Создание и ведение списков – ЧАСТЬ 7

Если вам знакомы системы кодировки символов ANSI и Unicode, используемые Windows, вы  можете  ожидать, что  при учете  регистра  Excel  будет  помещать  все  значения с прописными буквами  перед всеми  значениями  из строчных букв. (В таблице символов, например, латинские прописные буквы соответствуют диапазону десятичных кодов от 65 до 90,  а  строчные — диапазону от 97 до 122.) Но при  установке флажка  Учитывать регистр программа располагает строчной вариант перед  прописным вариантом того же самого  слова.  Так,  предположим, что   диапазон A1:D1  содержит четыре  текстовых значения:

Ель, ель, Сосна, сосна

После выполнения стандартной (без учета регистра) сортировки по возрастанию порядок этих четырех ячеек не изменится, поскольку е  находится в таблице перед с и  Excel не обращает  внимания  на  регистр  букв.  Если повторить сортировку, но  уже  с  учетом регистра, эти значения расположатся в следующей последовательности:

ель, Ель, сосна, Сосна

Excel теперь считает, что е меньше Е и с меньше С. При традиционной сортировке ANSI вы получили бы последовательность, в которой все прописные буквы предшествуют всем строчным:

Ель, Сосна, ель, сосна

Изменение порядка сортировки по умолчанию

Так как сортировка без учета регистра выполняется быстрее, она действует по умолчанию. Если вам не приходится упорядочивать  списки гигантских размеров, вы не почувствуете различия  в скорости. В некоторых случаях  вы можете захотеть изменить  стандартный порядок сортировки.  Но,  поскольку  ее параметры строго индивидуальны  для каждого рабочего   листа, вам  не  удастся  изменить поведение Excel  по  умолчанию   простой установкой   флажка   Учитывать   регистр.   Чтобы   при    сортировке  по   умолчанию учитывался регистр букв, сделайте следующее:

? На каждом листе новой книги  введите любые данные в две  смежные  ячейки. (Это необходимо  сделать,   иначе  Excel   не   позволит   вам   открыть   диалоговое  окно Сортировка диапазона, пока вы не выделите исходные данные.)

? На каждом листе выберите команду Сортировка в меню Данные, затем щелкните на кнопке Параметры и  установите флажок  Учитывать  регистр. Нажмите кнопку ОК два раза, чтобы выполнить сортировку.

? Удалите данные на каждом листе.

? Сохраните книгу как шаблон с именем Книга (Book) в вашей папке XLStart.

Фильтрация списка

Отфильтровать список —  значит скрыть  все  строки за  исключением   тех,  которые удовлетворяют заданным условиям  отбора. Excel  предоставляет для этого две команды: Автофильтр  (AutoFilter)   для   простых   условий   отбора   и    Расширенный  фильтр (Advanced Filter) для более сложных критериев. Вы можете также использовать команду Расширенный фильтр для извлечения подмножества данных из списка  и помещения их в другое место в книге.

Автофильтр

Перед  обращением к  команде  Автофильтр выделите любую  ячейку  в  списке. Затем выберите эту команду в подменю Фильтр (Filter) меню Данные (Data). Excel отобразит кнопки со стрелками (кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок на  кнопке  автофильтра   раскрывает  список уникальных  значений  в  этом  столбце, предлагая использовать их для задания условий отбора строк.

СОВЕТ

Чаще всего фильтрация производится по значениям только одного или двух столбцов. Если вы  выделите  в  списке единственную ячейку и  выберете  команду  Данные  ? Фильтр  ? Автофильтр,  Excel  отобразит  кнопки  автофильтра  в  каждом  столбце,  не  меняя  ширину столбца, а только за счет ущемления заголовков столбцов. Чтобы отобразить кнопки только для определенных столбцов, выделите их заголовки (все столбцы должны быть смежными) и примените команду Автофильтр.

Рассмотрим пример. Предположим, что из списка  сотрудников, представленного ранее на рис. 28.1, нас в данный момент почему-то интересуют только особы женского пола. Для отбора нужных строк мы выбрали команду Данные ? Фильтр ? Автофильтр и затем

—  значение Ж в раскрывающемся списке рядом с заголовком Пол. Результат представлен на рис. 28.20.

Рис.  28.20.  Мы  использовали  команду  Автофильтр  для  отображения  только  тех  строк,  в которых столбец Пол содержит значение Ж

Обратите внимание на номера выведенных строк. Excel скрывает все строки, которые не удовлетворяют  условиям  отбора.  Кроме  того,  номера  отфильтрованных строк  имеют контрастный  цвет  и   сопровождены  сообщениями  в  строке  состояния, напоминая тем самым, что вы отфильтровали список.

СОВЕТ

Диапазону,  к  которому  применена  команда  Автофильтр  или  Расширенный  фильтр,  присваивается имя _FilterDatabase1. (Это имя не  отображается в списке имен, присвоенных диапазонам. Тем не менее оно существует, и вы вправе его использовать!) Вы можете снова выделить  весь  список, нажав кнопку F5 и набрав имя _filterdatabase в диалоговом  окне

Переход (Go To).

Применение автофильтра к нескольким столбцам

Автофильтр можно  применить к  любому  количеству столбцов.  Для   этого  сначала отфильтруйте список по  одному  столбцу,  затем  полученный  список отфильтруйте по другому столбцу и т. д. Каждая новая фильтрация постепенно «очищает» список, так что результат содержит  только строки, удовлетворяющие всем критериям.  Увидеть строки, удовлетворяющие конкретному критерию, позволяет команда Расширенный фильтр.

Отбор наибольших или наименьших элементов списка

Одно из полезных применений автофильтра — выявление заданного числа (или заданного процента) экстремальных (наибольших или наименьших) элементов

Рис. 28.22. Диалоговое окно Пользовательский  автофильтр позволяет задавать достаточно сложные условия отбора

Поиск текстовых значений в заданном алфавитном интервале

С  помощью  пользовательского автофильтра легко  найти все текстовые   значения в столбце, которые попадают в  конкретный алфавитный  диапазон. Для этого надо задать два условия  отбора,  соединенные  логическим  оператором  И (And).  Например, чтобы найти всех  сотрудников, чьи фамилии начинаются  с букв В или  Г, вы должны открыть окно Пользовательский автофильтр для столбца Фамилия и  определить следующие условия отбора: больше или равно В и меньше Д.

Символы подстановки в пользовательском автофильтре

Как видно  из надписи  в нижней части диалогового окна Пользовательский автофильтр на рис. 28.22, при задании условий отбора допускается использование двух символов маски:

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий