Редактирование содержимого ячеек – ЧАСТЬ 1

Редактировать содержимое ячейки можно как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Кроме этого, в Excel предусмотрен ряд  дополнительных специальных средств, таких как ввод последовательностей данных и автозаполнение ячеек.

Редактирование в строке формул

Команды Вырезать, Копировать, Вставить и Очистить используют и для редактирования значений прямо в строке формул. Часто бывает  проще повторно ввести в ячейку значение или формулу, чем  обращаться  к командам меню Правка. Но в случаях, когда приходится   работать   с   текстом   или   длинными,   сложными   формулами,   команды редактирования могут оказаться очень полезными. Действия  над  содержимым ячейки в строке формул подобны работе в любом  текстовом редакторе, например в Word. Так, можно легко скопировать  всю формулу или только ее часть из одной ячейки в другую. Предположим, что ячейка А10 содержит формулу:

=ЕСЛИ(НПЗ(.15,А1:А9)>0,А11,А12)

Требуется скопировать в ячейку В10 только ее фрагмент:

=НПЗ(.15,А1:А9)

Для этого сначала выделите ячейку А10, а затем в строке формул  выделите ту часть формулы, которую нужно скопировать, и выберите в меню Правка команду Копировать. Затем введите в ячейку В10 знак  равенства «=», чтобы начать формулу, и выберите в меню Правка команду Вставить (или нажмите кнопку Вставить панели инструментов Стандартная).

ВНИМАНИЕ

Помните, при вырезании, копировании и вставке непосредственно в строке формул ссылки на ячейки в формуле не настраиваются. Подробнее об изменении ссылок рассказывается в разделе «Поведение ссылок при копировании формул» главы 12.

Редактирование непосредственно в ячейках

Excel позволяет изменить содержимое ячеек без обращения к строке  формул. Дважды щелкните на ячейке — и теперь вы можете выполнять любые операции редактирования непосредственно в ячейке. Дополнительное преимущество такого способа заключается в том,  что   тогда  на  экране  цветной  рамкой  выделяется  диапазон  ячеек,  к   которому относится изменяемая формула, как показано на рис. 7.18.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Подробнее  о  проверке  документов  рассказывается  в  разделе  «Проверка  и  документи-

рование листов» главы 9.

ВНИМАНИЕ

Редактирование непосредственно в ячейках возможно только при  установленном флажке Правка прямо в  ячейке (Edit Directly In Cell) в  диалоговом  окне  Параметры на вкладке Правка. В принципе, режим прямого редактирования активен по умолчанию, но если флажок был снят, необходимо заново установить его.

Рис. 7.18. Чтобы отредактировать данные непосредственно в ячейке, просто дважды щелкните на ней

Вкладка Правка диалогового окна Параметры

На  вкладке  Правка  диалогового  окна  Параметры  (которое   открывается  командой Сервис  ? Параметры),  представленной  на  рис.  7.19,  собраны  все  настройки,  контролирующие выполнение  операций редактирования в рабочей среде Excel. Рассмотрим каждый из элементов управления подробнее:

? Правка прямо в ячейке (Edit Directly In Cell). Флажок должен быть установлен для доступа    к    редактированию    непосредственно    в    ячейке.    Подробнее    об    этом рассказывалось в предыдущем разделе.

? Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop). Установка данного флажка позволяет  перетаскивать  и  копировать  ячейки  с  помощью мыши.  Подробнее об  этом рассказывалось ранее, в разделе  «Перемещение и копирование с помощью мыши». Кроме    того,    мы    советуем    сохранить    в    установленном    состоянии    флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек (Alert Before Overwriting Cells).

? Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter). Когда этот флажок   установлен,   после   фиксации    введенных    данных   активизируется   ячейка, расположенная   под   ячейкой   ввода.   Чтобы   изменить   направление   перемещения активной   ячейки   после   нажатия   клавиши   Enter,   выберите   нужный   вариант   в раскрывающемся  списке  В  направлении   (Direction).  Если  снять  флажок,  то  в результате нажатия клавиши Enter данные в ячейке фиксируются и активной остается та же ячейка.

? Фиксированный   десятичный   формат   при   вводе   (Fixed   Decimal).   Флажок позволяет автоматически расставлять разделительные символы при вводе десятичных числовых значений в ячейку. В обычном режиме и значения, и разделители вводятся вручную. Чтобы программа сделала это за вас, установите данный флажок и задайте в счетчике Десятичных разрядов (Places) количество знаков

после десятичной точки. Например, если в счетчике установлено  значение 2, то при вводе числа 12345 оно будет преобразовано программой и в ячейке появится значение 123,45.  Когда  применяется   режим  ввода  данных  с  фиксированным  десятичным форматом,  в   строке  состояния  отображается  индикатор  ФИКС  (FIX).  Флажок   не оказывает никакого влияния на уже имеющиеся на рабочем листе  данные; он имеет силу только для тех чисел, которые вводятся уже после его установки. При вводе числа с десятичной точкой оно сохраняется в ячейке именно с тем количеством цифр после запятой, которое вы указали.

Рис. 7.19. На вкладке Правка диалогового окна Параметры собраны все относящиеся к процессу редактирования параметры рабочей среды

? Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut Copy, And Sort Objects With Cells).

При установке данного флажка ячейки перемещаются вместе с  «прикрепленными» к ним графическими объектами. Подробнее позиционирование объектов рассматривается в разделе «Расположение объектов на листе» главы 10.

? Запрашивать об обновлении автоматических связей (Ask To  Update Automatic Links). Если установлен этот флажок, при обновлении формул, ссылающихся на ячейки в    удаленных    книгах,    на    экран    выводится    предупреждение.    Дополнительная информация по этому вопросу находится в разделе «Управление связями» главы 2\.

? Плавная  вставка  и  удаление  ячеек  (Provide  Feedback   With   Animation).  В результате установки флажка нажатие кнопок полос прокрутки, а также вставка и удаление строк или столбцов сопровождаются анимацией. Если на быстрых компьютерах это  практически незаметно, то на более медленных выглядит так, будто  строки или столбцы скользят в определенном направлении.

? Автозавершение  значений  ячеек  (Enable  AutoComplete  For   Cell  Values).  В данном режиме Excel предлагает автоматически заполнить остаток значения на основании сравнения уже введенных символов и значений других ячеек. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» данной главы.

? Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats And Formulas).

Режим, который позволяет Excel автоматически применять  форматирование к новым ячейкам,  добавляемым  к  таблице,  основываясь  на  форматах  существующих  ячеек. Подробнее     об     этом     говорится     в     разделе     «Автоматическое     применение форматирования» данной главы.

? Автоматический ввод процентов (Enable Automatic Percent Entry). Режим, используемый для ввода значений в процентном формате. Когда установлен данный флажок, все значения меньше 1  автоматически умножаются на 100. Если флажок снят, то все числа процентного формата, как меньше, так и больше 1, будут в обязательном порядке домножаться на 100.

? Отображать   меню   параметров   вставки   (Show   Paste   Options   Buttons)   и Отображать меню параметров добавления  (Show Insert Options Buttons). При выполнении    операций     вставки     на    экран    выводится    смарт-тег    с    набором дополнительных команд для совершения специфических действий,  имеющих смысл уже после вставки. Если снять эти флажки, не будут отображаться ни смарт-теги, ни их меню.

ПРИМЕЧАНИЕ

Возможность задать фиксированный десятичный формат при вводе  очень  удобна тогда, когда необходимо вводить длинный список  однотипных числовых значений. (Этот режим напоминает    ввод    чисел    с    плавающей    запятой    на    большинстве    10-клавишных калькуляторов.)  Например,  если  требуется  ввести  подряд  много  значений  в  денежном формате, установка флажка и значения 2 в поле  Десятичных разрядов (Places) позволит существенно  ускорить  процесс.  Тогда,  как  только  вы  наберете  новое  число  и  нажмете клавишу Enter, программа автоматически добавит десятичную точку в заданной позиции. В этом случае при вводе трехзначных чисел вам придется на 25% меньше раз нажимать на клавиши — ведь когда нужно ввести число  2,95,  достаточно будет просто набрать 295. Однако  осторожность  не  помешает.  Предположим,  нужно  ввести  значение  5,00. Что вы делаете?  Обычно просто набираете на клавиатуре число 5. Но при включенном  режиме фиксированного   десятичного   формата   с   двумя   цифрами   после   запятой   в   ячейке отобразится значение  0,05. Поэтому, чтобы в  ней  оказалось верное  число,  необходимо набрать либо 500, либо 5,00.

Очистка ячеек и сброс форматирования

Чтобы  очистить  ячейку  или  диапазон,  отменить  форматирование,   назначенное  этой ячейке  или  диапазону,  удалить  примечание,  прикрепленное  к  ячейке,  или  диаграмму, достаточно воспользоваться одной из команд подменю Очистить (Clear) меню Правка:

? Все (Аll). Данная команда стирает содержимое всех выделенных  ячеек, сбрасывает форматирование  (кроме  ширины  столбцов  и  высоты  строк),  а  также  удаляет  все присоединенные к ним примечания.

? Форматы (Formats). Команда удаляет форматирование выделенных ячеек, но оставляет нетронутыми  значения  и  примечания.   Выделенным  ячейкам  назначается  формат Общий (General) и стиль Обычный (Normal).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий