Контакты

Если Outlook является «сердцем» Microsoft Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является Менеджер контактов (папка на Панели ярлыков в левой части экрана). Ведь данными из адресной книги Outlook будет пользоваться не только он сам, но и все программы семейства Microsoft Office!

Как попадают адресаты в Адресную книгу? Несколькими путями. Во-первых, как и Почта Live, Outlook автоматически сохраняет данные авторов писем, на которые вы отвечаете. Добавить новый контакт можно и вручную, прямо из почтового режима: щелкнув по e-mail адресу в «шапке» письма правой кнопкой мышки и выбрав команду Добавить в контакты Outlook.

Правда, таким образом в адресную книгу попадет лишь электронный адрес и в лучшем случае — имя и фамилия человека. А ведь нам понадобится гораздо больше данных — не будем забывать что Адресной Книгой Outlook может пользоваться не только почтовый модуль, но и, к примеру, Календарь!

Так что давайте отправимся в гости к новой вктадке Outlook — . И посмотрим, что именно мы можем выжать из нашей адресной книги.

В режиме Контактов Outlook выглядит примерно так же, как и в почтовом, только вместо писем в главном окне мы видим список адресатов с краткими и самыми необходимыми сведениями о каждом. Режимы представления записей в основном окне тоже можно менять — для этого на Главной ленте имеется спецпатьная кнопка.

Если карточек у вас набралось много, удобно использовать для перехода к нужному имени Панель навигации — она расположена справа и соответствует закладкам с буквами в обычной телефонной книге.

Обратите внимание и на правую сторону Ленты… Где вы увидите уже знакомый по почтовому режиму разноцветный квадратик категорий. Вспомните: я же говорил, что цветами можно помечать не только письма, но и контакты! Все с той же целью — для удобства сортировки и отделения агнцев от козлищ… То есть, простите, милых сердцу домашних от не менее любимого начальства и сотрудников.

в Outlook можно объединять в группы, создавая так называемые списки рассылки. Эта возможность пригодится вам, когда необходимо будет отправить одно и то же сообщение или файл нескольким вашим знакомым. Список рассылки можно сотворить с помощью все той же Главной ленты, точнее — кнопки Создать группу контактов.

Не забудем сказать и о том, что внешний вид списка адресов в Контактах можно настраивать, выбрав один из видов представления с помощью специальных кнопок на Ленте — это может быть «кафель» из классических визиток с фотографиями, либо простой список.

В дальнейшем мы увидим, насколько полно использует Outlook всю введенную вами информацию. В частности, она будет использоваться для сортировки записей в вашей телефонной книге — помните окно режимов отображения на Панели задач? Вот вам простой пример: бывает так, что вы помните номер телефона, но не помните, кому именно он принадлежит. Достаточно одним щелчком мышки упорядочить список не по именам-фамилиям, как обычно, а по телефонам, чтобы все сразу встало на свои места.

Искать нужную карточку с помощью поисковой строчки в верхней части окна вы можете практически по любому известному вам полю — имени, фамилии, номеру телефона, электронному адресу…

Созданные контакты можно пересылать по электронной почте, как вложения в виде «визитных карточек». Кстати, для этих целей я рекомендую вам завести в Контактах и свою собственную визитку, оформленную по всем правилам: обмениваться электронными визитками сегодня куда престижнее, чем бумажными, по старинке.

Р^3 Свою визитку вы можете добавить в Подпись — в этом случае она будет автоматически добавляться к каждому отправленному вами письму, а ваш адресат сможет, щелкнув по ней, добавить ваше досье в свою адресную книгу. Напомню, что отредактировать шаблон вашей подписи вы сможете в разделе Файл ? Параметры ? Почта ? Подписи.

Источник: Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия компьютера 2011. — М.: OЛMA Медиа Групп, 2010. — 960 е.: ил. — (Новейшая энциклопедия.)

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий