Сводные таблицы и диаграммы

Очень часто перед бухгалтером и экономистом ставятся задачи, для решения которых требуется группировать данные по различным критериям и отслеживать итоговые суммы по тем или иным параметрам. В Microsoft Excel решать подобные задачи можно при помощи сводных таблиц. Отчеты сводных таблиц позволяют принимать решения, основанные на полученной информации о важных данных в организации. Сводные диаграммы делают более наглядными данные и упрощают процедуры сравнения, поиска закономерностей и тенденций.

Самый простой пример — составление отчета о тратах вашей семьи за месяц. Представьте, что каждый день вы вносите все сделанные вами покупки в специальную таблицу:

Месяц

День

Товар

Категория

Стоимость

Покупатель

Декабрь

30

Тапочки для тараканов

Подарки

100

Папа

Декабрь

31

Коврик для мышки

Подарки

50

Сын

Январь

1

Текила

Культурный досуг

500

Папа

Январь

1

Валерьянка

Феншуй

50

Мама

Январь

1

Билет на балет

Культурный досуг

5000

Дочь

Основательная таблица — но уж очень большая и неудобная. Если заносить в нее все без исключения траты, может получиться «простыня» в сотни и даже тысячи строк дтиной. И как с ней работать?

столбец с названиями песен и добавил в него фильтр «содержит…» по слову Rain. И за пару секунд тректист будущего сборника был готов!

Для этого и существуют сводные таблицы, которые позволяют вам превратить «сырую» и громоздкую таблицу в компактный отчет такого вида:

Месяц

Мама

Папа

Сын

Дочь

Декабрь

10000

10000

20000

30000

Январь

5000

5000

10000

20000

Февраль

7500

8000

7000

10000

Однако это не единственный вариант — можно сделать таблицу не по членам семьи (чтобы выявить главного транжиру), а, скажем, по видам товаров: сколько ушло на продукты, сколько — на роскошь, а сколько — неизвестно куда, в полном соответствии с законом сохранения материи. Можно сделать статистику и по отдельным товарам…

Словом, с помощью сводных таблиц вместо тысяч строк вы получаете всего десяток, причем набором колонок можно манипулировать, как душе угодно! А теперь представьте — если это удобно даже в масштабах семьи, какую выгоду дает использование сводных таблиц в бизнесе, где объем исходных данных (например, отгрузка товара клиентам) достигает десятков тысяч строк за месяц!

В Office Excel 2007 и 2010 сводные таблицы стали значительно проще в использовании, чем в предыдущих версиях приложения Excel. Благодаря новому пользовательскому интерфейсу сводной таблицы сведения о данных можно получить с помощью нескольких щелчков мыши — больше не нужно перетаскивать данные в специальные области, куда не всегда легко попасть. Вместо этого можно просто выделить поля, которые необходимо просматривать в списке полей новой сводной таблицы.

После создания сводной таблицы можно воспользоваться преимуществами множества новых и улучшенных функциональных возможностей для суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы.

Рассмотрим базовые приемы создания сводных таблиц на примере проведения анализа продажи товаров по датам, продавцам, и фирмам-изготовителям.

Для создания такого отчета выполните следующие действия:

•                     Поле Фирма перетащите в область Названия строк, поле Цена товара дважды перетащите в область Значения.

•                    Дважды щелкните первое поле Сумма по полю цена товара в сводной таблице и введите пользовательское имя Сумма продаж.

•                    Дважды щелкните второе поле Сумма по полю цена товара в сводной таблице и введите пользовательское имя Процент от общей суммы продаж.

•                     Щелкните вкладку Дополнительные вычисления и выберите пункт % от общей суммы.

Создание сводной диаграммы на основе сводной таблицы

Для того чтобы результаты отчета сводной таблицы представить более наглядно, на их основе создаются сводные диаграммы:

•                     Выберите отчет сводной таблицы.

•                     На вкладке Параметры в группе Сервис щелкните кнопку Сводная Диаграмма.

•                     Выберите тип диаграммы (не могут быть использованы точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы).

•                    Диаграмма будет создана на активном листе. Редактировать сводную диаграмму можно так же, как и обычную с помощью средства Работа со сводными диаграммами.

Удаление отчета сводной таблицы

•     Выберите отчет сводной таблицы.

•          На вкладке Параметры в группе Действия нажмите кнопку Выбор и выберите команду Всю сводную таблицу.

•     Нажмите клавишу Del.

Источник: Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия компьютера 2011. — М.: OЛMA Медиа Групп, 2010. — 960 е.: ил. — (Новейшая энциклопедия.)

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий