Даты и время

Инструментарий для работы с датами и временем необходим любой программе, имеющей дело   с   электронными  таблицами.   Хронологическая  информация   сопровождает  нас повсеместно:  это  датировка  документов,  расписания  и  планы  работ  и  прочее-прочее. Microsoft  Excel  в  состоянии  запечатлеть  каждую  наносекунду  с  начала  XX  века  и предлагает ряд форматов, с помощью которых вы  можете отобразить даты по своему желанию.

Как Excel хранит даты и время

Excel записывает все дни, часы, минуты и секунды в числовом виде,  что позволяет в дальнейшем  использовать  эти  значения  для   выполнения  арифметических  операций. Основной  единицей  измерения   времени  в  Excel  являются  сутки.  Каждым  суткам назначается свой порядковый номер. Базовый номер 1 — это воскресенье, 1 января 1900 года.  С  этого  рубежа  начинается  отсчет  времени  в  Excel  для  Windows.  To  есть  все последующие даты программа хранит в виде  числового значения, равного количеству суток между базовой и заданной датой. Например, 1 января 2004 года соответствует число 37 987, то есть количество дней между 1 января 1900 года и 1 января 2004 года.

Время сохраняется в виде десятичной дроби, представляющей часть суток, прошедшую от их начала (00:00) до заданного момента. Поэтому время  12:00 пополудни хранится как 0,5, что означает половину суток. Отсюда, числовое значение времени 38 283,5896180556 расшифровывается так: 38  283 — это 23 октября 2004 года (порядковый номер дня), а 0,5896180556 представляет собой десятичное выражение отрезка суток между полночью и моментом 14:09:03.

СОВЕТ —

Чтобы увидеть последовательный номер даты, выделите ячейку, в которой она хранится, и нажмите  клавиши  Ctrl+Shift+~  (тильда).  Чтобы   вернуться  к  нормальному  виду,  воспользуйтесь клавишами Ctrl+Z.

При обмене документами между Excel для Macintosh и Excel для Windows выполняется автоматическая настройка дат на рабочих листах в соответствии со стандартами каждой системы.  Изменение  системы   записи  дат  влечет  другую  интерпретацию  хранимого порядкового  номера даты, но сам он остается прежним. То есть если изменить  систему исчисления дат, все введенные на лист даты сдвинутся на четыре года.

Базовая дата равна либо 1 января 1900 года, как это принято в Excel для Windows, либо 2 января 1904 года, как в версии для Macintosh. Для ее  настройки перейдите на вкладку Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры и установите флажок Система дат 1904 (1904 Date System).

После этого порядковые номера введенных дат не изменятся, но трактоваться они будут уже  по-другому,  так,  чтобы  номер  любой   даты,  введенной  в  Excel  для  Windows, соответствовал номеру даты в Excel для Macintosh. При импорте информации из Windows в Excel для Macintosh этот флажок обеспечивает правильность преобразования дат.

Ввод дат и времени

Несмотря  на  то  что  даты  и  время  хранятся  внутри  Excel  в  виде   чисел,  весьма затруднительно вводить их именно в такой форме, да это и не требуется. Информацию, представляющую  даты  и  время,  можно  включать  в  формулы  подобно  любым  другим значениям. Для дат существует несколько предопределенных форматов: Д.М.ГГ, Д МММ ГГ, Д МММ или МММ ГГ (для записи года можно использовать и четыре цифры).

ПРИМЕЧАНИЕ

Текущая дата, время, язык, валюта и числовые форматы изменяются в  диалоговом окне Язык и региональные стандарты, которое открывается, если выбрать одноименную команду в Панели управления Windows (она  может несколько отличаться по названию в разных операционных системах). Помимо всего прочего, настройки этого окна определяют вид дат, распознаваемый  операционной  системой.  Например,  если  на  вкладке  Общие  (General) установлен русский язык, Excel интерпретирует как дату любую строку в формате Д/М/ГГ, но если установить английский язык, та же строка будет воспринята как текст.

Если введенное значение не соответствует ни одному из указанных встроенных форматов, Excel применяет к нему наиболее подходящий. Так, при вводе строки 1 Дек вы увидите в ячейке   отформатированное    значение    01.дек,   в   строке   формул   при   этом   будет отображаться    01.12.2004   (считаем    текущим    годом    2004),    что    позволяет    при необходимости легко отредактировать дату.

Для времени также существуют встроенные форматы: ч:мм АМ/РМ,  ч:мм:сс АМ/РМ, ч:мм,  ч:мм:сс,  или  комбинированные  форматы  даты  и  времени  —  Д.ММ.ГГ  ч:мм. Обратите внимание, что часы, минуты и секунды в значении времени должны отделяться двоеточиями.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Создание форматов дат и времени рассматривается далее в разделе  «Пользовательские форматы дат и времени» этой главы.

Если при вводе времени не указываются символы AM, PM, am или pm, Excel применяет 24-часовой цикл. Другими словами, значение 3:00  всегда  воспринимается как три часа ночи, только если вы специально не укажете его как 3:00 РМ.

СОВЕТ

Чтобы ввести в ячейку или в формулу текущую дату, нажмите клавиши Ctrl+; (точка с запятой). Текущая дата будет представлена в формате,  определенном на панели управления Windows. Если требуется вставить в ячейку или в формулу текущее время, воспользуйтесь сочетанием Ctrl+Shift+: (двоеточие). Время будет указано в формате «ч:мм АМ/РМ».

31 декабря 2029 года по умолчанию считается критической точкой, то  есть последним днем,   который   Windows  воспринимает,   если   год   указать   только   двумя  цифрами. Например, если ввести в ячейку дату 12.31.29, система интерпретирует ее как 12 декабря 2029’года, а если ввести значение 01.01.30, то — уже как 1 января 1930 года.

Установленную по умолчанию критическую дату нетрудно изменить. Для этого откройте диалоговое  окно  Язык  и  региональные  стандарты,  используя  Панель  управления Windows,  и  перейдите  на  вкладку  Дата  (Date).  Разумеется,  по-прежнему  сохранится ограничение 100-летним циклом, поэтому, чтобы избежать ошибок и неожиданностей при работе с датами, старайтесь при вводе года указывать не две, а четыре цифры.

Автозаполнение дат

Упорядоченную   последовательность   дат   в   строке   или   столбце    можно   создать несколькими способами, но проще всего это сделать с  помощью маркера заполнения. Предположим, в первой строке требуется  сформировать серию дат, начинающуюся с 1 марта 2004 года, и значения должны следовать друг за другом с интервалом в один месяц.

Сначала  введите  в  ячейку  А1 дату  1.03.2004  и  перетащите  маркер  заполнения  вдоль строки направо. Excel автоматически заполнит весь ряд, увеличивая каждое последующее значение на один день, как показано на  рис. 15.1. После того как вы отпустите кнопку мыши, на экране  появится  значок смарт-тега. Щелкните на нем, чтобы открыть меню с набором  дополнительных  команд  автозаполнения  (оно  также  продемонстрировано  на рисунке). Установите переключатель в положение Заполнить по месяцам (Fill Month), и программа вставит на лист серию дат с интервалом в один месяц.

Рис. 15.1. После автоматического создания ряда дат настройте его с помощью меню смарт-тега

Если  потянуть  за  маркер  заполнения  при  нажатой  правой  кнопке  мыши,  на  экране появится контекстное меню, похожее на меню смарт-тега. В нем собраны практически те же самые команды, но их можно применить до выполнения любой операции заполнения. Если ни  одна из команд этого меню вам не подходит, щелкните на последней  команде Прогрессия (Series), чтобы открыть одноименное диалоговое  окно, представленное на рис. 15.2.

Диалоговое  окно  Прогрессия позволяет  создавать  различные  временные  серии  более сложной структуры, чем обычные ряды,  получаемые с помощью маркера заполнения. Чтобы  сформировать  ряд   дат  таким  способом,  введите  в  ячейку  начальную  дату,

выделите диапазон ячеек, который требуется заполнить, и выберите в меню Правка

команду Заполнить ? Прогрессия (Fill ? Series).

Рис. 15.2. Сложные временные ряды создаются с помощью диалогового окна Прогрессия

При работе с-диалоговым окном Прогрессия имейте в виду следующее:

? Переключатель Расположение (Series In) позволяет выбрать, как будут заполняться выделенные ячейки: По строкам (Rows) или По столбцам (Columns).

? В поле Шаг (Step Value) устанавливается интервал между  значениями. Например, введя  число  2  в  поле  Шаг  и  выбрав  вариант  Месяц  (Month)  для  переключателя Единицы (Date Unit),  вы  получите хронологическую последовательность с шагом в два  месяца. Если же в поле Шаг ввести отрицательное значение, будет  создан ряд с убывающими временными значениями.

? В  поле  Предельное значение (Stop Value) задается конечная  дата  ряда. В  этом случае  не  обязательно  предварительно  выделять  точное  количество  ячеек  —  Excel заполнит  нужный  диапазон   автоматически.  Так,  чтобы  создать  временной  ряд  с 01.01.2004 по 31.12.2006, введите опорную дату в ячейку. Затем выделите эту ячейку, откройте диалоговое окно Прогрессия, установите  переключатель Расположение в положение По столбцам, а в поле Предельное значение введите дату 31.12.2006. Нажмите кнопку ОК, и программа сформирует ряд дат, заполнив столбец вниз, начиная с выделенной ячейки.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Подробнее  об  автозаполнении  и  создании  прогрессий  рассказывается  в  разделе  «За-

полнение ячеек и создание рядов данных» главы 7.

Расширение временных рядов

Расширение временных рядов легко выполнить с помощью мыши. Для этого достаточно выделить несколько дат и потянуть в нужном направлении маркер заполнения. Средство автозаполнения  по   выделенным  ячейкам  определяет  тип  ряда  и  соответствующим образом  продолжает  его.  Поскольку  даты  хранятся  как  числа,  Excel  автоматически заполнит   выделенный   диапазон   последовательными   временными   значениями,   как показано на рис. 15.3.

Рис. 15.3. Все значения справа от выделенной области получены автозаполнением

Функция автозаполнения создает ряд дат даже на основании одной выделенной ячейки. В этом случае происходит последовательное  увеличение исходного значения на единицу. (Если  требуется  скопировать  дату,  при  перетаскивании  маркера  заполнения  следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.) Обратите внимание, что ячейки на рис. 15.3 в строках с  6  по  8  содержат  текстовые  значения.  Однако  средство  автозаполнения  распознает текстовое представление дней недели и месяцев и изменяет значения так, как если бы они были обычными числами. Кроме того, если в ячейке находится смешанное содержимое (и текст,  и  число,  как  в  строках  4  и  5),  то  при   автозаполнении  текстовая  часть,  не относящаяся   к   датам,    копируется,    а   числа   последовательно   увеличиваются   или уменьшаются,  но  только  если  они  расположены  в  начале  или  конце  значения  (не  в середине).

ПРИМЕЧАНИЕ

Уже  упоминавшаяся  надстройка  Spreadsheet  Assistant  предоставляет  множество  очень полезных, экономящих время средств. Она не только добавляет в Excel подменю Assistants (Помощь) и одноименную панель инструментов, но и вставляет команды в другие меню. Так, внизу меню Вставка появляются команды Months (Месяцы) и Years (Годы),  предлагающие удобный способ создания временных рядов. В результате  выбора любой из этих команд открывается представленное ниже диалоговое окно.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий