Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений

Команда  Word  Мастер  слияния  (Mail  Merge  Wizard)  запускает  программу-мастер, помогающую  создавать  письма,  сообщения  электронной  почты,  конверты,  почтовые наклейки и каталоги. Таблицы Excel (наряду с другими источниками данных) можно с ус

пехом  использовать  для  предоставления  мастеру  информации  об   именах,  адресах,

номерах телефонов и т. д.

Перед  тем  как  предоставить  данные  Мастеру  слияния,  убедитесь,  что  таблица  Excel

удовлетворяет следующим требованиям:

? первая строка должна содержать заголовки столбцов типа Обращение, Имя, Отчество,

Фамилия, Адрес1, Адрес2 и т. п.;

? каждый заголовок столбца обязан быть уникальным;

? любая  часть  данных,  с  которой  вы  хотите  отдельно  оперировать  в  объединенном документе Word, должна находиться в персональном столбце таблицы. При создании письма  с  помощью  формы  вы,  вероятно,  захотите  использовать  имена  и  фамилии независимо, так, чтобы в блоке адреса фигурировали и те и другие, но в начале письма присутствовала    только    фамилия.    Следовательно,    в    таблице     Excel    должны присутствовать отдельные столбцы для имени и фамилии;

? в каждую строку следует включать информацию об определенном элементе. В списке рассылки, например, каждая строка должна относиться к конкретному адресату;

? в таблице не должно быть пустых строк.

В процессе работы с Мастером слияния вам предстоит:

1.   Выбрать команду Сервис ? Письма и рассылки ? Слияние (Tools ? Letters And Mailings ? Mail Merge).

2.   Появится панель задач Слияние (Mail Merge). Если вы собираетесь  создать письмо или   сообщение   электронной   почты,   третий   шаг   (из   шести   возможных)   имеет отношение к Excel. Тогда панель задач будет выглядеть так:

3.   Чтобы  задействовать  таблицу  Excel  в  качестве  источника  данных,  оставьте  переключатель в положении Использование списка (Use An Existing List) и щелкните на ссылке  Обзор  (Browse).  После  открытия  файла  Excel  появится  диалоговое  окноВыделить  таблицу (Select Table) со  списком  листов  (рис.  23.9).  Выберите  лист, содержащий исходные данные, и щелкните на кнопке Открыть (Open).

Рис. 23.9. В диалоговом окне Выделить таблицу укажите лист, содержащий исходные данные

4.   Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge  Recipients), позволяющее отсортировать и отфильтровать исходные данные (рис. 23.10). Первоначально слева  от  каждой  записи   установлен  флажок;  это  означает,  что  все  они  будут участвовать в слиянии. Чтобы удалить запись, снимите ее флажок. (Если нужны только несколько записей, можете сначала щелкнуть на кнопке  Очистить все (Clear All) и затем выбрать необходимые записи.)

Рис.  23.10.  В  диалоговом  окне  Получатели  слияния  вы  можете  отфильтровать  и отсортировать исходные данные

Стрелки слева от заголовков столбцов позволяют выполнить  фильтрацию  данных с той же эффективностью, что и при использовании автофильтра Excel (хотя пользовательский интерфейс здесь выглядит совершенно иначе). Например, чтобы оставить только записи с почтовыми индексами, большими или равными 100 000, щелкните на любой стрелке (не обязательно  рядом  с  тем  столбцом,  по  которому  вы  хотите   фильтровать  данные), выберите пункт Дополнительно (Advanced) и затем заполните диалоговое окно Фильтр и сортировка (Filter And Sort), показанное на рис. 23.11.

Рис. 23.11. В диалоговом окне Фильтр и сортировка мы ограничили  наш  список только записями, в которых значение индекса больше или равно 100 000

В поле Поле (Field) укажите столбец, по которому будет производиться фильтрация. В поле  Сравнение  (Comparison)  выберите  операцию  сравнения  и  в  поле  Значение (Compare To) задайте значение для  сравнения. Если вам нужно задать более одного условия отбора, выберите И (And) или Или (Or) в начале второй строки и введите второе условие.

Вкладка Сортировка записей (Sort Records) позволяет изменить  порядок следования записей.  Но  если  вы  сортируете  только  по  одному  полю,  проще  будет  щелкнуть  на заголовке соответствующего столбца  в  диалоговом окне Получатели слияния (см. рис. 23.10). Первый щелчок на заголовке задает возрастающий порядок сортировки по этому полю, второй щелчок меняет последовательность сортировки на убывающую.

После создания нужного набора записей нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в панель задач Слияние. Следующими тремя шагами вы создаете документ, использующий ваши записи с данными, просматриваете результаты и затем выполняете слияние.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий