Импорт и экспорт файлов

Что  очень  приятно, так  это  способность  Microsoft Excel  работать  с  данными многих других приложений. Также можно легко импортировать  данные из текстовых файлов и размещать их в столбцах рабочего листа.

Рис.  2.32.  Чтобы  увидеть  файлы  определенного  формата,  воспользуйтесь  раскрывающимся списком Тип файлов

Чтобы выполнить экспорт документа Microsoft Excel в  другое приложение или  в более раннюю версию программы, в  меню Файл выберите команду  Сохранить как (File ? Save As). Затем установите  в  раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) принадлежность  выходного файла  к  целевому приложению.  Этот  список похож  на список Тип файлов (Files Type), приведенный на рис. 2.32, за тем лишь исключением, что      в         нем      предлагается      существенно     больше       различных     форматов,

в которых допускается сохранение данных Excel. Например, в диалоговом окне Открытие документа из  читаемых форматов Lotus присутствует  только один вариант  — Файлы Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 Files), в  то  время как сохранить документ Excel можно для нескольких различных версий Lotus, включая файлы WKS, WK1, WK3, FM3 и WK4.

Что такое XML?

Вы,  наверное, обратили   внимание,  что  среди типов  файлов для  импорта и  экспорта фигурирует формат  XML  (extensible  Markup  Language).  Данный  язык  разметки был разработан для сохранения документов в структурированном виде  и первоначально был ориентирован на веб-страницы.  Если вы собираетесь публиковать  содержание рабочих листов в  Интернете  или  локальной  сети, то,  возможно, вам придется более  детально изучить   XML,  описание которого  выходит   за  рамки данной  книги.   Подробнее   о возможностях XML рассказывается в разделе «Работа с файлами в формате XML» главы 29.

Импорт и экспорт текстовых файлов

Чтобы экспортировать лист Excel как текстовый файл, выберите   в меню  Файл команду Сохранить как и  в  раскрывающемся списке Тип файла  укажите  один из приведенных ниже восьми форматов.  При записи данных в текстовом виде сохраняется только текущий лист, с учетом настроек,  выполненных на вкладке Число (Number) диалогового  окна Формат ячеек (Format Cells ), все прочее форматирование удаляется.

? Форматированный текст (разделители — пробелы) (*.prn) (Formatted Text (Space Delimited)). При выборе данного варианта  создается файл, в  котором выравнивание столбцов сохраняется за счет  символов пробела. Этот формат, например, удобен для передачи данных по модему пользователю, не имеющему приложения Excel.

? Текстовые файлы (с разделителями табуляции) (*.txt) (Text (Tab Delimited)). Здесь значения в   каждой  строке  разделяются  символами   табуляции. Значение ячейки, содержащей запятую, заключается в кавычки.

? Текст  Юникод  (*.txt)  (Unicode  Text).  Это  широко  распространенный  текстовый формат,    где    каждому    символу    приписывается уникальный   номер.    Система кодирования  Unicode   присваивает   номер  (как   правило, двухбайтовый)   каждому символу любого языка для любых компьютерных платформ.

? CSV (разделители — запятые) (*.csv) (CSV (Comma Delimited)). Значения в каждой строке разделяются запятыми. Запятые в  качестве  разделителей в  ряде случаев более рациональны, чем пробелы, особенно  при экспорте файлов в  программы управления базами данных  (большинство СУБД распознают текстовые файлы любых форматов, однако некоторые из них способны импортировать только файлы .CSV).  Кроме того, многие текстовые редакторы в файлах .CSV хранят информацию, предназначенную для операций слияния.

? Текст (Macintosh) (*.txt) (Text (Macintosh)). В вариантах для Macintosh применяется специальный набор символов. Выберите  данный формат, если собираетесь  открывать файл в приложении  для компьютеров Apple.

? Текст (MS-DOS) (*.txt) (Text (MS-DOS)). Как и в  файлах .CSV, используется  один и тот же набор символов ANSI. Если вы собираетесь экспортировать текстовый файл в какое-либо приложение Windows, например в Microsoft Word, следует выбрать один из этих двух форматов.

? CSV  (Macintosh)  (*.csv).  Различие  между  обычными текстовыми  форматами и  их вариантами  для Macintosh или MS-DOS связано с кодировкой  символов используемого языка. Если это не английский язык, она выходит за пределы стандартного 7-битового диапазона ASCII.

? CSV (MS-DOS) (*.csv). Используется расширенный набор символов IBM PC. (Своего рода «текст OEM».) Выберите данный формат, если  собираетесь передать текстовый файл в программу, не являющуюся приложением Windows.

СОВЕТ

В Excel 2003 применяется тот же формат файла, что и в предыдущих версиях: Excel 2002, Excel 2000 и Excel 97. Однако он несовместим с  форматами более ранних версий. С помощью команды Сохранить как (Save As) можно экспортировать книги Excel 2002/ 2000/97 в любые более ранние версии программы.

Если вы регулярно трудитесь над одними и теми же файлами вместе с  коллегами, работающими в более ранних версиях программы (Excel 5  или Excel 7), то для сохранения совместных книг лучше воспользоваться двойным форматом сохранения — Книга Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 (Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 Workbook). В этом случае книгу можно будет прочитать в любой версии Excel.

Обмен данными между Excel для Windows и Excel для

Macintosh

Версии  Microsoft  Excel  98  и   2001  для  Macintosh  полностью  совместимы  на  уровне формата файлов с Excel 2003, 2002, 2000 и Excel 97. Над этими файлами  можно свободно работать   совместно  с   пользователями   Macintosh,  просто   пересылая   их   с   одного компьютера на другой.

Для  сохранения файла  Excel  2002  с  тем,  чтобы  его  смог  открыть  ваш  коллега,  работающий на  компьютере  Macintosh  в   версии    Excel  5,   воспользуйтесь  командой Сохранить как и выберите формат Книга Microsoft Excel 5.0/95.

Всегда держите в голове следующее:

?Для импорта файлов Macintosh на PC прежде всего необходимо обеспечить передачу данных с помощью кабеля, модема, диска, локальной сети или, например, с помощью утилиты МасОрепег. Далее просто выберите  в меню Файл команду Открыть и найдите нужный документ.

?С  той же легкостью выполняется обмен файлами  в  обратную  сторону. Перенесите документ с PC на Macintosh и  просто откройте его с помощью команды Открыть так же, как поступаете для любого другого файла.

Преобразование дат

Несмотря на то что версии Excel для Windows и Macintosh имеют очень много сходных характеристик     и           одинаковых      возможностей,        системы      летоисчисления

в них различаются.  В Excel для Windows базовой датой является 1 января 1900 года, а в версии   для Macintosh — 2 января 1904 года. При обмене  файлами  с Macintosh Excel позволяет определить нужную систему путем установки или снятия  флажка Система дат 1904  (1904  Date  System)  на  вкладке Вычисления  (Calculation)  диалогового окна Параметры.  Безусловно, такой способ согласования дат вполне приемлем, тем не менее при сравнении дат файлов, записанных в  разных системах, все же возникают некоторые недоразумения. По  этой  причине мы  советуем применять на   всех компьютерах,  с которыми  вы работаете, одну и ту же систему летоисчисления.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий