Сохранение форматирования в шаблонах – ЧАСТЬ 2

Закрыв диалоговое окно Параметры, можно продолжить поиск ошибок  до полного их устранения. В конце концов на экране появляется окно с сообщением о том, что проверка ошибок  на  данном  листе  завершена.  Щелкните  на  кнопке  OК,  чтобы  закрыть  и  окно сообщения, и диалоговое окно Контроль ошибок.

Рис. 9.10. В диалоговом окне Параметры выполняется настройка правил поиска ошибок на листе

Вычисление и проверка формул

Иногда  бывает  трудно  понять,  как  работает  сложная  вложенная  формула.  Вложенной

называется формула, аргументы которой вычисляются раздельно. Например, в формуле

=ИНДЕКС(Альпаки!$А$2:$и$43;’Справка о животном’!$В$5;5)

ссылка ‘Справка о животном’!$В$5 указывает ячейку, содержащую  число. Чтобы было проще понять, о чем идет речь, заменим эту ссылку  просто числом, например цифрой 7. Тогда пример перепишется в следующем виде:

=ИНДЕКС(Альпаки!$А$2:$U$43;7;5)

Диалоговое окно Вычисление формулы (Evaluate Formula) позволяет  упростить проверку сложных формул. Оно появляется на экране, если выбрать в подменю Зависимости формул команду Вычислить формулу (Evaluate Formula). Так, на рис. 9.11 показано это диалоговое окно в действии.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Подробнее о формулах и их аргументах рассказывается в главе 12, «Создание формул».

Щелкните  на  кнопке  Вычислить (Evaluate),  чтобы  заменить  аргумент  его  значением. Причем  команду  Вычислить  можно  использовать   столько  раз,  сколько  вложенных вычисляемых   аргументов   содержится   в   формуле.   Так,   если   щелкнуть   на   кнопке Вычислить в примере на рис. 9.11, в окне Вычисление (Evaluation)

вышеупомянутая  ссылка  с  рабочего  листа  Информация о животном  будет  заменена значением, записанным в данной ячейке. Повторное нажатие кнопки Вычислить приводит к выводу итогового результата расчета по формуле, в данном случае это текст Suri Alpaca (рис. 9.12).

Рис. 9.11. Чтобы проверить аргументы вложенных формул и вычислить их пошагово,

воспользуйтесь диалоговым окном Вычисление формулы

Рис. 9.12. Нажимая кнопку Вычислить, вы переходите к следующему вложенному аргументу выбранной формулы

Вместе с выдачей результата кнопка Вычислить заменяется кнопкой  Заново (Restart). Это  дает  возможность  еще  раз  пройти  через  всю  процедуру  пошагового  вычисления значений аргументов сложной  формулы. Чтобы расчет всех аргументов производился по отдельности, щелкните на кнопке Шаг с заходом (Step In). Тогда вы более четко увидите

структуру формулы. В нашем примере вычисляемый аргумент равен  константе, то есть дальнейший расчет не требуется. Если бы на этом  шаге  мы получили ссылку на ячейку, содержащую  еще  одну  формулу,   она  появилась  бы  в  диалоговом  окне  Вычисление формулы, как в примере на рис. 9.13. Закончив расчет формулы, нажмите кнопку Шаг с выходом (Step Out), чтобы заменить аргумент его значением.

Рис. 9.13. Кнопки Шаг с заходом и Шаг с выходом позволяют производить расчет всех вычисляемых аргументов по отдельности

Трассировка формул

Случается,  что  необходимо  отслеживать  состояние  формулы  и   получаемый  по  ней результат  при  редактировании  других  частей  текущего  листа  или  даже  при  работе  с другими  книгами.  Вместо  того  чтобы  при  каждом  изменении  данных  возвращаться  к формуле и  смотреть, что произошло с ее аргументами, удобнее воспользоваться  Окном контрольного   значения   (Watch   Window),    позволяющим    просматривать    любую расположенную вне поле зрения ячейку на любом открытом листе.

Для этого выделите ячейку с формулой и выберите команду Сервис  ? Зависимости формул ? Показать окно контрольного  значения  (Tools ? Show Watch ? Show Watch Window). В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить контрольное значение (Add Watch), чтобы открыть окно, показанное на рис. 9.14 внизу слева.

Выбор отслеживаемой ячейки допускается как до, так и после открытия диалогового окна Добавление контрольного значения. Это окно можно присоединить к одному из краев рабочей области экрана, как показано на рис. 9.15. В таком случае с ним обращаются как с обычной  панелью  инструментов,  то  есть  разрешается  изменение  его  размеров  путем перетаскивания   границ   или   отсоединение   от   края   окна   книги   также   посредством перетаскивания.

СОВЕТ

Чтобы увеличить размер окна контрольного значения для просмотра  большего количества ячеек с формулами, потяните верхнюю границу окна вверх.

Рис. 9.14. Чтобы всегда иметь перед глазами содержащуюся в ячейке формулу, выделите эту ячейку и нажмите кнопку Добавить контрольное значение

Рис. 9.15. В окне контрольного значения отображается текущая информация о просматриваемой формуле

Пока книга открыта, вы вправе как добавлять ячейки для просмотра из окна контрольного значения, так и удалять их из него с помощью кнопок Добавить контрольное значение и Удалить  контрольное  значение  (Delete  Watch).  Чтобы  закрыть  окно  наблюдения, выберите   в   подменю   Зависимости  формул   команду   Скрыть  окно   контрольного значения (Hide Watch Window) или щелкните на кнопке  в правом верхнем углу окна. После закрытия окна все просматриваемые ячейки автоматически удаляются из списка.

Зависимости между ячейками

Возможно, вам знакома следующая ситуация: вы смотрите на очень большой рабочий лист, содержащий огромное количество информации, и не понимаете, как формируются на нем данные, то есть как связаны между собой формулы в одних ячейках с величинами в других. В этом случае вам,  несомненно, помогли бы средства Excel, позволяющие отслеживать зависимости между ячейками, формируемые ссылками. Их также можно  применять для поиска случайных ошибок, к сожалению неминуемых.

На панели инструментов Зависимости (Formula Auditing),  изображенной  выше на рис. 9.8,  находятся  шесть  кнопок,  предназначенные  для  отслеживания  ссылок:  Влияющие ячейки (Trace Precedents), Убрать стрелки к влияющим ячейкам (Remove Precedent Arrows),  Зависимые  ячейки  (Trace  Dependents),  Убрать  стрелки   к   зависимым ячейкам (Remove Dependent Arrows), Убрать все  стрелки (Remove All Arrows) и Источник  ошибки  (Trace  Error).   Вызывается  данная  панель  командой  Сервис  ? Зависимости формул.

Влияющие и зависимые ячейки

Означенные в заголовке раздела термины будут встречаться в этом разделе довольно часто. Они указывают на вид связи ячеек, содержащих  формулы,  с другими ячейками. Давайте кратко разберем эти понятия:

? влияющие ячейки — это ячейки, чьи значения используются в  формуле, записанной в выделенной ячейке. Ячейка, содержимое  которой оказывает эффект на другие, может хранить как формулу, так и константу;

? зависимые  ячейки  —  такие,  в  которых  используется  значение  выделенной  ячейки.

Ячейка, подверженная влиянию других, всегда содержит формулу.

Например, если формула

=СУММА(А1:А5)

находится в ячейке А6, то мы говорим, что на ячейку А6 влияет диапазон А1:А5, но у нее нет  зависимых  ячеек.  В  то  же  время  ячейка  А1 имеет  зависимую  ячейку  А6,  а  сама полностью автономна. Ячейка в состоянии быть одновременно и влияющей, и зависимой, если в ней находится формула, на которую направлена ссылка из другой формулы.

Отслеживание зависимых ячеек

На листе, представленном на рис. 9.16, мы выделили ячейку В2, в  которой содержится значение ставки почасовой оплаты. Чтобы выяснить, в каких ячейках

используется это значение, достаточно щелкнуть на кнопке Зависимые  ячейки (Trace Dependents)  панели  инструментов  Зависимости.   Несмотря  на  элементарность  приведенного примера, он дает наглядное представление о том, как отслеживание зависимых ячеек может пригодиться при работе с большими и сложными листами.

Рис. 9.16. При отслеживании зависимых ячеек стрелки указывают на формулы, в которых есть ссылка на выделенную ячейку

Стрелки указывают, что на ячейку В2 непосредственно ссылаются формулы в ячейках С5, С6, С7 и С8. Кружок, появившийся в ячейке В2,  обозначает, что она имеет зависимые ячейки. Если щелкнуть еще раз на  кнопке Зависимые ячейки, появится дополнительная группа   стрелок,   представляющая   следующий   уровень   подчиненности   —   косвенно зависимые ячейки. Этот случай демонстрирует рис. 9.17.

Рис. 9.17. При втором щелчке на кнопке Зависимые ячейки возникают новые стрелки,

представляющие следующий уровень зависимых формул

Чтобы отменить последнюю операцию, нажмите кнопку Убрать стрелки  к зависимым ячейкам (Remove Dependent Arrows) (она находится непосредственно справа от кнопки Зависимые ячейки). Каждый щелчок на ней убирает стрелки одного уровня.

Стрелки зависимостей можно использовать для перемещения по листу, что бывает удобно при работе с большими и сложными документами. Например, если на листе, изображенном на рис. 9.17, дважды щелкнуть на стрелке, ведущей от активной в данный момент ячейки В2 к ячейке С8, активной станет ячейка С8. (Когда указатель мыши попадает на стрелку зависимости, он принимает форму стрелки.) Теперь, если дважды  щелкнуть на стрелке, соединяющей ячейки С8 и Е8, выделится вторая из  них. Повторный двойной щелчок на этой  же  стрелке  вновь  приведет  к  выделению  ячейки  С8.  Если  стрелка  зависимости выходит за пределы наблюдаемой части рабочего листа, двойной щелчок на ней влечет за собой сдвиг окна таким образом, чтобы ячейка, в которую упирается стрелка, была видна на экране. Так можно обойти всю цепочку влияющих и зависимых ячеек.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий