Поиск и замена данных – ЧАСТЬ 2

? Подстановочные символы можно располагать в любом месте образца. Так, если в поле Найти   ввести   значение   *ся,   будут   найдены   все   сочетания   символов,   которые оканчиваются на ся, а если указать —  *ся*, мы обнаружим все ячейки, содержащие последовательность ся в любом месте формулы или строки.

? Чтобы найти строку, содержащую собственно символы ? или *,  перед ними нужно ставить  тильду  (~).  Соответственно,  для  поиска  строки  Кто?  (вместе  со  знаком вопроса) введите в поле Найти значение Кто~?.

Замена найденных данных

Команда Заменить (Replace) меню Правка работает практически так  же, как команда Найти, и более того — в результате вызова обеих команд на экране появляется одно и то же диалоговое окно Найти и заменить.  Правда, при выборе команды Заменить (или после нажатия клавиш  Ctrl+H) открывается другая вкладка этого окна, как показано на рис. 7.34. (Если у вас на экране диалоговое окно имеет другой вид, щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы расширить его.)

Рис, 7.34. Чтобы заместить найденную строку символов или ее форматирование,

выберите в меню Правка команду Заменить

Например, чтобы каждое вхождение слова «Один» стало цифрой 1, введите слово Один в поле Найти (Find What), а в поле Заменить на (Replace With) — цифру 1. Так же как и в случае с поиском файлов, с  помощью двух кнопок Формат диалогового окна можно задать  поиск  определенного  формата  и  его  замену  на  другое  форматирование.  Так, допустимо выполнить поиск всех данных, имеющих формат: шрифт  Times Roman, 14 пунктов, полужирный, курсив, и поменять  форматирование на шрифт Arial с двойным подчеркиванием.

Чтобы заменить все вхождения образца в искомой последовательности символов строкой, заданной в поле Заменить на, нажмите кнопку  Заменить все (Replace All). В этом случае  программа  не  будет,   обнаружив  очередное  вхождение,  спрашивать  вашего разрешения, а произведет безоговорочную замену.

ВНИМАНИЕ –

Символы ? и * в поле Заменить на (Replace With) не рассматриваются как подстановочные, а считаются именно вопросительным знаком и звездочкой и вставляются в каждую строку при замене.

Редактирование группы листов

Excel позволяет значительно уменьшить количество щелчков мыши и  нажатий клавиш, когда  требуется  создать  несколько  одинаковых  или  очень  похожих  рабочих  листов. Например,  если  формируемая  книга  должна  содержать  отдельные  листы  для  каждого месяца, квартала, продукта и т. д., вы сэкономите много времени, создав их за один прием с помощью специальной техники, описанной ниже, а затем при необходимости измените содержимое каждого листа по отдельности. Даже если одинаковые листы требуются для разных  рабочих  книг,  гораздо  проще  создать  их  все  вместе,  а  потом  переместить  на подобающие места.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

За дополнительной информацией о перемещении и копировании листов из одной рабочей книги в другую обращайтесь к разделу  «Перетаскивание  листов между книгами» главы 5. Форматирование подробно рассматривается в главе 8, «Форматирование листов».

Группирование листов для редактирования

Excel также позволяет сгруппировать вместе несколько листов книги, а  затем добавить, отредактировать или отформатировать данные на всех этих листах одновременно. Такое объединенное редактирование особенно  полезно, когда требуется создать или изменить сразу несколько листов, схожих как по выполняемым на них задачам, так и по структуре (например, месячные отчеты или бюджеты отделений).

Выделить и сгруппировать листы можно одним из следующих способов:

? щелкните  на  ярлыке  первого  листа  в  диапазоне  смежных  листов,  которые  нужно сгруппировать,  и,  нажав  клавишу  Shift,  щелкните  на  ярлыке  последнего  листа  в диапазоне;

? выделите ярлык первого листа и, нажав клавишу Ctrl,  последовательно щелкните на ярлыках  всех  листов,  которые  требуется  включить  в  группу,  независимо  от  того, являются они смежными или нет;

? щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и выберите в  контекстном меню команду Выделить все листы (Select All Sheets).

Попробуем  создать  книгу,  состоящую  из  нескольких  отдельных  листов  для  каждого месяца, начав с пустой книги. Порядок наших действий будет таким:

1.   Щелкните  на  ярлыке  Лист1,  а  затем,  удерживая  клавишу  Shift, на  ярлыке  ЛистЗ. Теперь листы книги сгруппированы, как показано на рис. 7.35. Обратите внимание, что в строке заголовка окна книги рядом с ее названием появилось слово [Группа].

2.   Щелкните правой кнопкой мыши на любом из выделенных ярлыков  и  выберите в контекстном меню команду  Переместить/Скопировать (Move Or Copy). В появившемся на  экране диалоговом окне в списке Перед листом выделите пункт  Переместить в конец (Move To End) и установите флажок Создать копию (Create A Copy). Нажмите кнопку ОК, и Excel создаст три новых листа, как показано на рис. 7.36.

3.   Сгруппируйте все шесть листов книги, щелкнув на любом ярлыке  правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Выделить все листы, а затем повторите шаг 2, чтобы увеличить количество листов до 12.

Рис. 7.35. Эти три листа книги сгруппированы

Рис. 7.36. В результате копирования группы количество листов удваивается

4.   Переименуйте все листы. Для этого дважды щелкните на ярлыке каждого листа и введите новое название. В данном примере мы используем для имен листов названия месяцев: Янв., Февр. и т. д.

5.   Сгруппируйте все 12 листов. Теперь любое изменение — ввод данных или форматирование на одном из листов — немедленно продублируется на всех листах группы.

6.   Введите на активный лист данные и отформатируйте ячейки, как показано на рис. 7.37.

Рис. 7.37. Когда редактируется компонент группы, Excel изменяет как значения, так и форматирование одновременно на всех листах группы

7.   После завершения ввода данных, формул и форматирования ячеек,  чтобы выйти из режима  группового  редактирования  и  разгруппировать  листы,  щелкните  на  любом другом ярлыке листа. Теперь можно изменять каждый лист по отдельности, например вводить значения в графы Кол-во и Сумма для каждого месяца.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в книге сгруппировано несколько листов, но не все, щелчок на  одном из ярлыков в группе  не  приводит  к  разгруппированию  листов.  Поэтому,  имея  цель  отредактировать отдельный лист из группы, нужно внимательно следить за выполнением разгруппирования, иначе можно нечаянно внести нежелательные изменения во все листы группы. Дело в том, что  вызов  процедуры  разгруппирования  зависит  от  количества  листов  в  группе.  Когда сгруппированы все листы рабочей книги, щелчок  на любом из ярлыков, кроме активного, приводит к выходу из режима  группового редактирования. В этом случае слово [Группа] удаляется из  строки заголовка. Если же в группу включены не все листы рабочей  книги, щелчок  на  любом  ярлыке  группы  делает  этот  лист  активным,  но  не  снимает  режим группового  редактирования.  Тогда,  чтобы  разгруппировать  листы,  следует  щелкнуть  на любом ярлыке листа, не принадлежащего группе.

Если изменить форматирование, формулы или любые другие данные на активном листе, входящем в группу, Excel тут же соответствующим  образом редактирует все остальные листы   группы.   Это   также   касается   изменения   ширины   столбцов,   высоты   строк, параметров   просмотра,  таких  как  линии  сетки,  полосы  прокрутки  и  даже   текущая активная ячейка группы.

Перетаскивание сгруппированных листов

Копирование и перестановку листов в рабочей книге можно  производить не только с помощью   команды   Переместить/Скопировать   контекстного   меню,   но   и   с   использованием   мыши.   Для   изменения   местоположения   группы   листов   достаточно выделить ее и перетащить на другое место.

При  этом  рядом  с  указателем  мыши  появится  значок  в  виде  стопки  бумаг.  Чтобы скопировать группу листов, делать это нужно при нажатой клавише Ctrl. Теперь в значке появится еще небольшой знак «плюс».  При  желании точно так же можно перетащить группу листов из одной открытой книги в другую.

Другие операции с группами листов

Объединение листов в группу позволяет выполнить ряд других операций одновременно со всеми входящими в нее листами:

?   Ввод  текста.  Любые  данные,  вводимые  на  одном  листе,  дублируются  на  всех остальных листах группы.

? Печать. В режиме группового редактирования все команды меню Файл, относящиеся к печати, применяются ко всем листам группы.

? Просмотр.  Режимы  просмотра  Обычный (Normal)  и  Разметка  страницы  (Page Break Preview) относятся ко всем листам группы.

? Форматирование.  Любые  настройки  форматирования,   выполненные  на  вкладках диалогового окна Формат ячеек (Format Cells), применяются ко всем листам группы. Также   изменения,    внесенные   командами   Строка   (Row),   Столбец   (Column), Автоформат (AutoFormat), Условное форматирование (Conditional Formatting) и Стиль (Style), в режиме группового редактирования влияют одновременно на все листы группы. Более того, командой  Формат ? Лист ? Скрыть (Format ? Sheet ? Hide) можно  скрыть  все листы  группы, за исключением ситуации, когда в  группу входят все листы книги.

? Правка. Все команды меню Правка, включая Найти (Find) и  Заменить (Replace),

одновременно применяются ко всем листам группы.

? Вставка.  Команды  меню  Вставка:  Ячейка  (Cells),  Строки   (Rows),  Столбцы (Columns), Лист (Worksheet), Имя (Name) и  Функция (Function) применимы для группового редактирования листов.

? Сервис. Для одновременного редактирования группы листов  используются команды Орфография (Spelling)  и  Исправления  (Track Changes)  меню  Сервис,  а  также большинство элементов управления на вкладке Вид диалогового окна Параметры.

Заполнение группы листов

До сих пор мы обсуждали ввод данных на листы группы и их редактирование. Но что же делать, когда требуется скопировать уже существующие данные с одного листа группы на другие?  Тут  вам   поможет  команда  По  листам  (Across  Worksheets)  в  подменю Заполнить меню Правка, которая становится доступной после  объединения листов в группу. При ее выборе на экране появляется диалоговое окно Заполнить по листам (Fill Across Worksheets), изображенное на рис.7.38.

Рис. 7.45. Дополнительные параметры проверки орфографии настраиваются в этом окне

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий