Создание и ведение списков – ЧАСТЬ 4

9.   В поле Формула после =[Кв 1] введите +.

10.  В списке Добавить столбец щелкните дважды на элементе Кв 2.

11.  Продолжайте в этой манере, пока не создадите полностью формулу,  показанную на рис. 28.9, и затем нажмите кнопку ОК.

Рис. 28.9. Вы можете создать вычисляемый столбец в списке SharePoint с помощью простых арифметических операций

12.   Вернитесь в Excel, нажмите кнопку Синхронизировать список  (Synchronize List With SharePoint) на панели инструментов Список.

Связанный список в Excel теперь должен обновиться вычисляемым  полем, созданным средствами SharePoint (рис. 28.10), а итоговые цифры можно обновлять по мере того, как члены группы будут пополнять своими данными общий список.

Рис.  28.10.  При  синхронизации  вычисляемый  столбец,   созданный   в  SharePoint, производит  сопоставимые  формулы  в   Excel,  позволяющие  правильно  обновлять связанный список по мере добавления данных в общую копию

Работа со списками SharePoint

Если  вашей   организации,    отделу,   рабочей   группе   или    другому    подразделению предоставлен  в  распоряжение узел  SharePoint,  на  нем   могут  находиться списки, с которыми вы лично хотели бы работать в Excel. Здесь препятствий нет и есть даже выбор из  двух  способов.  Первый  —  открыть  такой  список в  браузере  и   выбрать  команду экспорта в  электронную таблицу прямо на веб-странице. Другой путь более  длинный: находясь   в   Excel,  выберите  команду   Данные  ?   Импорт   внешних  данных  ? Импортировать данные (Data ? Import External Data ? Import Data). Если ссылка на нужный список не появится в диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source),  нажмите кнопку  Создать  (New  Source),  выберите Службы  извлечения данных  (Other  Service  Provider),  выберите Списки  Microsoft  SharePoint  Services (Microsoft SharePoint List Data Service Provider), укажите URL вашего узла SharePoint, затем  выберите нужный  список. Последний метод  позволяет  создать  запрос  к  списку SharePoint   и   импортировать только   те   строки,  которые   удовлетворяют   заданным условиям.

Отображение строки итогов

Если вы выберете команду Данные ? Список ? Строка итогов (Data ? List ? Total Row) или нажмете кнопку Переключить строку итогов (Toggle Total Row) на панели инструментов Список  (List),  Excel вставит дополнительную строку  в  конце  списка и отобразит  общие итоги  под самым правым числовым столбцом. Первоначально  итоги подсчитываются только для одного столбца, но если вы выделите нижнюю ячейку любого столбца, появится раскрывающийся список, позволяющий  назначить итоговую функцию для этого столбца, например Сумма (Sum), Среднее (Average) и т. д.

Поскольку команда Строка итогов является переключателем, повторное ее выполнение скрывает строку итогов.

При  вычислении результирующих  значений  используется  функция    ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL) с аргументом номер_фуищии в диапазоне от 101 до 111. Учтите,  что   из    исходного   диапазона  исключаются  все   скрытые   строки  —   как автофильтром,  так и  вручную. Это означает, что при применении команды Данные ?

Список ? Строка итогов вы  видите  значения, полученные  только  из  содержимого строк, отображенных в списке в текущий момент.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Дополнительную информацию см. в разделе «Функция  ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» дан-

ной главы.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с аргументом номер_функции в диапазоне от 101 до 111 работает некорректно в предыдущих версиях Excel. Так, если вы откроете объект-список с итогами в Excel 2002, формулы с этой функцией будут первоначально отображать самые последние вычисленные значения. Но, если вы пересчитаете любую часть листа, все они возвратят ошибку «ЗНАЧЕНИЕ (#VALUE). К сожалению, функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ  нельзя  редактировать  в  объектах-списках.  Если  вам  необходимо  открыть  ваш список  в  более  ранней  версии  Excel,  преобразуйте  объект-список  в  обычный  список  с помощью команды Данные ? Список ? Преобразовать в диапазон (Data ? List ? Convert То Range) и затем подведите итоги, используя обыкновенные статистические функции.

Изменение размеров списка

Существует  два  способа  изменения размеров  объекта  списка: при  помощи маркера, расположенного  в  нижнем правом  углу  диапазона  списка, или  команды  Данные  ? Список ? Изменить размер списка (Data ? List ? Resize List). (Маркер изменения размеров можно перетаскивать горизонтально или вертикально, но не по диагонали. Если вам нужно изменить ширину и  высоту списка, вы должны перетащить  маркер дважды.) Учтите также, что в связанном списке разрешается  добавлять и  удалять только строки. Изменить количество столбцов вы вправе средствами SharePoint, но только не в Excel.

Вставка и удаление строк и столбцов

Если в объекте списка выделена какая-либо часть, Excel отключает  обычные команды листа для удаления строк, столбцов и ячеек, чтобы предотвратить случайное повреждение списка. Например, если вы выделите строку списка и выберете команду Удалить (Delete) в  меню  Правка  (Edit)  (или   нажмете  клавиши Ctrl+-),  раздастся  звуковой  сигнал и никакого удаления не произойдет. Чтобы удалить строку, выделите любую ячейку на этой строке и воспользуйтесь командой Удалить строку (Delete Row) меню Правка.

В списке, не связанном с SharePoint, можно удалить столбец, щелкнув на его заголовке и выбрав команду Удалить столбец (Delete Column) в меню Правка. В связанном списке удаление столбцов в Excel запрещено, поскольку такое изменение неизбежно повлекло бы реструктуризацию списка SharePoint. (По этой же причине нельзя переименовать столбец в связанном списке.) Чтобы удалить столбец, сначала откройте список на странице узла SharePoint, щелкните на команде Изменить настройки и столбцы (Modify Settings And Columns), выберите имя столбца и нажмите кнопку Удалить (Delete).

Для вставки строки выделите ячейку в списке и выберите команду Строки (Rows) в меню Вставка  (Insert).  Чтобы  вставить столбец  в  несвязанный  список, выделите ячейку  в списке и   выберите команду  Столбцы  (Columns)  в  меню  Вставка.  Чтобы  вставить

столбец в связанный список, сначала откройте список SharePoint и щелкните на команде Изменить  настройки и    столбцы.   Затем   в   разделе   Столбцы  (Columns)  страницы Настройка (Customize) щелкните на ссылке Добавить столбец (Add A New Column).

Проверка вводимых значений

В обыкновенных списках и  объектах-списках, не связанных с SharePoint,  можно задать условия  проверки данных,  выбрав  команду  Проверка  (Validation)  в  меню  Данные (Data). А именно допустимый тип данных  (например, целые числа, даты или  значения времени),  а   также   диапазон   допустимых  значений.  Также   можно   задать   список разрешенных значений (скажем, названий отделов) и составить при помощи Excel из них раскрывающийся список для удобства пользователей.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для связанных списков правила проверки данных не работают,  поскольку  SharePoint не поддерживает  правила  Excel,  а  предлагает  свои.  Чтобы  ими  воспользоваться,  откройте связанный список в  браузере  и щелкните на ссылке Изменить строки и столбцы (Modify Settings And Columns). На странице Настройка (Customize) щелкните на имени подлежащего проверке столбца. Затем введите нужное условие в  разделе Дополнительные параметры столбца (Optional Settings For Column) следующей загруженной страницы.

Правила  проверки  бывают   обязательными  к   выполнению  или    только   предостерегающими. Если правило обязательное, Excel откажется принять введенное значение, не удовлетворяющее  установленным  вами  стандартам.  Если правило создано  лишь для уведомления, откроется  диалоговое окно (с сообщением по умолчанию или  заданным вами текстом), предназначенное для повторного ввода значения в ячейку.

При создании  контролирующего правила для  ячейки или  диапазона вы  вправе  также задать подсказку, появляющуюся при активизации  проверяемой ячейки. Так, это может быть фраза «Введите целое число от  1  до 10». Команда Проверка меню Данные.такую подсказку позволяет  задать даже без соответствующего правила. Эта команда удобна, если вы хотите только выводить сообщение-инструкцию, не накладывая ограничений на вводимые данные.

Чтобы  установить   критерий проверки, выделите диапазон ячеек  и   затем   выберите команду  Проверка  в  меню  Данные.  (Механизм   автоматического распространения форматов и  формул сам не  распространяется на параметры проверки данных, поэтому необходимо   выделить  все   строки,  которые   вы   собираетесь  заполнять   данными.) Откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений, показанное на рис. 28.11.

ВНИМАНИЕ

Даже если для ячейки установлено правило проверки, Excel не применяет его в следующих случаях: данные вставлены в ячейку из буфера  обмена,  данные занесены в ячейку при помощи  маркера  заполнения,   данные  скопированы  или  перемещены  в  ячейку  путем перетаскивания.  (Если вы копируете ячейку в предыдущую строку при  помощи сочетания клавиш Ctrl+Shift+’ или Ctrl+’, Excel тем не менее  выполнит диагностику.) Программа не только примет новое значение, но и заменит существующее правило проверки этой ячейки другим,  назначенным  исходной  ячейке  (обычно  «пустым»).  Иначе  говоря,  «защита  от дурака» в этих случаях не работает.

Рис.  28.11.  Правила  проверки  позволяют  предотвратить  ввод  в  список заведомо ошибочных данных

Задание типа данных и допустимых значений

Для того чтобы специфицировать допустимый  тип данных, откройте список Тип данных (Allow)  на  вкладке  Параметры  (Settings)  диалогового   окна  Проверка  вводимых значений. Здесь вашему выбору  предоставляются следующие типы: Любое значение (Any Value), Целое число (Whole Number), Действительное (Decimal), Список (List), Дата  (Date),  Время  (Time),  Длина  текста  (Text  Length)  и   Другой  (Custom).  По результату  выбора  Excel  изменит диалоговое окно  так,  чтобы  дать  вам  ввести дополнительную информацию согласно  типу.   Например, для  Целого  числа требуется указать еще минимальное и максимальное разрешенные значения.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий