Эффективная работа с листами

•    Сохранение форматирования в шаблонах

•    Проверка и документирование листов

•    Структурирование листов

•    Объединение данных с разных листов

В этой главе речь пойдет о некоторых специальных средствах, помогающих пользователям Excel  превращать  простой  набор  данных  в  эффективную  и  наглядную  информацию. Рассматриваемые  здесь  методы  несколько   сложнее  представленных  ранее  в  главе  7 («Редактирование листов») и  главе 8 («Форматирование листов»), однако они позволяют еще  больше   автоматизировать  решение  задач  и  могут  войти  в  число  ваших   самых любимых и часто используемых способов обработки данных. Итак,  темой данной главы будут условное форматирование, создание стилей и  шаблонов, а также их применение, структурирование     документов     и     встроенные     в     Excel    средства     проверки     и документирования листов.

Условное форматирование

Команда  Условное  форматирование  (Conditional  Formatting)  меню   Формат  позволяет форматировать  ячейки  определенным  образом   только   в  случае,  когда  выполняются заданные условия, в частности,  когда значение в ячейке достигает заданной величины, которую мы  назовем  контрольной.  Иногда  таблицы,  в  которых  используется  условное форматирование, называют сигнальными, поскольку в них  делается ударение на какойлибо специфической проблеме.

Например,  условное  форматирование  имеет  смысл  назначить   ячейкам,   содержащим итоговые результаты продаж в регионе. В случае  падения одного из показателей ниже контрольного значения формат  ячейки изменяется так, чтобы на нее сразу пришлось бы обратить   внимание  при  просмотре  таблицы.  Применяется  условное   форматирование следующим образом:

1.   Выделите ячейки, которые требуется отформатировать.

2.   Выберите команду Формат ? Условное форматирование, чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Диалоговое окно Условное форматирование предназначено для определения условий,

при выполнении которых формат ячейки резко изменяется

3.  Оно содержит следующие элементы:

D  Первый раскрывающийся список определяет, к чему будет  относиться условие: к значению в выделенной ячейке или к  формуле, в которой для расчета выполнения условия привлекаются данные из других ячеек. Обычно здесь отдается предпочтение варианту Значение (Cell Value Is), и тогда применение формата зависит от значения в  выделенной  ячейке.  Как  строится   дальнейшая  работа  при  выборе  варианта Формула (Formula Is), мы рассмотрим в следующем разделе.

D     Во  втором  раскрывающемся  списке  выбирается  оператор   сравнения,  задающий условие.  Здесь  представлено  следующее   множество  логических  операторов:  Между (Between), Вне (Not Between), Равно (Equal To), He равно (Not Equal To), Больше (Greater Than), Меньше (Less Than), Больше или равно (Greater Than Or Equal To) и Меньше или равно (Less Than Or Equal To).

D     Третьим элементом окна является поле, куда следует ввести контрольное значение (с которым  выполняется  сравнение).  Если  во   втором  списке  выбран  оператор  Между (Between) или Вне (Not  Between), в диалоговом окне появится дополнительное, второе поле, как показано на рис. 9.1. Эти два поля служат для определения верхнего и нижнего контрольных   значений.   Во   всех   остальных   случаях   нужно   указывать   только   одно контрольное значение.

D     Чтобы установить еще одно условие, щелкните на кнопке А также (Add). После этого в диалоговом окне появится еще один набор элементов, полностью повторяющий первый. В программе допускается одновременное определение до трех условий и, соответственно, до трех условных форматов. Например, один формат для чисел, превышающих заданную величину,  второй  —  для  чисел,  меньше  другой  величины,  и  последний  —  для  чисел, равных третьему контрольному значению.

4.    Для  каждого  из условий  после  его  определения  нажмите  кнопку  Формат (Format).

Откроется  урезанная  версия  диалогового  окна  Формат  ячеек,  содержащая  только вкладки  Шрифт,  Граница  и  Вид.  Задайте   необходимые  параметры  оформления, которые будут применены при выполнении данного условия.

На рис. 9.2 показана таблица до и после применения условного  форматирования. В этом примере использовались два формата: один для  чисел меньше 1500 и другой для чисел больше 9000.

Рис. 9.2. Условное форматирование облегчает поиск и отслеживание нужных величин

Чтобы  удалить  условное  форматирование  для  диапазона  ячеек,   выделите  его,  вновь откройте  диалоговое  окно  Условное  форматирование  и  нажмите  кнопку  Удалить (Delete).  На  экране  появится  диалоговое  окно  Удаление  условия  форматирования (Delete  Conditional  Format),  изображенное  на  рис.  9.3.  Укажите  удаляемые  условия, которые  требуется  удалить,  и  нажмите  кнопку  ОК.  Учтите,  что  выбранные  условия останутся действительны до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке ОК в диалоговом окне Условное форматирование.

Здесь  комбинируются  абсолютные  и  относительные  ссылки  и  рассчитывается  среднее значение в заданном диапазоне. Условие выполняется, если значение в ячейке N4 окажется больше среднего значения в диапазоне $N$4:$N$37. Подробнее об использовании ссылок в формулах рассказывается в разделе «Использование в формулах ссылок» главы 12, в главе 14 («Основные функции») и в главе 15 («Даты и время»).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий