Практические советы  Основы работы с листами  Работа с книгами

В процессе создания рабочего листа нет ничего особенно сложного и  загадочного. В конце концов, это не более чем простой набор строк и столбцов в электронной таблице. Хотя мы вовсе не собираемся ограничивать ваши творческие планы, все же существует несколько  основных принципов, которыми стоит руководствоваться при  разметке и заполнении   листов.   Познакомившись   с   ними,   вы   значительно   облегчите   себе дальнейшую  жизнь.  В  этой  главе  даны  ответы  на  множество  вопpocoв,  которые, несомненно,  возникнут у вас в первую очередь. Надеемся, что, прежде чем уйти  с головой в работу, вы познакомитесь с ее содержимым.

Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы?

Желательно придерживаться следующего очевидного и простого  правила: количество строк рабочего листа должно превышать  количество его столбцов. Прежде всего, это связано с наглядностью и удобочитаемостью данных на экране. Например, на рис. 4.1 показан  рабочий  лист,  в  котором  заголовками  строк  являются  месяцы  года,  а  в заголовках столбцов фигурируют названия регионов. Но  довольно легко представить себе и обратную картину, если поменять местами строки и столбцы листа. Тем не менее первый  способ  отображения  более  предпочтителен,  потому  что,  во-первых,  такой рабочий  лист  целиком  отображается  на  экране,  а  во-вторых,  легко  помещается  на печатную страницу. В приведенном на рис. 4.1 примере рабочий лист содержит только пять столбцов необобщенных данных, но, если бы столбцов было больше, чем строк, имело  бы  смысл  изменить  ориентацию  таблицы  и  поместить  названия  месяцев  в заголовки столбцов.

Рис. 4.1. Месяцы лучше выносить в заголовки строк

Обычно дополняют таблицу данными по строкам, а не по столбцам.  То есть рабочий лист  должен  быть  по  возможности  узкий  и  длинный.  Конечно,  никто  не  запрещает формировать  широкий  и   короткий  лист,  состоящий  всего  из  нескольких  строк  и множества  столбцов, но, как правило, это неудобно и нерационально. Ведь тогда  для просмотра  данных  вам  придется  постоянно  прокручивать  лист  влево-вправо,  а  при печати получится множество страниц с разрывами между столбцами. Поэтому, прежде чем начать вводить информацию,  подумайте о том, как будет выглядеть ваш рабочий лист, чтобы позже не потерять время на его реорганизацию.

Когда  таблица  ориентирована  вертикально,  для  ее  просмотра  удобно  использовать клавиши   Page   Up   и   Page   Down.   Горизонтально   вытянутый   лист,   подобный представленному на рис. 4.2, будет, без сомнения, правильно отображать ваши данные, но переходить к столбцам, выходящим за пределы экрана, придется только с помощью полос прокрутки или с помощью мыши, имеющей колесико.

Рис. 4.2. Листы, ориентированные горизонтально, труднее просматривать и печатать

Планируется ли напечатать рабочий лист?

Прежде чем начать работу над новым листом, вы должны спросить себя,  собираетесь ли в дальнейшем  печатать  его.  Вполне  вероятно,  что  нет  необходимости особенно  волноваться, поскольку, например, таблица будет использоваться только для накопления информации.

Но если же вы планируете в будущем напечатать лист, стоит заранее подумать о расположении данных  на  нем  и  о  том,  как  сам  документ  будет,  выглядеть  на  бумаге.  От  этого  зависит оформление листа, которое может быть совершенно различным. Так, лист на рис. 4.2 даже при изменении  ориентации страницы (с книжной на альбомную) в отпечатанном виде  займет не менее двух страниц. Причем вторая страница будет содержать только столбцы с заголовками и данными,  но  названия  строк,  к  которым  они  относятся,  не  будут  видны,  поскольку останутся  на  первой  странице.  Впрочем,  именно  это  не  так  существенно  —  есть возможность при печати копировать названия строк и столбцов на  другую страницу, благодаря предусмотренным в Excel средствам. Такое копирование просто необходимо применять  с  целью   повышения   удобочитаемости  при  печати  вытянутых  как  по горизонтали, так и по вертикали листов.

СМОТРИ ТАКЖЕ -—

Более   подробно   о   настройке   параметров   страницы   и   печати   заголовков рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Необходимо также предусмотреть, в каком виде и для каких целей будет использоваться рабочий лист после печати. Если это будет отчет, желательно собрать все самые важные данные и поместить их на одну  страницу. Если же лист создается для презентации, возможно,  придется еще сильнее сжать данные, представив информацию в виде  более легко «усваиваемой» компактной таблицы, состоящей всего из  десятка другого ячеек, которая в итоге поместится на слайде или прозрачной пленке. В случае, когда требуется отобразить большое количество данных, удобно создавать отдельные листы результатов, подобные  показанному  на  рис.  4.3.  Также  Excel  позволяет  скрыть  часть  строк  или столбцов таблицы и, таким образом, при печати  выводить лишь итоговые значения, аналогично рис. 4.4.

Рис. 4.3. Если единая таблица слишком громоздка, удобно создавать  отдельные листы с краткими отчетами

СМОТРИ ТАКЖЕ

Структуре листов посвящен раздел «Структурирование листов» главы 9.

Если рабочий лист создается с целью проверки данных или как документ, на который затем будут  неоднократно  ссылаться,  вероятней  всего  вы   пожелаете  поместить  на  нем  всю информацию. В этом случае очень важно правильно выбрать ориентацию. Допускается печать как  на   горизонтально  расположенных  листах  бумаги  (альбомный  формат),   так   и   на вертикальных  (книжный  формат),  поэтому  размещать  данные   на  рабочем  листе  надо соответствующим  образом.  Альбомный   формат   более  удобен  для  таблиц  с   большим количеством столбцов, а книжный — для большого количества строк. Как уже было сказано, при избытке столбцов можно попытаться сегментировать все данные, скрыв часть столбцов с подробной  информацией  и  оставив  только  общие  итоговые  графы.  Например,  каждому столбцу на рис. 4.3 соответствует  отдельный лист с детальной информацией по указанному разделу, о чем  свидетельствует множество ярлыков листов в нижней части окна рабочей книги.

Рис.  4.4.  Чтобы  поместить все  данные  на  один  печатный лист,  часть  строк  или столбцов можно скрыть

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий