MICROSOFT OUTLOOK

…Наша жизнь, хаотичная, как броуновское движение молекул, все время нуждается в надзоре и контроле — иначе она в мгновение ока превратится в бестолковый компот из обрывков событий. И что бы ни говорили по сему поводу сторонники полной демократии — контроль нужен. И прежде всего — со стороны самого себя. Школьнику необходимо расписание, деловому человеку — график встреч. А еще более деловому — и собственный секретарь, который и о назначенной встрече напомнит, и переписку рассортирует, и с нужным человеком свяжет…

Итак, на арене — Microsoft Outlook. Прошу любить и жаловать.

Outlook обычно называют почтовой программой, и это действительно так: основная функция программы как раз и заключается в работе с электронной почтой, внутрикорпоративной или обычной, из интернета. Однако в этой области конкурентов у него более чем достаточно — в том числе бесплатных, в том числе — и от самой Microsoft. Возьмите, например, очень удачный почтовый клиент Почта Live — кое в чем он даже превосходит Outlook. В быстродействии уж точно, поскольку загружается этот почтовик примерно вдвое быстрее… Вспомним еще и о том, что нынешнее «племя младое, незнакомое» от услуг почтовых программ чаще всего отказывается вовсе, предпочитая работать с почтой в окне браузера.

Так нужен ли нам Outlook вообще? Что ж, если вы планируете всю жизнь просидеть дома, сиднем на печке — то явно не нужен. А вот если вы хоть каким-то боком соприкасаетесь с работой в офисе, то без знания этой программы вам никаких перспектив не светит. Ибо Outlook — это центр всего внутрикорпоративного общения… и один из самых серьезных инструментов для организации рабочего времени. Ибо эта программа — все-таки не простой «почтовик», а то, что на Западе называют PIM (менеджер персональной информации).

…Здесь есть ОРГАНАЙЗЕР (Раздел Задачи), в который вы можете внести расписание ваших дел на неделю, месяц — да хоть на всю жизнь. И Outlook напомнит вам о них не хуже заправской секретарши, а кое-какие задания (например, рассылку писем, привязанную к определенной дате) может выполнить и самостоятельно.

….Здесь есть КАЛЕНДАРЬ, который поможет вам грамотно распределить свое рабочее время. К слову, календарь есть и в Почте Live, но куда более простой.

…Здесь есть АДРЕСНАЯ КНИГА, в которую можно ввести не просто номера телефонов и емейлы, но и создать целое досье с максимумом информации обо всех ваших партнерах, клиентах и друзьях.

…Есть ДНЕВНИК — он поможет вам проследить историю собственной работы — какие документы открывались, какие письма были отправлены. Очень дисциплинирует, хочу заметить.

…Ну и, конечно же, здесь есть ПОЧТОВИК с практически неограниченными возможностями сортировки и управления входящей почтой. Если вы работали с Почтой Live, вам может показаться, что в этой программе уже есть все необходимое. Буквально за пару сеансов работы с Outlook вы убедитесь — предела совершенству нет.

Отметим, что у Outlook 2010 появился помощник в виде программы под названием OneNote, которая теперь отвечает за всякую текущую мелочь вроде заметок. Впрочем, хотя OneNote и отпочковалась от Outlook, она продолжает оставаться связанной с этой программой поистине сиамскими узами.

Кстати, достоинства Outlook заключаются не просто в наборе компонентов — в Сети можно найти кучу бесплатных органайзеров и записных книжек — а в том, как они взаимодействуют между собой. Ведь Outlook — это не просто набор отдельных модулей, а единый организм, в котором функции одного модуля плавно перетекают в другой. Из почтовой программы вы легко можете создать новое задание, из календаря — отправить почту… Ну и так далее.

При этом на Outlook завязаны и все остальные приложения Microsoft Office, которые считают его единственным и незаменимым секретарем. Адресная книга Outlook может использоваться всеми офисными программами: например, на ее базе можно организовать рассылку документов прямо из Word или Excel. А вот адресная книга той же Почты Live существует сама по себе и дружить с офисными программами отказывается категорически. В отместку некоторые версии Word отказываются пересылать документы посредством Почты Live — подавай им Outlook и все тут.

И еще один немаловажный фактор: резервное копирование и синхронизация! Всю информацию из Outlook, включая абсолютно бесценный архив почты и адресную книгу, легко и непринужденно «забекапит» фактически любая серьезная программа резервного копирования… А вот автоматически создать копию почтовых баз Почты Live — задачка куда сложнее.

Почтовые базы Outlook и контакты можно хранить не только на вашей персоналке, но и на КПК или коммуникаторе, включая не только телефоны на основе Windows Mobile, но и работающие под управлением других операционных систем. Так, специальные программы для синхронизации почты и контактов из Outlook имеются и в IPhone, и в коммуникаторах Nokia. Владельцам «звонилок» под управлением Windows Mobile работать еще проще: за синхронизацию отвечает специальный Центр мобильных устройств Windows 7. Так что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет — то и отправлять письма с вашей карманной крохи.

Не забудем, что, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также ряда других программ и утилит. С другими почтовиками, вктючая Почту Live, этот фокус не пройдет.

Справедливости ради упомянем и о «минусах» Outlook в качестве почтовой программы: во-первых, это его медлительность (фактор, не слишком важный на быстрых настольных компьютерах, а вот для нетбуков Outlook все же тяжеловат). Кроме того, Почта Live умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен — впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки и многочисленные интернет-форумы.

Словом, не поленитесь потратить пару-тройку часов для знакомства с Outlook — даже если функции программы и кажутся вам на первый взгляд избыточными, поскольку с этой минуты жить вам станет гораздо проще и удобнее, а опасность опоздать на нужную встречу или потерять телефон нужного человека сократится до минимума.

Источник: Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия компьютера 2011. — М.: OЛMA Медиа Групп, 2010. — 960 е.: ил. — (Новейшая энциклопедия.)

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий