Использование функций

Функции  —  это  специальные  разработанные  формулы,  позволяющие  быстро  и  легко выполнять    сложные    вычисления.    Они    позволяют    производить    математические, логические, статистические расчеты, а также целый ряд других; и подобных встроенных функций в Microsoft Excel несколько сотен! Некоторые функции, такие как синус (SIN) и факториал   (ФАКТ),   являются   эквивалентом   достаточно   длинных    математических выражений  и  могут  создаваться  вручную.  Другие  же,  такие  как  ЕСЛИ (IF)  или  ВПР (VLOOKUP), в виде формул реализовать невозможно. Если ни одна из встроенных функций не   подходит   для    решения   какой-либо   специфической   задачи,   всегда   существует возможность создать пользовательскую функцию, а о том, как это сделать, рассказывается в главе   32,   «Пользовательские   функции».   Ниже   мы   дадим   вводную   информацию   о возможностях функций и способах их  применения, а в следующих главах уже не будем останавливаться на этих вопросах.

Справочная информация о функциях

При подготовке этой книги ее авторы оказались перед трудным выбором. Полное описание каждой из нескольких сотен встроенных функций Excel потребовало бы отдельной книги, а   возможно,   и   двух.   Поэтому   функции,   представляющие,   по   нашему   мнению, наибольший интерес, рассматриваются здесь достаточно детально, о другие лишь кратко упоминаются. Основное внимание уделено финансовым и информационным функциям, а также функциям просмотра, инженерным и тригонометрическим функциям, то есть тем, которыми в основном и  пользуется большинство читателей. В тех случаях, когда нужна дополнительная  или  более  полная  информация  о  синтаксисе  и  аргументах  функций, детально не рассматриваемых в данной книге, следует обратиться к одному из следующих встроенных ресурсов программы:

? Справочная  система  Microsoft  Excel.  Здесь  вы  найдете  любую   информацию  об интересующей вас функции. Для этого нажмите  клавишу F1, а затем введите в поле Искать (Search) панели задач ключевое слово для поиска всех удовлетворяющих запросу разделов справочной системы. В разделе Справка по функциям (Function Reference) все функции  распределены  по  категориям,  что  позволяет   быстро  найти  необходимые сведения (рис. 13.1).

? Диалоговое окно Мастера функций (Insert Function). Быстро получить информацию о функциях можно также с помощью Мастера  функций, окно которого появляется на экране (см. рис. 13.5), если  щелкнуть на кнопке Вставка функции (Insert Function) строки  формул. В этом окне приводится полный список всех встроенных  функций Excel с описанием их работы.

? Диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments). Если вы хотите получить конкретную  информацию  об  аргументах  функции,  щелкните  после  ввода  в  строку формул’корректного имени функции на кнопке Вставка функции. Обратите внимание, что в  нижней   части  окна  Аргументы  функции  (рис.  13.2)  имеется   гиперссылка   на соответствующую страницу справки Microsoft Excel.

Рис. 13.1. Справочная система Microsoft Excel включает в себя исчерпывающее руководство по встроенным функциям

Рис. 13.2. Для получения информации об аргументах используйте кнопку Вставка функции

? Всплывающие  подсказки.  Эти  подсказки  в  виде  прямоугольников  желтого  цвета особенно полезны, если при вводе функции вы не уверены точно в ее синтаксисе. Вы можете получить помощь прямо в процессе ввода функции в ячейку, как показано на рис. 13.3, если укажете корректное имя функции.

Если  в  окошке  подсказки  щелкнуть  на  имени  функции,  Excel   выведет  на  экран соответствующую страницу справочной системы с  подробным описанием этой функции. Если щелкнуть на одном из аргументов, соответствующая часть формулы, относящаяся к этому аргументу, будет выделена. Чтобы отключить всплывающие подсказки, перейдите на вкладку  Общие  (General)  диалогового  окна   Параметры  и  в  разделе  Параметры (Settings)   сбросьте   флажок   Всплывающие   подсказки   для   функций   (Function ScreenTips).

Кнопка Вставка функции

Рис. 13.3. Чтобы получить информацию об аргументах функции, щелкните на названии аргумента в поле подсказки

СМОТРИ ТАКЖЕ

О  справочной  системе  Excel  мы  рассказывали  в  разделе  «Помощь  в  интерактивном режиме» главы 2.

Установка пакета анализа

Большинство широко востребуемых функций встроены непосредственно в программу, но некоторые  функции,  предназначенные  в  основном  для   анализа  данных,  включены  в инструментальную надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Здесь собраны средства (макросы)   первой   необходимости,   предназначенные   для   статистической   обработки данных, а также функции, доступные с помощью Мастера функций.

Рис. 13.4. Слева — диалоговое окно Надстройки, справа — окно Анализ данных

Чтобы убедиться, установлен или нет пакет анализа, откройте меню Сервис. Если команда Анализ данных (Data Analysis) присутствует, то пакет также присоединен (возможно, вам придется раскрыть это меню до полного размера). Диалоговое окно Анализ данных (Data Analysis) показано на рис. 13.4, справа. Если данная надстройка не установлена, выберите в меню  Сервис  команду  Надстройки  (Add-Ins),  поставьте   соответствующий  флажок  в одноименном диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. Но при отсутствии ее в списке надстроек вам вновь придется запустить программу установки Office.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Более подробно пакет анализа рассматривается в главе 17, «Статистический анализ». Вопросы установки Microsoft Excel освещены в приложении А.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух логических частей: имени функции и одного  или нескольких аргументов. Имя функции — как, например, СУММ (SUM)  или СРЗНАЧ (AVERAGE) — описывает операцию, ею выполняемую. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией.    Например,    функция    ОКРУГЛ   (ROUND)   имеет    следующий    синтаксис:

=ОКРУГЛ(число;  количество_цифр).  Здесь  аргумент  число  может   быть   числом  или ссылкой на ячейку, в которой содержится значение, а второй аргумент — количество_цифр

—      определяет,  до  какой  цифры  округляется  заданное   значение.  Так,  в  выражении

ОКРУГЛ(М30,2) первый аргумент является ссылкой на ячейку.

Аргументы   функции   всегда   заключаются   в   круглые   скобки.   Открывающая   скобка указывается сразу после имени функции, без  пробела. Если же будет введен пробел или любой другой символ, в ячейке появится значение #ИМЯ? (#NAME?), говорящее об ошибке ввода.

ЗАМЕЧАНИЕ

Некоторые функции, такие как ПИ (PI), ИСТИНА (TRUE) и ТДАТА (NOW ), не имеют аргументов — они используются в составе формул или других функций. Тем не менее после каждого такого имени должны стоять пустые круглые скобки, например =ТДАТА().

Когда  функция  предполагает  использование  нескольких  аргументов,   каждый  из  них отделяется от другого символом точки с запятой1. Так,  формула =ПР0ИЗВЕД(С1; С2;С5) перемножает значения, содержащиеся в ячейках С1, С2 и С5. Отдельные функции, такие как ПРОИЗВЕД  (PRODUCT)   или  СУММ  (SUM),  не  требуют  указания  точного   количества аргументов. Вы можете  задать для них до 30 аргументов,  при  этом общая длина всей

формулы   не   должна   превышать   1024   символа.   В   качестве   аргумента   допускается использовать как ссылку на отдельную ячейку,  так  и ссылку на диапазон рабочего листа. Например, формула =CУMM(Al:A5;C2:C10;D3:D17) имеет всего три аргумента, но при этом она действует для 29 ячеек. (В частности,

Рис.  13.7.  Если  функция имеет  несколько синтаксических  форм, на экране появляется дополнительное диалоговое окно

Из-за чего возникает ошибка #ИМЯ?

Ошибка  #ИМЯ?  (#NAME?) обусловливается  несколькими  причинами,  но  чаще  всего  это неправильно введенное имя функции. Однако здесь очень  легко проконтролировать себя: используйте только строчные буквы. Если  после нажатия клавиши Enter буквы в имени функции изменятся на прописные, значит, оно было набрано правильно. Иначе, скорее всего, имеет место ошибка. В этом случае лучше обратиться к справочной системе Excel или к Мастеру функций.

Вставка ссылок и имен

Как и в ситуации с любой другой формулой, вы можете легко вставить в функцию ссылку на ячейки и имя с помощью мыши. Например, чтобы  ввести в ячейку С11 функцию, усредняющую значения в диапазоне С2:С10, наберите в этой ячейке текст =срзнач(, а затем просто выделите  мышью диапазон С2:С10. Вокруг выбранных ячеек появится бегущая рамка, а в строке формул — ссылка на этот диапазон. Поставьте закрывающую скобку и нажмите   клавишу   Enter.   Именованные   диапазоны,  константы  или  формулы  также вставляются в формулы с  помощью Excel. Для этого в меню Вставка выберите команду Имя, а затем — Вставить, и выделите в списке диалогового окна Вставка имени (Paste Name) нужное имя. После щелчка на кнопке ОК это имя  появится в формуле в точке вставки.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий