Нежелательная почта. Блокирование адресатов и дискуссий

Не путайте блокировку отправителя с созданием правила для удаления письма: сообщения от «персон нон грата» вы все-таки будете получать, только они сразу же будут отправляться в папку Нежелательная почта, минуя Входящие. Удобно, поскольку среди «мусорных» сообщений может оказаться и важное, а в папку Нежелательной почты можно при случае и заглянуть.

Точно таким же образом можно и разблокировать адресатов, чью почту Outlook по каким-то причинам относит к «нежелательной» — встроенные спам-фильтры иногда дают сбой.

Блокировать можно не только отправителя, но и отдельную дискуссию, если последняя слишком уж затянулась и наскучила вам. Для этого служит специальный значок на Главной ленте, рядом с кнопкой Удалить. Слева от нее вы можете увидеть три матеньких значка — для блокировки беседы нам нужен верхний.

Создание и отправка сообщений

Тут вроде бы и писать нечего: даже школьник скажет, что для создания нового письма нужно нажать кнопку Создать, а для ответа на сообщение — Ответить. Обе кнопки имеются на Главной ленте и заметны настолько, что пропустить их просто невозможно. Правда, двух кнопок для работы недостаточно, вам придется иметь дело, как минимум, с еще тремя:

Переслать — перекинуть присланное вам письмо на другой адрес (или адреса) электронной почты

Ответить всем — создать ответ, копии которого будут отправлены не только автору, но и всем получателям письма (типично офисная функция).

Все это имеется в большинстве почтовых программ. А вот маленькая кнопка Собрание — это эксклюзивная изюминка Outlook. Нужна она в тех случаях, когда ваш коллега присылает вам письмо, которое необходимо обсудить с другими сотрудниками, и одним ее щелчком вы выполняете сразу несколько действий:

•    пересылаете письмо выбранной вами группе пользователей;

•          создаете событие под названием «Совещание», которое добавляется не только в ваш собственный календарь, но и в расписание ваших адресатов.

Но вернемся к созданию сообщения. Создать письмо в Outlook так же просто, как и в любом другом почтовом редакторе — разве что возможностей оформления текста и вставки различных элементов (например, визитной карточки из вашей адресной книги) здесь больше. Поэтому остановлюсь лишь на некоторых моментах:

Групповая рассылка. Как и в других почтовых программах, в Outlook можно создать специальные группы адресатов для рассылки множественных сообщений. Об этом мы поговорим чуть ниже, в разделе «Контакты».

Вставка подписи. Автоматическое добавление подписи с указанием вашей должности, служебного телефона и строчки прощания — норма в корпоративной почте. Да и в домашних условиях эта возможность не помешает, разве что выглядеть наша подпись должна менее официально.

Создать собственную подпись можно с помощью одноименной кнопки на Главной ленте бланка нового письма, в разделе Включить. Обратите внимание, что подписей может быть несколько — для новых сообщений или ответов.

Создав подпись, не забудьте установить ее имя в строчках меню Выберите подпись, используемую по умолчанию — тогда она будет автоматически добавляться ко всем новым письмам.

Кроме подписи, в этом же разделе настроек можно выбрать «бланк» для ваших писем — правда, большинство стандартных вариантов с их рюшеч- ками и плюшевыми мишками выглядят слишком вычурно для деловой почты. Впрочем, можно создать свой собственный бланк — скажем, с фирменной «шапкой».

Источник: Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия компьютера 2011. — М.: OЛMA Медиа Групп, 2010. — 960 е.: ил. — (Новейшая энциклопедия.)

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий