Совместное использование книг в сети

Вообще  говоря,  совместная  работа  с  файлами  Excel  в  сети  не  являлась  чем-то  запрещенным  во  всех  версиях  Excel.  Вам   следовало   только  избегать  параллельного открытия  одного  файла   несколькими  людьми.  Последние  версии  Office  разрешают одновременно работать над одной и той же рабочей книгой двум или более сотрудникам при помощи команды Доступ к книге (Share Workbook).

После того как вы установите флажок Разрешить изменять файл  нескольким пользователям одновременно (Allow Changes By  More  Than One User At The Same Time), показанный на рис. 19.3, и нажмете кнопку OK, Excel попросит вас подтвердить свое решение и затем сохранит рабочую книгу. Это необходимое условие — перед тем как другой  пользователь  сможет  открыть  данную  книгу,  она  должна  быть  сохранена  как общая.  В  результате  в  строке  заголовка  книги  появится  заключенное  в  скобки  слово ([Общий] ([Shared]), которое будет отображаться каждый раз при открытии книги, пока активен режим совместного доступа к ней.

Рис. 19.3. Установите флажок, чтобы сделать рабочую книгу общей

СОВЕТ  

Чтобы  изменить  имя,  которое  будет  видеть  в  диалоговом  окне  Управление  доступом  к файлу  другой  пользователь,  когда  вы  работаете  с  общим  файлом,  выберите  команду Параметры  (Options)  в  меню  Сервис,  щелкните  на  вкладке  Общие  (General)  и  введите нужные изменения в поле Имя пользователя (User Name).

Конечно,  при  работе  нескольких  человек  одновременно  с  одним  и  тем  же  файлом существует  определенный  риск.  Конфликты  вероятны,   если  несколько  сотрудников попытаются  сделать  что-либо,  затрагивающее  одни  и  те  же  ячейки.  При  сохранении ваших   изменений   .Excel  не  только  фиксирует  выполненные  вами   изменения,   но  и обновляет   книгу,   если   другие   пользователи   уже   произвели   сохранение   раньше. Диалоговое  окно  проинформирует  вас,  что  все  изменения  были  объединены.  Ячейки, содержимое  которых  скорректировано  не  вами,  будут  обведены  цветной  границей,  а специальный комментарий к ячейке пояснит, кто и когда осуществил  изменения. При наведении  указателя  мыши  на  ячейку  эта  информация  отображается  в  выноске,  как показано  на  рис.  19.4.  Обратите  внимание,  что  треугольный  индикатор  комментария появляется  в   верхнем  левом  углу  ячейки,  а  не  в  верхнем  правом,  как  в  случае стандартного примечания.

Рис. 19.4. Ячейки, измененные другими пользователями в общей рабочей книге,

отображаются в рамке и содержат комментарий

ПРИМЕЧАНИЕ

За выделение  ячеек и показ  комментариев отвечает флажок  Отслеживать исправления (Track  Changes  While  Editing)  в  диалоговом  окне,  открываемом  командой  Выделить  исправления (Highlight Changes) подменю Исправления (Track Changes) меню Сервис. Данный режим   по   умолчанию   активен,   но,   если   вы   хотите   отслеживать   и   впоследствии просматривать изменения, проверьте установку этого  флажка перед первым сохранением книги в режиме совместного доступа.

Сохраняя общую книгу, Excel проверяет наличие конфликтов и определяет, требуется ли их арбитраж. Как правило, затем появляется  окно с информацией о том, что сделанная другими  пользователями  правка  учтена  в  книге.  Однако  если  одна  и  та  же  ячейка подверглась изменению с нескольких сторон, для разрешения конфликта Excel открывает диалоговое окно Возник конфликт доступа (Resolve Conflicts), изображенное на рис. 19.5.

ПРИМЕЧАНИЕ

При создании многопользовательской книги установите определенные  правила работы и проектируйте книгу с максимальными требованиями к  безопасности. Например, каждому рецензенту  можно  отвести  отдельный  именованный  лист,  содержимое  которого  будет контролироваться   именно  им.  Затем  вы  вправе  создать  еще  один  лист,  где  будут собираться все необходимые данные из персональных листов, представленные в заданном формате.  Подробно  эта  тема  рассмотрена  в  разделе  «Объединение  данных  с  разных листов» главы 9.

Рис. 19.5. Если несколько пользователей изменяют одни и те же ячейки, на последнем лежит ответственность за то, чьим изменениям отдать приоритет

Для  каждого  конфликта  диалоговое  окно  Возник  конфликт   доступа   отображает затронутые  им  ячейки  и  предлагает  решить,  какие  изменения  будут  иметь  силу  в конечном счете. Вы вправе уделить внимание каждому противоречию в отдельности или воспользоваться кнопками в нижней части диалогового окна, чтобы  либо принять все свои изменения, либо утвердить все, что имеет отношение к другим пользователям.

Заметьте, что конфликты могут возникать только между последним  зафиксированным состоянием   и   той   версией,   которую   вы   пытаетесь   сохранить.   Если   более   двух пользователей изменили одни и те же ячейки, каждый из них должен будет решить, кому на  данный  момент  следует  отдать  преимущество.  Тем  не  менее  позднее  вы  вправе просмотреть все конфликты по отдельности и вынести соответствующие вердикты.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Дополнительная информация приведена в разделе «Просмотр изменений».

Ограничения при работе с общей книгой

При совместной работе над книгой вы несколько стеснены в своих  действиях. Общие рабочие книги можно редактировать только в версиях Excel 97 и старше. Ранние версии, такие    как    Microsoft    Excel    7    (Windows    95),    не    поддерживают    коллективное редактирование.

Когда к рабочей книге открыт совместный доступ, вам позволено вводить текст и числа, изменять форматирование ячеек, исправлять формулы, а  также копировать, вставлять и перемещать данные.с помощью мыши.  Вместе с тем вы можете вставлять столбцы и строки, но не блоки ячеек. Нельзя объединять ячейки, добавлять диаграммы или другие объекты, создавать гиперссылки, устанавливать пароли, вставлять промежуточные итоги, структурировать  рабочие  листы,  создавать   таблицы  данных  или  сводные  таблицы. Макросы доступны только для выполнения, хотя разрешено записывать их при условии, что они сохраняются в другой рабочей книге с монопольным владением. Для общей книги становятся     недоступными     команды    Условное     форматирование    (Conditional Formatting), Сценарии (Scenarios) и Проверка (Data Validation), а также большинство кнопок на панели Рисование (Drawing).

Настройка параметров совместного доступа

Вы можете изменить некоторые параметры поведения по умолчанию для общих книг. Для этого  выберите  команду  Доступ  к  книге  в  меню  Сервис  и  щелкните  на  вкладке Подробнее (Advanced)  в  диалоговом  окне  Управление доступом к файлу (Share Workbook),   как  показано  на  рис.  19.6.  Каждый  пользователь  общей  книги   вправе устанавливать эти параметры самостоятельно. Верхняя группа элементов управления на вкладке  Подробнее  позволяет  указать  период  времени,  в  течение  которого  должен храниться журнал изменений, если вы в принципе захотите отслеживать изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ-:

Выключение  режима  отслеживания  изменений  сужает  ваши   возможности  по  слиянию рабочих книг. Дополнительная информация приведена в разделе «Объединение изменений из нескольких рабочих книг».

В разделе Обновлять изменения (Update Changes) выберите режим  обновления изменений. Сохранение файла может выполняться пользователем самостоятельно, при этом учитываются все сделанные им изменения, и в его копию рабочей книги вносится правка со стороны  остальных рецензентов. Частота автоматического обновления задается  при выбранной  кнопке  Каждые  (Automatically  Every).  При  автоматическом  обновлении также сохраняются любые изменения, но, если подчиненный переключатель установлен в положение Только просмотреть чужие изменения (Just See Other Users’ Changes), вы  получаете  возможность  отложить  принятие  решения  о  запоминании  результатов собственного редактирования до тех пор,  пока не  просмотрите изменения, сделанные другими пользователями.

Рис. 19.6. Управление способом обработки изменений осуществляется на вкладке Подробнее

Как  уже  говорилось,  при  обнаружении  противоречий  открывается  диалоговое  окно, показанное на рис. 19.5. Если же вы установите  переключатель Для противоречивых изменений (Conflicting Changes  Between Users) в положение Ранее сохраненные имеют преимущество1  (The Changes Being Saved Win), все конфликты будут разрешаться во благо последнего пользователя, инициировавшего сохранение.

Флажки в разделе Включить в личное представление (Include In Personal View) позволяют каждому пользователю сохранять собственные настройки печати или фильтров, установленные   при   помощи   команд   Автофильтр  (AutoFilter)  или  Расширенный фильтр (Advanced Filter) в меню Данные (Data).

СОВЕТ

Для  общих книг  не  теряет  силу  стандартная  парольная защита, но  пароль  необходимо применить перед включением совместного доступа. Выберите команду Сохранить как (Saver As) в меню Файл, щелкните на кнопке Сервис (Tools) и выберите команду Общие параметры (General  Options). В разделе Совместный доступ к файлу (File Sharing) вы можете  ввести пароль для открытия рабочей книги и другой пароль для внесения в нее изменений. Затем следует  распространить  соответствующие  пароли  среди  членов  вашей  рабочей  группы. Подробнее о защите файлов см. в разделе «Защита данных» главы 2.

Отслеживание изменений

Отслеживание изменений в Excel тесно связано с общими рабочими  книгами. Если вы выберете команду Сервис ? Исправления ? Выделить исправления и затем

Рис. 19.11. Каждое изменение при просмотре сопровождается описанием

Завершение сеанса работы с общей книгой

Вы можете в любой момент прервать сеанс работы с общей рабочей книгой, сняв флажок Разрешить  изменять  файл  нескольким   пользователям  одновременно  (Allow Changes By More Than One  User) на вкладке Правка (Editing) в диалоговом окне Управление  доступом  к  файлу.  (Любой  другой  пользователь,  работающий  с  данной книгой, также вправе на такое действие; никто не обладает исключительной привилегией включать  или  отключать  режим   совместного  доступа.)  При  этом  теряется  история изменений.  Если  впоследствии  вы  откроете  новый  сеанс  совместной  работы,  журнал начнется  заново.  Ваши  коллеги,  у  которых  открыта  общая  рабочая  книга,  не  смогут сохранить свои изменения в том же файле. Эти  пользователи будут работать в режиме

«только для чтения», но Excel не проинформирует их о случившемся до тех пор, пока они не попытаются сохранить книгу и неожиданно не  увидят диалоговое окно Сохранить как. Даже если вы отключите совместный доступ и затем включите его опять, в то время как файл все  еще открыт кем-либо еще, совместный доступ окажется невозможен, пока этот пользователь не закроет файл и не откроет его снова.

Если  вы  хотите  вручную  отстранить  какого-либо  пользователя  от  сеанса  совместной работы, щелкните на кнопке Удалить (Remove  User) на вкладке Правка диалогового окна  Управление  доступом  к  файлу.  При  этом  журнал  изменений  для  основной рабочей книги будет сохранен. Желательно заранее предупредить человека, которого вы собираетесь отключить.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

1 комментарий к записи “Совместное использование книг в сети”

  1. Евгений says:

    “…все конфликты будут разрешаться во благо последнего пользователя, инициировавшего сохранение.”

    Ошибочное утверждение – сохранятся данные пользователя, который раньше всех сохранит совместно корректируемые по какой либо причине ячейки.

Оставить комментарий