Поиск и замена текста – ЧАСТЬ 4

Подписи к картинке порой не менее важны, чем сами изображения — особенно если вы работаете над серьезным научным или техническим текстом, который должен соответствовать определенным правилам. А ведь еще несколько лет назад Word вообще не содержал специального инструмента для создания подписей! Теперь же все изменилось: вызовите Контекстное меню любой картинки, и вы сразу увидите команду Вставить название.

Но просто озаглавить картинку — это еще не самое сложное (ради этого не стоило бы и огород городить). Куда важнее две новые функции Word 2007/2010:

•     автоматическая нумерация рисунков;

•          возможность автоматического добавления к рисунку номера главы или раздела (меню Нумерация ? включить номер главы).

Добавлю лишь, что вставленные подписи вы сможете редактировать, как обычный текст, просто щелкнув по ним мышкой.

Гиперссылки и закладки

Помните, еще в самом начале нашей главы мы говорили о СТРУКТУРЕ документа, о том, как важно использовать стили для того, чтобы впоследствии получить возможность быстро добираться до нужного раздела? К этому мы еще вернемся, но сейчас надо сказать еще и о том, что, помимо стилей, в Word существуют другие способы пометить нужный участок текста. А именно — закладки и гиперссылки: специальные кнопки для их добавления включены в панель Связи ленты Вставка.

Начнем с гиперссылок — ведь с ними мы и так сталкиваемся каждый день, общаясь со страничками Интернета! Создатели Word, кстати, постоянно напоминают нам, что эта программа вполне сгодится для создания гипертекстовых документов и даже целых сайтов! Это, конечно же, преувеличение… Но трудно не согласиться с тем, что роль гиперссылок в нынешних электронных документах необычайно высока. Правда, на бумаге, конечно, от них толку немного — разве что вы пишете URL в явном виде:

В этом случае, кстати, Word создает гиперссылку автоматически, равно как и при вводе адреса электронной почты.

Но даже если вы захотите «прикрепить» гиперссылку к какому-то слову или фразе, проблем у вас не будет — для этого даже не понадобится лезть на ленту Вставка. Проще всего добавить гиперссылку с помощью контекстного меню выделенного слова или словосочетания.

Обычно под «гиперссылками» мы подразумеваем адреса Интернета, однако ссылки можно создать и на любой участок нашего документа! Для этого и служат Закладки — вторая кнопка на панели Связи ленты Вставка.

•      Оглавление.

•      Список литературы.

•      Список иллюстраций.

•      Указатели терминов.

Все это и даст вам возможность составить Ленту Ссылок — конечно, если вы заблаговременно не поленились облегчить ей работу. Помните главу, посвященную Стилям? Не зря мы так долго и красочно расписывати их возможности — в теории, до поры до времени. А сейчас заставим их поработать на практике.

Оглавления и списки

Конечно, оглавление необходимо не любому документу — если объем текста не превышает десяти страниц, оно чаще всего вовсе без надобности. Но представьте себе рукопись (или, вернее, «компьютеропись») объемом страниц в сто… И вот тогда без оглавления становится тяжко.

Набирать такой список «ручками» долго и нудно. А если еще в нем необходимо указывать номера страниц — и вовсе беда: документы имеют свойство обновляться, изменять структуру. Так что же — опять делать список заново?

Не волнуйтесь. Умница Word умеет составлять оглавления и прочие списки автоматически. Конечно, только в том случае, если вы предварительно, еще при наборе текста, будете помечать, к примеру, будущие элементы того же оглавления, используя специальные стили. A Word впоследствии, повинуясь вашей команде, отыщет в тексте все элементы, помеченные нужными стилями, и представит их вам в виде аккуратного списка.

Возьмем то же оглавление. Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль Заголовок 1, более низкий уровень будет Заголовком 2… То же самое и с терминами — только теперь мы применим стили Указатель 1, Указатель 2 и т. д.

Используя стили (особенно это касается оформления заголовков), вы получаете возможность, в качестве приятного дополнения, обзавестись средствами быстрой навигации по документу. В том случае, если ваш текст занимает не одну, а несколько страниц, без них работать становится куда тяжелее.

Помните кнопку Область навигации на ленте Вид? Если вы еще не вктючили эту панель, имеет смысл сделать это теперь, когда все наши заголовки помечены соответствующими стилями с соблюдением иерархии.

Теперь в левой части окна у нас открылось что-то вроде оглавления. Разумеется, интерактивного — щелкнув мышкой по названию любого раздела, вы немедленно выведете на экран нужный участок текста.

Ну а чтобы вставить оглавление в виде отдельного листа, нужно нажать кнопку Оглавление и выбрать нужный шаблон из выпадающего списка. В дополнительном меню этой кнопки вы сможете установить число уровней, которые будут отображаться в оглавлении: например, если вы использовали заголовки уровня с 1 по 6, можно сделать так, чтобы в оглавление вошли лишь уровни вплоть до четвертого: так поступил и я при работе над этой книжкой, иначе оглавление заняло бы слишком много места.

Разумеется, перед тем как нажать кнопку ОК, не забудьте поставить курсор в то место текста, где должен возникнуть указатель или оглавление. Желательно — в конец текста: оглавление в середине нам как-то ни к чему…

Схожим образом создается и список иллюстраций, только в этом случае нам даже не придется помечать подписи к рисункам определенным стилем — Word все сделает самостоятельно при создании подписи.

Обратите внимание, что строчки в созданном вами оглавлении — это не просто текст, а гиперссылки (как и названия глав на навигационной панели): щелкнув по ним, вы можете быстро переместиться к соответствующему участку документа. Редактировать оглавление обычным порядком нежелательно: если вам нужно внести какие-то изменения, вносите их в текст документа и заголовки. Закончив работу, пересоберите оглавление или указатель заново: для этого вам нужно вызвать Контекстное меню оглавления или списка, щелкнув по нему правой кнопкой мышки, и выбрать пункт Обновить поля. Обратите внимание: в этом режиме можно ограничиться заменой лишь номеров страниц, если вы просто добавляли текст, не трогая заголовки. Или пересобрать оглавление целиком.

Наконец, с помощью этой Ленты мы можем создавать сноски внизу страницы, помечать ключевые слова в тексте для автоматической генерации всевозможных указателей (например, списка иллюстраций, указателей литературы).

Источник: Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия компьютера 2011. — М.: OЛMA Медиа Групп, 2010. — 960 е.: ил. — (Новейшая энциклопедия.)

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий