файлов,   удовлетворяющих   заданному   критерию,  появится  в нижней  части диалогового окна. Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните на имени файла, чтобы закрыть окно Поиск (Search). Название найденного документа будет скопировано в поле Имя файла (File Name) диалогового окна Открытие документа.

Чтобы  добавить новые критерии    и  тем  самым  еще  больше  сузить  область  поиска, щелкните на  вкладке Расширенный  (Advanced)  диалогового  окна  Поиск  (Search). Используя  раскрывающиеся списки   раздела  Искать  (Search  For),  размещенные  в верхней части диалогового окна, создавайте по одному условию за один раз и добавляйте столько  дополнительных критериев  поиска, сколько  посчитаете нужным.  Определив Свойство (Property), Условие (Condition) и  Значение  (Value), щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить  критерий  в  расположенный чуть ниже список. При желании можно  указать  любое   количество критериев   поиска.  Ниже  представлено  описание элементов управления вкладки расширенного поиска.

?В   раскрывающемся списке Свойство  (Property)  перечислена   большая  часть  дос тупных свойств.

СМОТРИ ТАКЖЕ –

Подробнее о диалоговом окне Свойства рассказывалось в разделе «Внесение сводной информации о книгах» данной главы.

?Содержимое   списка  Условие   (Condition)   меняется   в   зависимости   от   пункта, выбранного в   списке Свойство. Например, если  задано  свойство Дата  создания (Creation Date ), то среди условий  будут такие, как не ранее (On Or After), сегодня (Today), в прошлом месяце (Last Month) и т. д.

?Поле  Значение (Value) предназначено для ввода  конкретного  значения, имеющего смысл при заданном условии  поиска. Например,  если в  качестве свойства выбрана Дата создания, то в поле Значение может стоять конкретная дата.

?Кнопки  И (And) и  ИЛИ (Or) используются для того, чтобы указать,  как расценивать очередное условие  при успехе поиска:  «в  дополнение»  (оба объединяемых условия должны быть соблюдены) или  же «вместо»  предыдущего (то есть наравне с ним — достаточно  успеха  по  одному  критерию) соответственно.   Некоторые  типы свойств допускают  только  один логический  оператор  И.  Так,  если попытаться  создать  с помощью  кнопки И еще  одно  условие  Тип файлов,  Excel сообщит,  что  в  списке  условий уже указан один тип файлов,  и предложит заменить И логическим оператором ИЛИ.

?Чтобы  удалить  любой выделенный критерий  поиска, щелкните на  кнопке Удалить (Remove). Если требуется очистить  весь лист условий  поиска, щелкните на кнопке Удалить все (Remove All).

?   "Чтобы начать поиск, нажмите кнопку Найти (Search). Если вы  хотите, сохра нив условия, удалить результаты, щелкните на кнопке Восстановить (Restore).

? Обнаружив искомый файл, нажмите кнопку ОК, и  его название появится в  поле Имя файла в диалоговом окне Открытие документа.

? Последний критерий, по которому производился поиск файлов, запоминается вплоть до следующего открытия диалогового окна Поиск (Search).

СОВЕТ -—

Чтобы заполнение свойств файла вошло в привычку, можно включить  режим автоматического отображения диалогового окна Свойства еще  при  первом сохранении файла. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры и затем на вкладке Общие установите флажок Предлагать заполнение свойств файла (Prompt For Workbook Properties).

ПРИМЕЧАНИЕ  

Возможности  Excel  можно  расширить  за  счет  дополнительных   небольших  программ, встраивающихся в основное приложение и запускающихся из его среды. Такие программы называются  надстройками,  или  подключаемыми  модулями  (add-ins),  и  устанавливаются отдельно.

Одна   из   надстроек,   Spreadsheet   Assistant   (Помощник   по   работе   с    электронными таблицами)1, предоставляет множество полезных, позволяющих сэкономить время средств. После установки Spreadsheet Assistant в строке меню появляется новый пункт — Assistants (Помощь), в котором есть подменю File Assistants (Помощь по работе с файлами).  Содер-

жащиеся в нем команды помогают выполнять как довольно необычные,  так и рутинные задачи,   наподобие   сохранения   нескольких   файлов,    перемещения,   переименования, удаления и экспорта файлов, создания  резервных копий и снятия «экранных снимков» с диапазонов ячеек или диаграмм для использования в других программах, например Microsoft PowerPoint.  Чтобы  открыть  представленное  ниже  диалоговое  окно,   выберите  команду Assistants ? File Assistants ? Create A Picture File (Помощь ? Помощь по работе с файлами

? Создать картинку).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий